El Concepto C-437 de 2023 explica el régimen jurídico de la apostilla y la legalización de documentos públicos extranjeros. Con base en la Ley 455 de 1998 y la normativa del Ministerio de Relaciones Exteriores, la apostilla certifica autenticidad para validez en países parte de la Convención de La Haya de 1961; cuando el país no es parte, corresponde la legalización conforme a la Convención de Viena de 1963. Además, indica que en procesos de contratación solo los documentos de carácter público deben apostillarse y/o legalizarse para ser considerados válidos en Colombia, y precisa cuáles documentos públicos aplican (por ejemplo, judiciales, administrativos, notariales y ciertos certificados oficiales). También señala el tratamiento de documentos privados del exterior que, al ser autenticados por notario, adquieren carácter de documento público y, por tanto, deben ser apostillados.
Expediente: C-437 de 2023 – Fecha: 25-10-2023 – Número Interno: C-437 del 2023 – Demandado: – Actor: Libardo Enrique Mejía Echeverri – Radicado de entrada: P20230913015061 – Radicado de salida: RS20231026011765 – Restrictor: Trato nacional – Descriptor: APOSTILLA Y LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS,DOCUMENTOS EN IDIOMA DIFERENTE AL CASTELLANO – Mes: Octubre – Año: 2023
Texto del concepto
APOSTILLA Y LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS ‒ Régimen jurídico
La Ley 455 de 1998, “Por medio de la cual se aprueba la “Convención sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros”, suscrita en la Haya el 5 de octubre de 1961”, establece que la apostilla es un trámite mediante el cual los agentes diplomáticos y consulares certifican la autenticidad de un documento o de una firma para que ostente validez en un país parte del Convenio sobre Abolición del Requisito de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros, de la Conferencia de la Haya de 1961. Por su parte, teniendo en cuenta que la Convención de la Haya elimina la obligación de legalización, se entiende que los países que no suscriben dicho instrumento internacional realizan el trámite de legalización.
De igual forma, en virtud de lo dispuesto por la Convención de Viena de 1963, los países no signatarios de la Convención de la Haya 1961 deberán realizar el trámite de legalización, el cual, de conformidad con el artículo 2 de la Resolución No. 10547 de 2018, expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores de la República de Colombia, es la certificación de un documento o firma de un servidor público para que éste tenga validez en un país que hace parte de la Convención de Viena de 1963, sobre relaciones consulares.
En este sentido, a pesar de que la apostilla y legalización tienen como finalidad certificar la firma de un servidor público, su diferencia radica en los trámites y requisitos que se deben surtir de acuerdo con el instrumento internacional –Conferencia de la Haya de 1961 o Convención de Viena de 1963, según corresponda–.
APOSTILLA Y LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS ‒ Finalidad ‒ Certificación firma ‒ Servidor público – Trámite – Documentos públicos ‒ Validez
Con fundamento en la Ley 455 de 1998 y la Resolución No. 10547 de 2018 expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores de la República de Colombia, se incorporó en la Circular Externa Única de la Agencia Nacional de Contratación Pública — Colombia Compra Eficiente, versión expedida el 15 de julio de 2022, el numeral 8.1, el cual hace referencia a la forma en la que se acreditan los documentos expedidos en el exterior para ser tenidos en cuenta en los procesos de contratación.4 En dicha circular se establece que los documentos expedidos en el exterior y que requieran apostilla y/o legalización deben tramitarse de conformidad con lo previsto, hoy en día, en la Resolución No. 1959 de 2020, expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores de la República de Colombia. En este sentido, la circular establece que solo los documentos de carácter público requieren agotar el procedimiento de apostilla o legalización para que sean considerados válidos en Colombia.
APOSTILLA Y LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS ‒ Documentos públicos ‒ Clases
El artículo 1º de la Ley 455 de 1998 identifica los documentos públicos que requieren del trámite de apostilla, conforme a la Convención sobre Abolición del Requisito de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros, de la Conferencia de la Haya de 1961, los cuales son: i) documentos que emanan de una autoridad o un funcionario relacionado con las cortes o tribunales de un Estado, incluyendo los que emanen de un fiscal, un secretario de un tribunal o un portero de estrados; ii) documentos administrativos; iii) actos notariales; y iv) certificados oficiales colocados en documentos firmados por personas a título personal, tales como certificados oficiales que consignan el registro de un documento o que existía en una fecha determinada y autenticaciones oficiales y notariales de firmas. Por su parte, la norma exime del trámite de apostilla los documentos ejecutados por agentes diplomáticos o consulares y los documentos administrativos que se ocupen directamente de operaciones comerciales o aduaneras.
APOSTILLA Y LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS ‒ Documentos privados ‒ Convertidos en públicos
Por otro lado, los documentos privados expedidos en el exterior no se encuentran incluidos en la Ley 455 de 1998, que ratifica la Convención sobre Abolición del Requisito de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros de la Conferencia de la Haya, razón por la cual se considera que las disposiciones sobre apostilla y su regulación no deberían extenderse a los documentos que no provienen de un funcionario público en ejercicio de sus funciones o de un particular en el ejercicio de funciones públicas.
Sin perjuicio de lo anterior, el Ministerio de Relaciones Exteriores considera que un documento privado que sea autenticado por un notario público o quien haga sus veces, adquiere el carácter de documento público y, por lo tanto, a pesar de que su naturaleza principal es un documento privado, deben ser apostillados dada su “conversión a documento público”.
TRATO NACIONAL – Reciprocidad – Proponente Extranjero ‒ Apostilla ‒ Legalización de documentos ‒ Documentos extranjeros ‒ Deber de apostillar ‒ Deber de legalizar
De ahí que, como se ha reiterado en conceptos sobre consultas similares ante esta Agencia, independientemente de los principios de trato nacional y reciprocidad que rigen las relaciones internacionales, en especial, las relaciones internacionales de naturaleza económica, como es el caso de los tratados de libre comercio, las disposiciones que regulan la apostilla y legalización tienen por objeto otorgar validez o efecto jurídico a los documentos expedidos en el exterior, sin consideración al sujeto que pretende hacer valer ese instrumento. Bajo ese entendido, un proponente extranjero que participa en un Proceso de Contratación ante una Entidad Estatal, aunque tenga derecho a trato nacional o reciprocidad, conforme a lo dispuesto en la Ley 455 de 1998, debe realizar el trámite de apostilla y/o legalización de los documentos públicos expedidos en el exterior, conforme a la Convención sobre Abolición del Requisito de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros, de la Conferencia de la Haya de 1961.
DOCUMENTOS EN IDIOMA DIFERENTE AL CASTELLANO ‒ Valor probatorio en la contratación estatal
Conforme ha sido reiterado en varios conceptos proferidos por esta entidad, el artículo 10 Superior precisa que el idioma oficial en Colombia es el castellano11 , por lo que se debe entender que todos los documentos que se pretenden valorar y apreciar en el país deben estar traducidos a este idioma. Por correlato, los documentos expedidos en idioma diferente al castellano, para que puedan ser apreciados y valorados por la entidad contratante, deben ser presentados en su lengua original junto con la traducción al castellano.
De la exigencia de traducir los documentos al castellano, entonces, se deriva una garantía triple: (i) para la Entidad Estatal, porque le permite la valoración de la información de la que dan cuenta los documentos aportados al proceso de contratación; (ii) para el proponente que aporta el documento traducido, debido a que garantiza que su propuesta será valorada según su alcance; y (iii) para los otros oferentes, porque estos pueden tener certeza de los elementos que serán valorados de todas las propuestas, con lo que, además, se contribuye a la vigencia del principio de transparencia, rector de la contratación estatal en Colombia.
DOCUMENTOS EN IDIOMA DIFERENTE AL CASTELLANO ‒ Traducción simple Traducción oficial – Resolución No. 1959 de 2020
Por consiguiente, tal y como ya se ha puesto de presente por esta Agencia en conceptos previos, cuando un documento es presentado en un idioma distinto al castellano debe ser traducido y, para tales fines, se aplicarán las siguientes reglas: (i) si es un documento privado que requiere de traducción, no será indispensable que sea traducción oficial, de acuerdo con el numeral 15 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993; (ii) si es un documento público que requiere de apostilla o legalización, y estos trámites se van a realizar ante las autoridades colombianas, se requerirá́ la autenticación ante notario público de la firma del traductor del documento, en los términos del artículo 6 de la Resolución 1959 de 2020; y iii) si es un documento público que requiere de apostilla o legalización, y ésta ya se realizó ante autoridades diferentes a las colombianas, se requerirá́ traducción siempre que el idioma sea diferente al castellano, sin que sea necesario traducción oficial ni autenticación ante notario público, en aplicación del numeral 15 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, y del numeral 5 del artículo 9 de la Ley 1437 de 2011, según se explicó antes.
Bogotá D.C., 25 de octubre de 2023
Señor
Libardo Enrique Mejía Echeverri
Representante legal
Airavata SAS
Bogotá D.C.
Concepto C-437 de 2023
Temas: APOSTILLA Y LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS ‒ Régimen jurídico / APOSTILLA Y LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS ‒ Finalidad ‒ Certificación firma ‒ Servidor público – Trámite – Documentos públicos ‒ Validez / APOSTILLA Y LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS ‒ Documentos públicos ‒ Clases / APOSTILLA Y LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS ‒ Documentos privados ‒ Convertidos en públicos / TRATO NACIONAL – Reciprocidad – Proponente Extranjero ‒ Apostilla ‒ Legalización de documentos ‒ Documentos extranjeros ‒ Deber de apostillar ‒ Deber de legalizar/ DOCUMENTOS EN IDIOMA DIFERENTE AL CASTELLANO ‒ Valor probatorio en la contratación estatal / DOCUMENTOS EN IDIOMA DIFERENTE AL CASTELLANO ‒ Traducción simple / DOCUMENTOS EN IDIOMA DIFERENTE AL CASTELLANO ‒ Traducción oficial – Resolución No. 1959 de 2020
Radicación: Respuesta a consulta P20230913015061
Estimado señor Mejía,
En ejercicio de la competencia otorgada por el numeral 8 del artículo 11 y el numeral 5 del artículo 3 del Decreto Ley 4170 de 2011, la Agencia Nacional de Contratación Pública − Colombia Compra Eficiente responde a su consulta del 12 de septiembre de 2023.
1. Problema planteado
En relación con el trámite de apostilla o legalización de documentos expedidos en el exterior, Usted realiza las siguientes preguntas:
“1. Un documento de origen extranjero suscrito por un funcionario de una entidad pública en el exterior, ¿se considera un documento público extranjero?
2. ¿Un documento público extranjero que se pretenda hacer valer en un proceso de contratación regulado por el estatuto general de contratación pública (EGCP), debe cumplir únicamente con el requisito de apostilla o legalización (consularización), según corresponda?
3. No es necesario que se cumpla respecto del documento público extranjero el trámite de reconocimiento de firma de la persona que expide o firma dicho documento, ante un notario o autoridad competente, y posteriormente cumplir con el apostille o legalización del acto notarial o de reconocimiento de firma. ¿Es correcto nuestro entendimiento?
4. ¿Es legalmente viable que una Entidad Pública en la fase de evaluación de ofertas o incluso vía pliegos de condiciones de una licitación pública o concurso de méritos, exija a los oferentes que el trámite de apostille (o legalización) de documentos, públicos y/o privados, de origen extranjero con los cuales los proponentes acrediten los requisitos habilitantes, se realice sólo respecto de documentos en original o por el contrario, también se podría cumplir con ese trámite de apostille (o legalización) respecto de documentos que en muchos países se denomina “True Copy”, copia fidedigna o copia del documento original?. Siendo estos documentos (“True Copy”, copia fidedigna o copia del documento original) distintos a las fotocopias del documento original.” (sic).
2. Consideraciones
La Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente resuelve las consultas sobre los asuntos de su competencia, esto es, sobre la aplicación de normas de carácter general en materia de compras y contratación pública. En ese sentido, la competencia de esta entidad se fija con límites claros, con el objeto de evitar que actúe como una instancia de validación de las actuaciones de las entidades sujetas a la Ley 80 de 1993 o de los demás participantes de la contratación pública. Esta competencia de interpretación de normas generales, por definición, no puede extenderse a la resolución de controversias, ni a brindar asesorías sobre casos puntuales.
Esto, en la medida en que, para resolver una consulta de carácter particular, además de conocer un sinnúmero de detalles de la actuación administrativa, es necesario acceder al expediente y a los documentos del procedimiento contractual donde surge la inquietud. Por lo anterior, previo concepto de sus órganos asesores, la solución de estos temas corresponde a la entidad que adelanta el procedimiento de selección y, en caso de conflicto, a las autoridades judiciales, fiscales y/o disciplinarias, según corresponda.
Bajo este entendido, la Subdirección de Gestión Contractual, dentro de los límites de sus atribuciones, resolverá la consulta conforme a las normas generales en materia de contratación estatal, en ese orden de ideas, con el fin de resolver las consultas planteadas se abordarán los siguientes temas: i) Apostilla y legalización de documentos expedidos en el exterior; y, ii) Traducción de los documentos en un idioma diferente al castellano.
La Agencia Nacional de Contratación Pública ‒ Colombia Compra Eficiente se ha pronunciado sobre la apostilla y la legalización de documentos expedidos en el exterior en los conceptos del 16 de agosto y el 3 de octubre de 2019 −radicados Nos. 2201913999995975 y 2201913000007348−, así como en los conceptos C-261 del 15 de abril de 2020, C-304 del 21 de mayo de 2020, C-441 del 24 de julio de 2020, C-532 de 28 de septiembre de 2021, C-855 del 12 de diciembre de 2022, C-819 de 20 de diciembre de 2022, C-090 de 24 de marzo de 2023 y C- 367 del 20 de octubre de 2023, entre otros[1]. Los argumentos y las consideraciones expuestas en los conceptos mencionados se reiteran y se complementan en lo pertinente.
2.1. Apostilla y legalización de documentos expedidos en el exterior
La Ley 455 de 1998, “Por medio de la cual se aprueba la “Convención sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros”, suscrita en la Haya el 5 de octubre de 1961”, establece que la apostilla es un trámite mediante el cual los agentes diplomáticos y consulares certifican la autenticidad de un documento o de una firma para que ostente validez en un país parte del Convenio sobre Abolición del Requisito de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros, de la Conferencia de la Haya de 1961. Por su parte, teniendo en cuenta que la Convención de la Haya elimina la obligación de legalización, se entiende que los países que no suscriben dicho instrumento internacional realizan el trámite de legalización.
De igual forma, en virtud de lo dispuesto por la Convención de Viena de 1963, los países no signatarios de la Convención de la Haya 1961 deberán realizar el trámite de legalización, el cual, de conformidad con el artículo 2 de la Resolución No. 10547 de 2018, expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores de la República de Colombia, es la certificación de un documento o firma de un servidor público para que éste tenga validez en un país que hace parte de la Convención de Viena de 1963, sobre relaciones consulares.[2]
En este sentido, a pesar de que la apostilla y legalización tienen como finalidad certificar la firma de un servidor público, su diferencia radica en los trámites y requisitos que se deben surtir de acuerdo con el instrumento internacional –Conferencia de la Haya de 1961 o Convención de Viena de 1963, según corresponda–.
De conformidad con lo anterior, es importante mencionar que la guía para el trámite de apostilla, expedida por el Despacho Permanente de la Conferencia de La Haya en Derecho Internacional Privado, expresa que el procedimiento de apostilla es un trámite exclusivo para los “documentos públicos”, que, conforme al ordenamiento jurídico de un país, requieren de formalidades y solemnidades para que tengan validez jurídica, como por ejemplo una decisión judicial[3], razón por la que si el ordenamiento jurídico no distingue ni precisa que un documento requiere para su existencia y validez de alguna solemnidad, no puede exigirse que se apostille o legalice.
Con fundamento en la Ley 455 de 1998 y la Resolución No. 10547 de 2018 expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores de la República de Colombia, se incorporó en la Circular Externa Única de la Agencia Nacional de Contratación Pública — Colombia Compra Eficiente, versión expedida el 15 de julio de 2022, el numeral 8.1, el cual hace referencia a la forma en la que se acreditan los documentos expedidos en el exterior para ser tenidos en cuenta en los procesos de contratación.[4] En dicha circular se establece que los documentos expedidos en el exterior y que requieran apostilla y/o legalización deben tramitarse de conformidad con lo previsto, hoy en día, en la Resolución No. 1959 de 2020, expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores de la República de Colombia. En este sentido, la circular establece que solo los documentos de carácter público requieren agotar el procedimiento de apostilla o legalización para que sean considerados válidos en Colombia.[5]
El artículo 1º de la Ley 455 de 1998 identifica los documentos públicos que requieren del trámite de apostilla, conforme a la Convención sobre Abolición del Requisito de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros, de la Conferencia de la Haya de 1961, los cuales son: i) documentos que emanan de una autoridad o un funcionario relacionado con las cortes o tribunales de un Estado, incluyendo los que emanen de un fiscal, un secretario de un tribunal o un portero de estrados; ii) documentos administrativos; iii) actos notariales; y iv) certificados oficiales colocados en documentos firmados por personas a título personal, tales como certificados oficiales que consignan el registro de un documento o que existía en una fecha determinada y autenticaciones oficiales y notariales de firmas. Por su parte, la norma exime del trámite de apostilla los documentos ejecutados por agentes diplomáticos o consulares y los documentos administrativos que se ocupen directamente de operaciones comerciales o aduaneras.
Por consiguiente, se entiende que todo documento expedido por un funcionario público, en ejercicio de sus funciones o por un particular en el ejercicio de funciones públicas, es un documento público, por lo tanto, los documentos públicos expedidos por un país signatario de la Convención de la Haya requieren de apostilla para que sean considerados válidos en Colombia.[6] En cambio, los documentos públicos expedidos por países no signatarios de la Convención indicada, para ser válidos en Colombia, requieren del trámite de legalización.
De conformidad con lo anterior, el numeral 8.2 de la Circular precisa que los documentos que aporten los proponentes sean públicos o privados, se presumen auténticos y, por lo tanto, no se deben solicitar autenticaciones, reconocimiento, presentación personal o trámites adicionales, excepto cuando la Ley lo exija expresamente. En este sentido, solo los documentos que requieren determinada forma para su existencia, de acuerdo con la ley, deben ser exigidos y aportados de acuerdo con las solemnidades previstas en ella, situación que se presenta con los documentos públicos otorgados en el exterior.[7]
Por otro lado, los documentos privados expedidos en el exterior no se encuentran incluidos en la Ley 455 de 1998, que ratifica la Convención sobre Abolición del Requisito de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros de la Conferencia de la Haya, razón por la cual se considera que las disposiciones sobre apostilla y su regulación no deberían extenderse a los documentos que no provienen de un funcionario público en ejercicio de sus funciones o de un particular en el ejercicio de funciones públicas.
Sin perjuicio de lo anterior, el Ministerio de Relaciones Exteriores considera que un documento privado que sea autenticado por un notario público o quien haga sus veces, adquiere el carácter de documento público y, por lo tanto, a pesar de que su naturaleza principal es un documento privado, deben ser apostillados dada su “conversión a documento público”.
Sumado a lo anterior, no hay norma que disponga que los documentos privados deban estar apostillados o legalizados; de hecho, las normas del ordenamiento que regulan o contemplan lo relativo a los documentos extranjeros no son aplicables o no prevén dicho requisito para los documentos privados, como se pasa a exponer.
El artículo 480 del Código de Comercio determina que los documentos otorgados en el exterior deben ser autenticados por los funcionarios competentes de cada país, y posteriormente autenticarse la firma de estos funcionarios con el cónsul colombiano o, a falta de cónsul colombiano, por una nación amiga.[8]Sin embargo, dada la ubicación de esta norma en el Código de Comercio y a su redacción, debe interpretarse que dicha disposición aplica únicamente en lo relativo a las sociedades extranjeras.
Por su parte, el Código General del Proceso, en el artículo 251, establece que los documentos públicos otorgados en el extranjero deberán apostillarse de acuerdo con lo contemplado en los tratados internacionales ratificados por Colombia.[9] Esta disposición sería en materia de contratación estatal de forma subsidiaria, ante la ausencia de norma especial que regule la actividad probatoria en el procedimiento administrativo general y en el procedimiento administrativo contractual, según como se observa en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo –CPACA– que en esta materia realiza una remisión a las disposiciones sobre los medios probatorios del Código General del Proceso en el artículo 40 – sin perjuicio de otras remisiones–. Pero, la citada disposición tampoco contempla la obligación de apostillar los documentos privados, sino únicamente para los documentos públicos otorgados en el exterior; por ende, tampoco sería posible extender dicha obligación a documentos no relacionados por la misma.
En ese contexto, el Ministerio de Relaciones Exteriores reglamentó el trámite y los requisitos para apostillar y legalizar documentos expedidos en el exterior en el artículo 7 de la Resolución No. 1959 de 2020.[10]
De ahí que, como se ha reiterado en conceptos sobre consultas similares ante esta Agencia, independientemente de los principios de trato nacional y reciprocidad que rigen las relaciones internacionales, en especial, las relaciones internacionales de naturaleza económica, como es el caso de los tratados de libre comercio, las disposiciones que regulan la apostilla y legalización tienen por objeto otorgar validez o efecto jurídico a los documentos expedidos en el exterior, sin consideración al sujeto que pretende hacer valer ese instrumento. Bajo ese entendido, un proponente extranjero que participa en un Proceso de Contratación ante una Entidad Estatal, aunque tenga derecho a trato nacional o reciprocidad, conforme a lo dispuesto en la Ley 455 de 1998, debe realizar el trámite de apostilla y/o legalización de los documentos públicos expedidos en el exterior, conforme a la Convención sobre Abolición del Requisito de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros, de la Conferencia de la Haya de 1961.
Finalmente, tratándose de documentos privados expedidos en el exterior, dado que estos no provienen de un funcionario público en ejercicio de sus funciones o de un particular en el ejercicio de funciones públicas, no se encuentran incluidos en la Ley 455 de 1998, que ratifica la Convención sobre Abolición del Requisito de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros de la Conferencia de la Haya, razón por la cual se considera que las disposiciones sobre apostilla y su regulación no les son aplicables.
2.2. Documentos en un idioma diferente al castellano
Conforme ha sido reiterado en varios conceptos proferidos por esta entidad, el artículo 10 Superior precisa que el idioma oficial en Colombia es el castellano[11], por lo que se debe entender que todos los documentos que se pretenden valorar y apreciar en el país deben estar traducidos a este idioma. Por correlato, los documentos expedidos en idioma diferente al castellano, para que puedan ser apreciados y valorados por la entidad contratante, deben ser presentados en su lengua original junto con la traducción al castellano.
Aun así parezca una obviedad que deba acudirse al idioma castellano, lo cierto es que dicho idioma constituye un presupuesto importante para la presentación de documentos en los trámites de contratación estatal[12], pues de él depende que la entidad contratante comprenda el contenido del documento y pueda valorarlo según los efectos jurídicos que corresponde, como puede ser, por ejemplo, para reconocer la experiencia de los proponentes, para verificar que cumplan los requisitos habilitantes o, simplemente, para poder entender el alcance de la propuesta en sí misma considerada.
De la exigencia de traducir los documentos al castellano, entonces, se deriva una garantía triple: (i) para la Entidad Estatal, porque le permite la valoración de la información de la que dan cuenta los documentos aportados al proceso de contratación; (ii) para el proponente que aporta el documento traducido, debido a que garantiza que su propuesta será valorada según su alcance; y (iii) para los otros oferentes, porque estos pueden tener certeza de los elementos que serán valorados de todas las propuestas, con lo que, además, se contribuye a la vigencia del principio de transparencia, rector de la contratación estatal en Colombia.
En este punto, sin embargo, resulta pertinente preguntarse si la referida traducción debe hacerla una persona calificada como “traductor oficial” o si puede ser una traducción simple.
Al respecto, conviene señalar la Resolución No. 1959 de 2020 expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores, en su artículo 6, dispone que los documentos que requieren de apostilla o legalización de un documento traducido se deben autenticar la firma del traductor ante el notario público.
Con todo, la aplicación de esta norma exige distinguir dos hipótesis: por un lado, la de aquellos documentos en otro idioma que se apostillaron en el extranjero y que se pretenden hacer valer en los procesos de contratación y, por el otro, los que estando en otro idioma se pretenden apostillar ante las autoridades colombianas, con el objeto de hacerlos valer en otro país y ante las autoridades extranjeras. En términos generales, debe señalarse que apostillar significa “[…] certificar la autenticidad de la firma de un servidor público en ejercicio de sus funciones y la calidad en que el signatario haya actuado […]”.
Si el documento ya fue apostillado por una autoridad extranjera habrá lugar a la traducción simple del mismo, claro está, si se encuentra en un idioma diferente al castellano, pero no será necesario que se lleve a cabo la traducción oficial y, por ende, tampoco lo será que se autentique la firma del traductor ante notario público. Tal conclusión se fundamenta en dos argumentos: primero, por cuanto el artículo 6º de la Resolución 1959 de 2020 establece un trámite previo a la apostilla o la legalización del documento, lo que supone que dicha norma no aplica en aquellos eventos en los que ya se llevó a cabo la apostilla o la legalización, menos cuando se hizo ante una autoridad extranjera.
Segundo, en tanto el numeral 15 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993 establece que “[l]as autoridades no exigirán sellos, autenticaciones, documentos originales o autenticados, reconocimientos de firmas, traducciones oficiales, ni cualquier otra clase de formalidades o exigencias rituales, salvo cuando en forma perentoria y expresa lo exijan leyes especiales”. En ese mismo sentido, el artículo 9, numeral 5, de la Ley 1437 de 2011, les prohíbe a las entidades estatales exigir documentos o crear formalidades no previstas en la ley de forma expresa. Estas dos normas cobran importancia si se tiene en cuenta que no existe una norma que establezca la formalidad notarial de los documentos que fueron apostillados por autoridades extranjeras y que se pretenden hacer valer en procesos de contratación estatal, pues, se itera, el artículo 6 de la Resolución 1959 de 2020, únicamente se aplica en aquellos casos en los que el documento a traducir no ha sido apostillado y/o legalizado.
Por consiguiente, tal y como ya se ha puesto de presente por esta Agencia en conceptos previos, cuando un documento es presentado en un idioma distinto al castellano debe ser traducido y, para tales fines, se aplicarán las siguientes reglas: (i) si es un documento privado que requiere de traducción, no será indispensable que sea traducción oficial, de acuerdo con el numeral 15 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993; (ii) si es un documento público que requiere de apostilla o legalización, y estos trámites se van a realizar ante las autoridades colombianas, se requerirá́ la autenticación ante notario público de la firma del traductor del documento, en los términos del artículo 6 de la Resolución 1959 de 2020; y iii) si es un documento público que requiere de apostilla o legalización, y ésta ya se realizó ante autoridades diferentes a las colombianas, se requerirá́ traducción siempre que el idioma sea diferente al castellano, sin que sea necesario traducción oficial ni autenticación ante notario público, en aplicación del numeral 15 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, y del numeral 5 del artículo 9 de la Ley 1437 de 2011, según se explicó antes.
- Respuesta
“1. Un documento de origen extranjero suscrito por un funcionario de una entidad pública en el exterior, ¿se considera un documento público extranjero?
De conformidad con lo expuesto, la guía para el trámite de apostilla, expedida por el Despacho Permanente de la Conferencia de La Haya en Derecho Internacional Privado, expresa que el procedimiento de apostilla es un trámite exclusivo para los “documentos públicos”, que, conforme al ordenamiento jurídico de un país, requieren de formalidades y solemnidades para que tengan validez jurídica, como por ejemplo una decisión judicial[13], razón por la que, en el caso de Colombia, es necesario remitirse a la Ley 455 de 1998 y la Resolución No. 10547 de 2018 expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores.
Según el artículo 1º de la Ley 455 de 1998 los documentos públicos que requieren del trámite de apostilla en Colombia, conforme a la Convención sobre Abolición del Requisito de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros, de la Conferencia de la Haya de 1961, son: i) documentos que emanan de una autoridad o un funcionario relacionado con las cortes o tribunales de un Estado, incluyendo los que emanen de un fiscal, un secretario de un tribunal o un portero de estrados; ii) documentos administrativos; iii) actos notariales; y iv) certificados oficiales colocados en documentos firmados por personas a título personal, tales como certificados oficiales que consignan el registro de un documento o que existía en una fecha determinada y autenticaciones oficiales y notariales de firmas. Por su parte, la norma exime del trámite de apostilla los documentos ejecutados por agentes diplomáticos o consulares y los documentos administrativos que se ocupen directamente de operaciones comerciales o aduaneras.
Por consiguiente, le corresponderá a cada proponente verificar si el documento expedido en el exterior es un documento público conforme a las normas previamente citadas, caso en el cual requieran de apostilla para que sean considerados válidos en Colombia.[14] En cambio, se reitera que los documentos públicos expedidos por países no signatarios de la Convención de la Haya, para ser válidos en Colombia, requieren del trámite de legalización.
2. ¿Un documento público extranjero que se pretenda hacer valer en un proceso de contratación regulado por el estatuto general de contratación pública (EGCP), debe cumplir únicamente con el requisito de apostilla o legalización (consularización), según corresponda?
3. No es necesario que se cumpla respecto del documento público extranjero el trámite de reconocimiento de firma de la persona que expide o firma dicho documento, ante un notario o autoridad competente, y posteriormente cumplir con el apostille o legalización del acto notarial o de reconocimiento de firma. ¿Es correcto nuestro entendimiento?
Por regla general los documentos públicos expedidos en el exterior deben de realizar el trámite de apostilla y/o legalización correspondiente, conforme a la Convención sobre Abolición del Requisito de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros, de la Conferencia de la Haya de 1961,en caso de que el país donde se expidió sea firmante de esta convención, caso contrario, los no signatarios deberán legalizar dichos documentos conforme a la Convención de Viena de 1963, de conformidad con el artículo 2 de la Resolución No. 10547 de 2018, expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores de la República de Colombia, que corresponde a una certificación de un documento o firma de un servidor público para que éste tenga validez en un país que hace parte de la Convención de Viena de 1963, sobre relaciones consulares.[15]
En este sentido, a pesar de que la apostilla y legalización tienen como finalidad certificar la firma de un servidor público, su diferencia radica en los trámites y requisitos que se deben surtir de acuerdo con el instrumento internacional –Conferencia de la Haya de 1961 o Convención de Viena de 1963, según corresponda–.
Por lo tanto, el proponente deberá verificar cual es el trámite de legalización o apostilla que le corresponde realizar al documento público expedido en el exterior, aclarando que si se trata de un documento público legalizado de acuerdo con la Convención de la Haya, la Entidad Estatal no debe solicitar legalizaciones, autenticaciones o ratificaciones adicionales de ninguna autoridad nacional o extranjera, puesto que el trámite de la apostilla es suficiente para certificar por sí mismo la autenticidad.
Sin embargo, hay que tener en cuenta lo dispuesto en los artículos 2,3 y 4 de la Ley 455 de 1998, pues si bien el trámite de la apostilla es suficiente para certificar por sí mismo la autenticidad de los documentos a los que les aplica la Convención sobre Abolición del Requisito de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros de la Conferencia de la Haya, se exigirá excepcionalmente, la legalización de los documentos, entendida esta como el trámite mediante el cual los agentes diplomáticos o consulares del país en donde el documento ha de ser presentado certifican la autenticidad de la firma, a qué título ha actuado la persona que firma el documento, cuando la indicación del sello o estampilla que llevare, en la adición del certificado descrito en el artículo 4º de la mencionada Ley lo exigiere. No obstante, no puede exigirse el trámite mencionado en el párrafo anterior cuando ya sea las leyes, reglamentos o práctica en vigor donde el documento es exhibido o un acuerdo entre dos o más Estados Contratantes la han abolido o simplificado o dispensado al documento mismo de ser legalizado, verificación que deberá realizarse en cada caso en concreto.
Aunado a ello debe tenerse en cuenta que si cuando un documento es presentado en un idioma distinto al castellano debe ser traducido y, para tales fines, se aplicarán las siguientes reglas: (i) si es un documento privado que requiere de traducción, no será indispensable que sea traducción oficial, de acuerdo con el numeral 15 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993; (ii) si es un documento público que requiere de apostilla o legalización, y estos trámites se van a realizar ante las autoridades colombianas, se requerirá́ la autenticación ante notario público de la firma del traductor del documento, en los términos del artículo 6 de la Resolución 1959 de 2020; y iii) si es un documento público que requiere de apostilla o legalización, y ésta ya se realizó ante autoridades diferentes a las colombianas, se requerirá́ traducción siempre que el idioma sea diferente al castellano, sin que sea necesario traducción oficial ni autenticación ante notario público, en aplicación del numeral 15 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, y del numeral 5 del artículo 9 de la Ley 1437 de 2011, según se explicó antes.
4. ¿Es legalmente viable que una Entidad Pública en la fase de evaluación de ofertas o incluso vía pliegos de condiciones de una licitación pública o concurso de méritos, exija a los oferentes que el trámite de apostille (o legalización) de documentos, públicos y/o privados, de origen extranjero con los cuales los proponentes acrediten los requisitos habilitantes, se realice sólo respecto de documentos en original o por el contrario, también se podría cumplir con ese trámite de apostille (o legalización) respecto de documentos que en muchos países se denomina “True Copy”, copia fidedigna o copia del documento original?. Siendo estos documentos (“True Copy”, copia fidedigna o copia del documento original) distintos a las fotocopias del documento original.” (sic).
Conforme se expuso en este concepto, el artículo 1º de la Ley 455 de 1998 determina cuales son los documentos públicos que requieren del trámite de apostilla en Colombia, conforme a la Convención sobre Abolición del Requisito de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros, de la Conferencia de la Haya de 1961, por lo tanto, le corresponderá a cada proponente verificar si el documento denominado True Copy, se encuentra dentro de las causales expuestas en dicho numeral, esto es, que sea un documento que emanan de una autoridad o un funcionario relacionado con las cortes o tribunales de un Estado, o sea documentos administrativos, actos notariales o certificados oficiales colocados en documentos firmados por personas a título personal.
Por otro lado, tratándose de documentos privados expedidos en el exterior, dado que no se encuentran incluidos en la Ley 455 de 1998 que ratifica la Convención sobre Abolición del Requisito de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros de la Conferencia de la Haya, no les son aplicables estas disposiciones y, en consecuencia, podrán presentarse dentro de un proceso de selección sin cumplir con el trámite de apostilla y legalización, con el fin de acreditar la experiencia.
Lo anterior sin perjuicio de que el documento expedido en el exterior deba ser legalizado conforme a la Convención de Viena de 1963, de conformidad con el artículo 2 de la Resolución No. 10547 de 2018, expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores de la República de Colombia, en caso de ser un país no signatario de la Convención de la Haya.
Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y las expresiones aquí utilizadas con mayúscula inicial deben ser entendidas con el significado que les otorga el artículo 2.2.1.1.1.3.1. del Decreto 1082 de 2015.
Atentamente,
Elaboró: | Any Alejandra Tovar Castillo Contratista de la Subdirección de Gestión Contractual |
Revisó: | Juan David Cárdenas Cabeza Gestor T1 ‒ 15 de la Subdirección de Gestión Contractual |
Aprobó: | Nohelia del Carmen Zawady Palacio Subdirectora de Gestión Contractual ANCP - CCE |
Estos conceptos pueden ser consultados en la Relatoría de esta Agencia en el siguiente Link: https://relatoria.colombiacompra.gov.co/busqueda/conceptos ↑
Resolución No. 10547 de 2018: «artículo 2. De las definiciones. Para efectos de la presente Resolución, entiéndase lo siguiente:
[…]
“2. Legalización: Certificar la autenticidad de la firma de un servidor público en ejercicio de sus funciones y la calidad en que el signatario haya actuado, la cual deberá estar registrada ante el Ministerio de Relaciones Exteriores, para que el documento surta plenos efectos legales en un país que hace parte de la Convención de Viena de 1963, sobre relaciones consulares, artículo 5°, literal f) que reglamenta las actuaciones consulares en calidad de notario”. ↑
Despacho Permanente de la Conferencia de La Haya en Derecho Internacional Privado. El ABC de las Apostillas ¿Cómo garantizar el reconocimiento de sus documentos públicos en el extranjero: «Una apostilla no puede ser requerida cuando las leyes, reglamentos o usos vigentes en el país en que el documento público debe ser utilizado rechacen o simplifiquen el requerimiento de una Apostilla o dispensen al documento de la exigencia de la legalización. Esta simplificación o dispensa puede también resultar de un tratado u otro acuerdo vigente entre el país en que el documento debe ser utilizado y el país que lo emitió (e.g., algunos otros Convenios de la Haya exceptúan a los documentos públicos de legalización o de otras formalidades análogas, incluidas las Apostillas)”. ↑
La Circular indicada puede consultarse en el siguiente enlace: https://colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_circulares/cce_circular_unica.pdf ↑
“8.1 Apostilla y/o legalización de documentos públicos. - Todos los documentos expedidos en el exterior por un funcionario público en ejercicio de sus funciones o por un particular en el ejercicio de funciones públicas, deben ser apostillados o legalizados por la Entidad competente desde el país de origen, para que puedan surtir efectos legales en Colombia. En armonía con lo anterior, los documentos públicos expedidos en el exterior por un país signatario de la Convención de La Haya de 1961, sobre la abolición del requisito de legalización, deben apostillarse; en cambio, los documentos públicos expedidos en el exterior, por un país signatario de la Convención de Viena de 1963, deben legalizarse.
“Para el trámite de la apostilla o legalización de dichos documentos, debe tenerse en cuenta lo establecido en la Resolución No. 1959 del 3 de agosto de 2020, “Por la cual se dictan disposiciones en materia de apostilla y de legalización de documentos y se deroga la Resolución 10547 del 14 de diciembre de 2018”, expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores de la República de Colombia, o la norma que la adicione, modifique o sustituya.» Por otro lado, los documentos privados expedidos en el exterior no requieren ser apostillados o legalizados. Sin perjuicio de lo anterior, de acuerdo con la Resolución del párrafo precedente, para efectos de la apostilla o legalización, los documentos privados deberán contener certificación oficial de un servidor público o de un particular en ejercicio de funciones públicas, que avale la firma o la entidad que lo emite.» Cuando en un Proceso de Contratación un proponente presenta un documento público legalizado de acuerdo con la Convención de la Haya, la Entidad Estatal no debe solicitar legalizaciones, autenticaciones o ratificaciones adicionales de ninguna autoridad nacional o extranjera, puesto que el trámite de la apostilla es suficiente para certificar por sí mismo la autenticidad.
“De acuerdo con el Manual para el Funcionamiento Práctico de la Convención de la Apostilla, el país de origen del documento puede tener una autoridad que verifica y certifica ciertos documentos públicos (autoridad intermedia) y otra autoridad centralizadora que es quien emite la Apostilla. En consecuencia, las Entidades Estatales deben aceptar la Apostilla expedida por la autoridad centralizadora correspondiente”. ↑
Corte Constitucional, sentencia T-473 del 14 de julio de 1992. Magistrado Ponente Ciro Angarita Barón: “Se concluye entonces que desde y para la perspectiva procesal, el término "documento público" se define de acuerdo a la persona que lo produce (funcionario público), y será público en la medida en que se produzca con las formalidades legales. Tiene, por supuesto, un mayor valor probatorio que el documento privado. Es, por tanto, una perspectiva orgánica: el carácter público del documento lo determina la persona u órgano donde se origina. El ámbito de producción del documento -sujeto productor y calidad del mismo- es lo que define y determina, en últimas, su naturaleza pública”. ↑
“Los documentos públicos y privados se presumen auténticos. Las Entidades Estatales no deben solicitar autenticaciones, reconocimiento, presentación personal o trámites adicionales para documentos aportados a Procesos de Contratación, excepto cuando la ley lo exige expresamente.
“Los poderes especiales para actuar en los Procesos de Contratación deberán presentarse conforme lo establezca la normativa vigente, por lo que requieren nota de presentación personal, de conformidad con el artículo 5 del Decreto Ley 019 de 2012.
“Los proponentes pueden aportar a los Procesos de Contratación los documentos públicos o privados en copia simple. Las copias de los documentos también gozan de presunción de autenticidad y su valor probatorio es el mismo del original, excepto cuando por disposición legal sea necesaria la presentación del original o de una determinada copia.
“En los pliegos de condiciones y en las invitaciones a participar en Procesos de Contratación, cuando la ley exija expresamente autenticaciones, reconocimiento, presentación personal o trámites adicionales, el proponente puede presentar con la oferta documentos en copia simple y aportar el documento con la exigencia legal correspondiente dentro del plazo previsto para la subsanación”. ↑
Código de Comercio: «Artículo 480. Autenticación de documentos otorgados en el exterior. Los documentos otorgados en el exterior se autenticarán por los funcionarios competentes para ello en el respectivo país, y la firma de tales funcionarios lo será a su vez por el cónsul colombiano o, a falta de éste, por el de una nación amiga, sin perjuicio de lo establecido en convenios internacionales sobre el régimen de los poderes.
“Al autenticar los documentos a que se refiere este artículo los cónsules harán constar que existe la sociedad y ejerce su objeto conforme a las leyes del respectivo país”. ↑
Código General el Proceso: “Artículo 251. Documentos en idioma extranjero y otorgados en el extranjero. Para que los documentos extendidos en idioma distinto del castellano puedan apreciarse como prueba se requiere que obren en el proceso con su correspondiente traducción efectuada por el Ministerio de Relaciones Exteriores, por un intérprete oficial o por traductor designado por el juez. En los dos primeros casos la traducción y su original podrán ser presentados directamente. En caso de presentarse controversia sobre el contenido de la traducción, el juez designará un traductor.
“Los documentos públicos otorgados en país extranjero por funcionario de este o con su intervención, se aportarán apostillados de conformidad con lo establecido en los tratados internacionales ratificados por Colombia. En el evento de que el país extranjero no sea parte de dicho instrumento internacional, los mencionados documentos deberán presentarse debidamente autenticados por el cónsul o agente diplomático de la República de Colombia en dicho país, y en su defecto por el de una nación amiga. La firma del cónsul o agente diplomático se abonará por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, y si se trata de agentes consulares de un país amigo, se autenticará previamente por el funcionario competente del mismo y los de este por el cónsul colombiano.
“Los documentos que cumplan con los anteriores requisitos se entenderán otorgados conforme a la ley del respectivo país”. ↑
Ver en línea: https://www.cancilleria.gov.co/sites/default/files/FOTOS2020/resolucion_1959_de_3_agosto_2020_apostilla_y_legalizaciones_deroga_resolucion_10547_de_2018_0.pdf ↑
Resulta del caso precisar, por una parte, que el mismo artículo constitucional reconoce que “[…] Las lenguas y dialectos de los grupos étnicos son también oficiales en sus territorios […]” y, por la otra, que el legislador también ha declarado otros idiomas y lenguajes como oficiales, esto es, el inglés en el Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina (Ley 47 de 1993); y el lenguaje de señas (Ley 982 de 2005), al cual el mismo legislador dotó de especial protección. ↑
Cfr. Mutatis mutandi MARÍN CORTÉS, Fabián Gonzalo. Derecho de petición y procedimiento administrativo. Editorial Librería Jurídica Sánchez R. Ltda. Medellín. 2017. Págs. 293 y ss. ↑
Despacho Permanente de la Conferencia de La Haya en Derecho Internacional Privado. El ABC de las Apostillas ¿Cómo garantizar el reconocimiento de sus documentos públicos en el extranjero: «Una apostilla no puede ser requerida cuando las leyes, reglamentos o usos vigentes en el país en que el documento público debe ser utilizado rechacen o simplifiquen el requerimiento de una Apostilla o dispensen al documento de la exigencia de la legalización. Esta simplificación o dispensa puede también resultar de un tratado u otro acuerdo vigente entre el país en que el documento debe ser utilizado y el país que lo emitió (e.g., algunos otros Convenios de la Haya exceptúan a los documentos públicos de legalización o de otras formalidades análogas, incluidas las Apostillas)”. ↑
Corte Constitucional, sentencia T-473 del 14 de julio de 1992. Magistrado Ponente Ciro Angarita Barón: “Se concluye entonces que desde y para la perspectiva procesal, el término "documento público" se define de acuerdo a la persona que lo produce (funcionario público), y será público en la medida en que se produzca con las formalidades legales. Tiene, por supuesto, un mayor valor probatorio que el documento privado. Es, por tanto, una perspectiva orgánica: el carácter público del documento lo determina la persona u órgano donde se origina. El ámbito de producción del documento -sujeto productor y calidad del mismo- es lo que define y determina, en últimas, su naturaleza pública”. ↑
Resolución No. 10547 de 2018: «artículo 2. De las definiciones. Para efectos de la presente Resolución, entiéndase lo siguiente:
[…]
“2. Legalización: Certificar la autenticidad de la firma de un servidor público en ejercicio de sus funciones y la calidad en que el signatario haya actuado, la cual deberá estar registrada ante el Ministerio de Relaciones Exteriores, para que el documento surta plenos efectos legales en un país que hace parte de la Convención de Viena de 1963, sobre relaciones consulares, artículo 5°, literal f) que reglamenta las actuaciones consulares en calidad de notario”. ↑