SECOP II, LIQUIDACIÓN, CIERRE DEL EXPEDIENTE CONTRACTUAL

Texto del concepto

SECOP II – Plataforma transaccional

El SECOP II es una plataforma transaccional, que permite gestionar en línea todos los procedimientos de contratación, con cuentas y usuarios asociados a estas, para las entidades y los proveedores, y vista pública para cualquier interesado en hacer seguimiento a la contratación pública. Desde sus cuentas, las entidades crean, evalúan y adjudican procedimientos de contratación, y gestionan la fase de ejecución del contrato. Los proveedores pueden hacer comentarios a los documentos del procedimiento, presentar ofertas y seguir el procedimiento de selección en línea.

SECOP II – Procedimiento Administrativo Electrónico – Autenticidad

Debido a que la plataforma es totalmente transaccional, el trámite se realiza en línea y la publicidad de las actuaciones es concomitante, según transcurran cada una de las etapas del procedimiento, lo que descarta la necesidad de cargar documentación alguna, salvo algunas excepciones. Además, de acuerdo con lo prescrito en el artículo 14 de la Ley 527 de 1999, en la formación del contrato, salvo acuerdo expreso entre las partes, la oferta y su aceptación podrán expresarse por medio de un mensaje de datos, lo que implica que no se negará validez o fuerza obligatoria a un contrato por la sola razón de haberse utilizado en su formación uno o más mensajes de datos. Igualmente, el artículo 22 ibídem dispone que los contratos electrónicos compuestos por mensajes de datos tienen los efectos jurídicos según las normas aplicables al negocio jurídico contenido en dichos mensajes, esto es, las normas que regulan el sistema de contratación pública.

En esta línea, la implementación del SECOP II como plataforma transaccional para la actividad contractual del Estado, permite que los contratos que se publiquen sean firmados electrónicamente. De este modo, el proceso mediante el cual se efectúa la modificación del contrato y su consecuente aprobación o rechazo es realizado a través del SECOP II, así como las demás actuaciones, como la aprobación de garantías, puesta en ejecución del contrato, terminación, liquidación y cierre del expediente. Es decir, mediante el SECOP II podemos evidenciar en qué estado se encuentra el contrato: en edición, pendiente de aprobación, en revisión del Proveedor, firmado, en ejecución, terminado, cerrado, entre otros.

SECOP II – Acta de Recibo Final – Acta de Liquidación – Cierre del expediente

Después de la terminación del contrato estatal se presentan ciertas actuaciones que la entidad debe realizar por mandato legal, o que deben realizar las partes en virtud del acuerdo de voluntades. Por regla general, estas actuaciones están contenidas en documentos, como, por ejemplo: i) el acta de recibo final o de satisfacción del contrato, ii) la liquidación, y iii) la constancia de cierre del expediente.

LIQUIDACIÓN – Procedimiento –SECOP II

Teniendo en cuenta lo que implica la liquidación dentro de la etapa de la contratación estatal la Agencia ha expresado en diferentes documentos que corresponde a la Entidad Estatal realizar estas modificaciones en SECOP II, que implica cambiar el estado del contrato a “Terminado” y si tiene disponibles los documentos relacionados con la terminación o con la liquidación, si aplica. Lo anterior, teniendo en cuenta que esta modificación bloqueará cualquier cambio al contrato electrónico solo tendrás habilitada la sección de “Ejecución del contrato” para gestionar las solicitudes de pago pendientes en el “Plan de pagos” o la opción de anexar documentos adicionales, del cumplimiento de las obligaciones poscontractuales en “Documentos de la ejecución”.

En tal sentido, con el usuario de la Entidad Estatal podrá gestionarse la terminación, liquidación y cierre del contrato en el SECOP II así: al seleccionar esta modificación, el SECOP II muestra un mensaje con la pregunta “¿Requiere reconocimiento del proveedor?”. Por defecto, esta opción viene seleccionada, lo cual, indica que la modificación requiere aprobación del Proveedor. Si va a efectuar una terminación bilateral o una liquidación bilateral del contrato debe seleccionar esta opción, esto es, que requiera la aprobación del proveedor, teniendo en cuenta que el SECOP II como plataforma transaccional, es donde ambas partes –entidad estatal y proveedor- aprueban los documentos. Por tanto, no se aceptan que las actas de liquidación sean subidas en documentos de ejecución, pues no corresponden a esta etapa de la contratación estatal, salvo que por problemas técnicos en la plataforma no pueda aprobarse la liquidación. Para el caso de una terminación unilateral o caducar el contrato, deja esta opción sin marcar.

CIERRE DEL EXPEDIENTE CONTRACTUAL – Procedimiento – SECOP II

De acuerdo con lo anterior, para cerrar el contrato en SECOP II, la Agencia ha señalado en el Anexo 1 de la Circular 05 del 30 de noviembre de 2024 este procedimiento, en el que debe crearse la modificación “Cerrar el contrato”. Al seleccionar dicha modificación se muestra un mensaje con la pregunta “¿Requiere reconocimiento del proveedor?”. Por defecto la casilla viene seleccionada, es decir, que la modificación requiere aprobación del Proveedor. Sin embargo, al ser el cierre del contrato una actuación propia de la administración, las Entidades Estatales deben quitar la selección de la casilla. Posterior a la selección de modificación que va a efectuar, el SECOP II muestra la referencia interna de la modificación y habilita las siguientes funcionalidades: i) Finalizar modificación; ii) Cancelar modificación; iii) Guardar modificación; iv) Ver modificación.

Después de crear la modificación y adjuntar los documentos soporte de la misma, las Entidades Estatales deben diligenciar la justificación respectiva; posteriormente deberán “Finalizar la modificación”. La aprobación final de las modificaciones la debe efectuar el Ordenador del Gasto o Representante Legal de la Entidad Estatal, ya que estas reemplazan el acuerdo inicial. Una vez aprobada la modificación, deben proceder con la publicación, para que los cambios se reflejan en la nueva versión del contrato. Las Entidades Estatales deben tener en cuenta, que una vez realizada esta modificación el contrato se cierra, en consecuencia, la plataforma bloqueará el cargue posterior de cualquier documento o actualización adicional en el contrato electrónico.

Liquidación – Procedencia – Contratos de Tracto Sucesivo – Contratos cuya ejecución o cumplimiento se prolonga en el tiempo – Contratos que lo requieran.

De acuerdo con lo anterior, para cerrar el contrato en SECOP II, la Agencia ha señalado en el Anexo 1 de la Circular 05 del 30 de noviembre de 2024 este procedimiento, en el que debe crearse la modificación “Cerrar el contrato”. Al seleccionar dicha modificación se muestra un mensaje con la pregunta “¿Requiere reconocimiento del proveedor?”. Por defecto la casilla viene seleccionada, es decir, que la modificación requiere aprobación del Proveedor. Sin embargo, al ser el cierre del contrato una actuación propia de la administración, las Entidades Estatales deben quitar la selección de la casilla. Posterior a la selección de modificación que va a efectuar, el SECOP II muestra la referencia interna de la modificación y habilita las siguientes funcionalidades: i) Finalizar modificación; ii) Cancelar modificación; iii) Guardar modificación; iv) Ver modificación.

Después de crear la modificación y adjuntar los documentos soporte de la misma, las Entidades Estatales deben diligenciar la justificación respectiva; posteriormente deberán “Finalizar la modificación”. La aprobación final de las modificaciones la debe efectuar el Ordenador del Gasto o Representante Legal de la Entidad Estatal, ya que estas reemplazan el acuerdo inicial. Una vez aprobada la modificación, deben proceder con la publicación, para que los cambios se reflejan en la nueva versión del contrato. Las Entidades Estatales deben tener en cuenta, que una vez realizada esta modificación el contrato se cierra, en consecuencia, la plataforma bloqueará el cargue posterior de cualquier documento o actualización adicional en el contrato electrónico.

Bogotá D.C., 19 de agosto de 2025

Señora

Maryory Aracely Combariza Gómez

macombarizag@dane.gov.co

Bogotá D.C.

Concepto C–913 de 2025

Respetada Sra. Combariza:

En ejercicio de la competencia otorgada por los artículos 3, numeral 5º, y 11, numeral 8º, del Decreto Ley 4170 de 2011, la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente– responde la solicitud de consulta presentada el 8 de julio de 2025, en la cual manifiesta:

1. ACTA DE LIQUIDACIÓN

Una vez verificada la página de la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente, no se encontró una circular y/o directriz del trámite de la realización de la liquidación bilateral y el cargue de la misma en la plataforma de SECOP II, en ese orden surgen las siguientes cuestiones:

1.1. ¿El acta de liquidación bilateral una vez suscrita entre las partes, se debe de cargar obligatoriamente en la plataforma de SECOP II a través de una modificación "Terminar el contrato, unilateralmente"?

1.2. ¿Se debe de cambiar obligatoriamente el estado en la plataforma de SECOP II de "en ejecución" a "terminado" con la liquidación bilateral del contrato?

1.3. ¿Se puede cargar el acta de liquidación bilateral suscrita entre las partes en el numeral 7 ejecución contractual y dejar el estado “en ejecución”?

2. CIERRE CONTRACTUAL DEL EXPEDIENTE

De acuerdo al cierre contractual de expedientes de los contratos de bienes y servicios adelantados a través de diferentes modalidades, surten el trámite del cierre al expediente contractual una vez terminadas las vigencias de las pólizas que se encuentran en vigencia, si a ello aplica, debido a que la plataforma no permita cerrar el expediente contractual con ella en vigencia.

Ahora bien, en referencia a los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, los cuales debe cerrarse en la plataforma, una vez verificada las circulares emitidas por Colombia Compra Eficiente surgen unas cuestiones que se relacionan a continuación:

2.1. ¿Cuándo existe saldos por liberar del contrato de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, se puede establecer en la constancia de cierre expediente contractual y liberarse el saldo con ese documento, o necesariamente se debe hacer una liquidación para liberar el saldo no ejecutado y/o saldo restante?

2.2. ¿Cuándo se suscribe la constancia cierre de expediente y se realiza el cargue en la plataforma, el flujo de aprobación tiene que realizarlo el ordenador del gasto, o lo puede realizar el área de contratación de la entidad solamente, es decir el jefe de contratos es decir el último en aprobar el flujo?

De manera preliminar, resulta necesario acotar que esta entidad solo tiene competencia para responder consultas sobre la aplicación de normas de carácter general en materia de compras y contratación pública. En ese sentido, resolver casos particulares desborda las atribuciones asignadas por el legislador extraordinario, que no concibió a Colombia Compra Eficiente como una autoridad para solucionar problemas jurídicos particulares de todos los partícipes del sistema de compra pública. La competencia de esta entidad se fija con límites claros, con el objeto de evitar que la Agencia actúe como una instancia de validación de las actuaciones de las entidades sujetas a la Ley 80 de 1993 o de los demás participantes de la contratación pública. Esta competencia de interpretación de normas generales, por definición, no puede extenderse a la resolución de controversias, ni a brindar asesorías sobre casos puntuales, ni a determinar grados de responsabilidad por las actuaciones de los diferentes participes del sistema de compra pública.

Conforme lo expuesto, en aras de satisfacer el derecho fundamental de petición se resolverá su consulta dentro de los límites de la referida competencia consultiva, esto es, haciendo abstracción de las circunstancias particulares y concretas mencionadas en su petición, pero haciendo unas consideraciones sobre las normas generales relacionadas con los problemas jurídicos de su consulta.

1. Problema planteado:

De acuerdo con el contenido de sus solicitudes, esta Agencia procede a resolver los siguientes problemas jurídicos: i) ¿Cuáles son las reglas y condiciones que deben tenerse en cuenta en el momento de cargar un acta liquidación bilateral en el SECOP II como plataforma transaccional?; ii) ¿Cuáles son las reglas y condiciones que deben tenerse en cuenta en el momento de cargar la constancia de cierre del expediente contractual en el SECOP II como plataforma transaccional?; iii) ¿Cuándo existen recursos no ejecutados en contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión debe procederse con la liquidación o constancia de cierre expediente contractual?

1. Respuesta:

1. Razones de la respuesta:

Lo anterior se sustenta en las siguientes consideraciones:

i. El SECOP II es una plataforma transaccional, que permite gestionar en línea todos los procedimientos de contratación, con cuentas y usuarios asociados a estas, para las entidades y los proveedores, y vista pública para cualquier interesado en hacer seguimiento a la contratación pública. Desde sus cuentas, las entidades crean, evalúan y adjudican procedimientos de contratación, y gestionan la fase de ejecución del contrato. Los proveedores pueden hacer comentarios a los documentos del procedimiento, presentar ofertas y seguir el procedimiento de selección en línea.

En este sentido, en el SECOP II el procedimiento contractual se desarrolla en línea y dentro de la plataforma, conformándose un expediente electrónico, lo cual denota una diferencia con el SECOP I, donde el procedimiento es físico, esto es, con documentos escritos que se publican para cumplir las obligaciones de las entidades antes señaladas. Al existir esa diferencia entre las dos versiones del SECOP, no es posible realizar en SECOP II actuaciones por escrito que son propias del SECOP I, sino que los documentos y actuaciones son electrónicas. Es decir, el SECOP II se convierte en un instrumento para aplicar las etapas, formalidades que se presentan en el marco de las etapas del proceso de contratación.

En esta línea, el artículo 53 de la Ley 1437 de 2011 –en adelante CPACA- dispone que los procedimientos y trámites administrativos pueden realizarse por medios electrónicos, que se aplicarán de acuerdo a su compatibilidad con la Ley 527 de 1999. A partir de lo anterior, el CPACA establece reglas básicas para el uso de los medios electrónicos en los procedimientos administrativos, en las que se destaca: i) los documentos públicos en medios electrónicos que tienen la validez y fuerza probatoria que le confiere el Código General del Proceso –artículo 55–^[3]; ii) la expedición de actos administrativos electrónicos –artículo 57–^[4]; iii) el archivo electrónico de documentos –artículo 58–^[5]; iv) la recepción de documentos electrónicos por parte de las autoridades –artículo 61^[6], entre otros.

Debido a que la plataforma es totalmente transaccional, el trámite se realiza en línea y la publicidad de las actuaciones es concomitante, según transcurran cada una de las etapas del procedimiento, lo que descarta la necesidad de cargar documentación alguna, salvo algunas excepciones. Además, de acuerdo con lo prescrito en el artículo 14 de la Ley 527 de 1999, en la formación del contrato, salvo acuerdo expreso entre las partes, la oferta y su aceptación podrán expresarse por medio de un mensaje de datos, lo que implica que no se negará validez o fuerza obligatoria a un contrato por la sola razón de haberse utilizado en su formación uno o más mensajes de datos. Igualmente, el artículo 22 ibídem dispone que los contratos electrónicos compuestos por mensajes de datos tienen los efectos jurídicos según las normas aplicables al negocio jurídico contenido en dichos mensajes, esto es, las normas que regulan el sistema de contratación pública.

En esta línea, la implementación del SECOP II como plataforma transaccional para la actividad contractual del Estado, permite que los contratos que se publiquen sean firmados electrónicamente. De este modo, el proceso mediante el cual se efectúa la modificación del contrato y su consecuente aprobación o rechazo es realizado a través del SECOP II, así como las demás actuaciones, como la aprobación de garantías, puesta en ejecución del contrato, terminación, liquidación y cierre del expediente. Es decir, mediante el SECOP II podemos evidenciar en qué estado se encuentra el contrato: en edición, pendiente de aprobación, en revisión del Proveedor, firmado, en ejecución, terminado, cerrado, entre otros.

ii. Después de la terminación del contrato estatal se presentan ciertas actuaciones que la entidad debe realizar por mandato legal, o que deben realizar las partes en virtud del acuerdo de voluntades. Por regla general, estas actuaciones están contenidas en documentos, como, por ejemplo: i) el acta de recibo final o de satisfacción del contrato, ii) la liquidación, y iii) la constancia de cierre del expediente.

El acta de recibo final del objeto del contrato no está regulada por las normas de contratación pública. Sin embargo, en virtud de la autonomía de la voluntad, la entidad y el contratista pueden acordar su suscripción, con el objeto de facilitar la verificación de la ejecución de las obligaciones a cargo de aquel. Este documento también es útil para liquidar el contrato, así como para determinar el inicio de la cobertura del amparo de calidad y estabilidad de la obra. La Sección Tercera del Consejo de Estado, en Sentencia del 28 de febrero de 2013^[7], indicó:

Es decir que dicha acta de recibo final es concebida como un medio de verificación de la ejecución del objeto contractual, para determinar si el mismo se efectuó cabalmente y de acuerdo con las especificaciones pactadas en el contrato, lo que significa que dicha acta constituye un elemento anterior y útil para la liquidación de los contratos, puesto que a través de ella se constata cualitativa y cuantitativamente el cumplimiento de las prestaciones a cargo del contratista como paso previo para efectuar el respectivo corte de cuentas que implica la liquidación del contrato aunque en algunas ocasiones, las partes de hecho liquidan el contrato en la que denominan acta de recibo final.

El acta de recibo final es un elemento accidental del contrato estatal^[8], pues, de acuerdo con las cláusulas pactadas en el mismo, las partes la utilizan dentro del negocio jurídico, por un lado, para verificar la ejecución del contrato cualitativa y cuantitativamente y, por el otro, como insumo para definir las prestaciones a cargo de cada una de ellas.

Por otro lado, la liquidación es el momento en el cual, una vez concluido el contrato estatal, las partes cruzan cuentas respecto de sus obligaciones. Por tanto, su objetivo es determinar si pueden declararse a paz y salvo mutuo o si, por el contrario, existen aún obligaciones por cumplir, para acordar la forma en que deben ser finalizadas^[9]. Según lo expuesto, la liquidación es el ajuste de cuentas donde las partes hacen un balance económico, técnico y jurídico del cumplimiento de las obligaciones que tienen a su cargo. Así lo manifestó el Consejo de Estado en la Sentencia del 20 de octubre de 2014, en la que consideró, por un lado, que liquidar supone un ajuste en relación con las cuentas y el estado de cumplimiento del contrato estatal y, por el otro, que la liquidación debe incluir el análisis de las condiciones de calidad y oportunidad en la entrega de los bienes, obras o servicios, así como el balance económico y el comportamiento financiero del negocio^[10].

Teniendo en cuenta lo que implica la liquidación dentro de la etapa de la contratación estatal la Agencia ha expresado en diferentes documentos^[11] que corresponde a la Entidad Estatal realizar estas modificaciones en SECOP II, que implica cambiar el estado del contrato a “Terminado” y si tiene disponibles los documentos relacionados con la terminación o con la liquidación, si aplica. Lo anterior, teniendo en cuenta que esta modificación bloqueará cualquier cambio al contrato electrónico solo tendrás habilitada la sección de “Ejecución del contrato” para gestionar las solicitudes de pago pendientes en el “Plan de pagos” o la opción de anexar documentos adicionales, del cumplimiento de las obligaciones poscontractuales en “Documentos de la ejecución”.

En tal sentido, con el usuario de la Entidad Estatal podrá gestionarse la terminación, liquidación y cierre del contrato en el SECOP II así: al seleccionar esta modificación, el SECOP II muestra un mensaje con la pregunta “¿Requiere reconocimiento del proveedor?”. Por defecto, esta opción viene seleccionada, lo cual, indica que la modificación requiere aprobación del Proveedor. Si va a efectuar una terminación bilateral o una liquidación bilateral del contrato debe seleccionar esta opción, esto es, que requiera la aprobación del proveedor, teniendo en cuenta que el SECOP II como plataforma transaccional, es donde ambas partes –entidad estatal y proveedor- aprueban los documentos. Por tanto, no se aceptan que las actas de liquidación sean subidas en documentos de ejecución, pues no corresponden a esta etapa de la contratación estatal, salvo que por problemas técnicos en la plataforma no pueda aprobarse la liquidación. Para el caso de una terminación unilateral o caducar el contrato, deja esta opción sin marcar.

Por su parte, el artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015, el cierre del expediente es un acto de trámite que realiza la entidad estatal cuando han vencido, por un lado, las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o por el otro, cuando se establecieron condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes. Se trata de una constancia administrativa que culmina las actuaciones contractuales^[12]. en el caso del cierre del expediente contractual, es importante tener presente que es un documento administrativo que busca cerrar el expediente contractual electrónico de un proceso de contratación.

Para que proceda el cierre del expediente contractual en la plataforma SECOP II de los procesos es necesario que se hayan cumplido con las obligaciones post-contractuales y de los contratos cuyo plazo de ejecución haya finalizado y no requiera de liquidación o no se encuentren obligaciones postcontractuales pendientes, por lo que el cierre del proceso dependerá la causal de terminación y de las disposiciones específicas del contrato. En esta línea, la Circular Externa 05 del 1 de noviembre de 2024 expresó que el cierre del contrato puede aplicar en los siguientes supuestos: a) Cerrar los expedientes electrónicos de los contratos que hayan cumplido con las obligaciones post-contractuales, a las que prescribe el artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015; b) Cerrar los expedientes electrónicos de los contratos cuyo plazo de ejecución y término para liquidar hayan finalizado, que no se hayan incluido garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, ni obligaciones postcontractuales; c) Cerrar el expediente electrónico de los contratos cuyo plazo de ejecución haya finalizado, que no requieran de liquidación o no se encuentren pendientes obligaciones postcontractuales pendientes por cumplir^[13]. Esto, sin perjuicio de otros supuestos que impliquen el cierre del contrato.

Una vez se cumplan todas las obligaciones post-contractuales, independientemente del tipo de contrato celebrado por las Entidades Estatales, las mismas proceden con el cierre del contrato en la plataforma. En el caso de que no se hayan cumplido todas las fechas asociadas al contrato, las Entidades como responsables de su actividad contractual y conforme al régimen jurídico de contratación que les resulta aplicable, les corresponde adoptar las decisiones y adelantar las actuaciones que estimen pertinentes para desarrollar y materializar dicha actividad. En ese sentido, si como resultado del análisis requieren aplicar el cierre del contrato, las Entidades deben efectuar una modificación ajustando las fechas, y posteriormente, proceder con el cierre del expediente del contrato.

De acuerdo con lo anterior, para cerrar el contrato en SECOP II, la Agencia ha señalado en el Anexo 1 de la Circular 05 del 30 de noviembre de 2024 este procedimiento, en el que debe crearse la modificación “Cerrar el contrato”. Al seleccionar dicha modificación se muestra un mensaje con la pregunta “¿Requiere reconocimiento del proveedor?”. Por defecto la casilla viene seleccionada, es decir, que la modificación requiere aprobación del Proveedor. Sin embargo, al ser el cierre del contrato una actuación propia de la administración, las Entidades Estatales deben quitar la selección de la casilla. Posterior a la selección de modificación que va a efectuar, el SECOP II muestra la referencia interna de la modificación y habilita las siguientes funcionalidades: i) Finalizar modificación; ii) Cancelar modificación; iii) Guardar modificación; iv) Ver modificación.

Después de crear la modificación y adjuntar los documentos soporte de la misma, las Entidades Estatales deben diligenciar la justificación respectiva; posteriormente deberán “Finalizar la modificación”. La aprobación final de las modificaciones la debe efectuar el Ordenador del Gasto o Representante Legal de la Entidad Estatal, ya que estas reemplazan el acuerdo inicial. Una vez aprobada la modificación, deben proceder con la publicación, para que los cambios se reflejan en la nueva versión del contrato. Las Entidades Estatales deben tener en cuenta, que una vez realizada esta modificación el contrato se cierra, en consecuencia, la plataforma bloqueará el cargue posterior de cualquier documento o actualización adicional en el contrato electrónico.

Para más información, pueden acceder al guía “SECOP II – Gestión contractual para Entidades Estatales” la cual pueden consultar en el siguiente enlace: https://formacionvirtual.colombiacompra.gov.co/pluginfile.php/9193/mod_folder/content/0/M%C3%B3dulo%20VI/Gu%C3%ADa%20-%20Gesti%C3%B3n%20Contractual.pdf. De igual modo, Colombia Compra Eficiente ha expedido una serie de circulares sobre el cierre del contrato, en especial, la Circular 05 del 1 de noviembre de 2024, así como su Anexo No 1: https://www.colombiacompra.gov.co/archivos/circular/circular-externa-no-005-de-2024.

En todo caso, determinar o no la viabilidad del cierre del proceso en la plataforma SECOP II debe ser análisis de la entidad. Lo anterior teniendo en cuenta que, al tratarse de un análisis que se debe realizar en cada caso concreto, la Agencia, por vía consultiva, no puede definir un criterio universal y absoluto, sino que brinda elementos hermenéuticos de carácter general para que los partícipes del sistema de compras y contratación pública adopten la decisión que corresponda, lo cual es acorde con el principio de juridicidad. Así, cada Entidad establecerá la forma de adelantar su gestión contractual, sin que sea atribución de la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente validarla.

iii. La liquidación es el momento en el cual, una vez concluido el contrato estatal, las partes cruzan cuentas respecto de sus obligaciones. Por tanto, su objetivo es determinar si pueden declararse a paz y salvo mutuo o si, por el contrario, existen aún obligaciones por cumplir, para acordar la forma en que deben ser finalizadas^[14]. En armonía con lo anterior, la doctrina ha definido la liquidación de la siguiente manera:

“[…] la liquidación del contrato estatal corresponde al arreglo o ajuste económico, técnico y jurídico al que se llega de forma bilateral (por las partes del negocio), unilateralmente (por la administración), por el juez o por el árbitro, según el caso, para determinar el estado final de la relación contractual, no solo en cuento al cumplimiento del objeto acordado y al recibo a satisfacción de los productos contratados (bienes y servicios), sino, además, para definir la situación en la que quedan los contratantes, luego de la ejecución del contrato, en el sentido de disponer cuánto se adeudan, de qué manera y en qué plazos se han de efectuar los pagos pendientes y las condiciones para el establecimiento del respectivo paz y salvo. En otras palabras, la liquidación es el acto jurídico bilateral, administrativo o judicial, en el que se plasma y formaliza la situación financiera y jurídica de las partes, al término de la relación contractual (aspecto subjetivo) y el grado de cumplimiento del objeto contratado (aspecto objetivo); de ahí que pueda hablarse, en términos amplios, de un doble contenido, que debe estar presente en toda liquidación. En efecto, el corte de cuentas realizado en ella tiene un doble alcance: (i) hacer un balance definitivo del negocio, en sus aspectos técnicos, financieros y jurídicos (aspecto objetivo o material) y ii) definir la situación jurídica de las partes, estableciendo si pueden constituirse o no a paz y salvo; lo que exige, en la práctica, que los negociantes dialoguen e intenten ponerse de acuerdo (aspecto subjetivo)”^[15].

Según lo expuesto, la liquidación es el ajuste de cuentas donde las partes hacen un balance económico, técnico y jurídico del cumplimiento de las obligaciones que tienen a su cargo. Así lo manifestó el Consejo de Estado en la Sentencia del 20 de octubre de 2014, en la que consideró, por un lado, que liquidar supone un ajuste en relación con las cuentas y el estado de cumplimiento del contrato estatal y, por el otro, que la liquidación debe incluir el análisis de las condiciones de calidad y oportunidad en la entrega de los bienes, obras o servicios, así como el balance económico y el comportamiento financiero del negocio^[16].

Las disposiciones legales que regulan la etapa de liquidación de los contratos estatales son el artículo 60 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 217 del Decreto 019 de 2012, y el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007. El primero de estos artículos se refiere al alcance sustantivo de la liquidación y los contratos en que procede, mientras que el segundo contiene reglas procedimentales para su realización. En relación con el artículo 60 referido, la doctrina ha indicado que:

“La ley 80 de 1993 […] dispuso en el artículo 60 que serían objeto de liquidación todos los contratos de tracto sucesivo, entendiendo por estos los de ejecución y cumplimiento prolongados en el tiempo, así como los demás que lo requieran –que son generalmente aquellos de ejecución instantánea en los que la misma se ha extendido temporalmente–, etapa en la cual las partes debían acordar los ajustes, revisiones y reconocimientos a que hubiera lugar, y que el contenido de la misma debía reflejar ‘los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo’”^[17].

De acuerdo con el artículo 60 de la Ley 80 de 1993, los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuyo cumplimiento o ejecución se prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran “serán objeto de liquidación”. El mismo artículo prescribe que no será obligatoria la liquidación en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.

En efecto, debe revisarse, en los contratos las entidades estatales deben definir la oportunidad y forma de recibir el objeto contratado y, en cada caso, si un contrato requiere o no de liquidación, con arreglo a criterios tales como la naturaleza, objeto y plazo del contrato^[18], así como la probabilidad de que puedan surgir diferencias durante la ejecución del contrato. Esto, sin perjuicio de que, como indica la norma proceden, todos los contratos estatales de tracto sucesivo o aquellos cuya ejecución se prolongue en el tiempo, así como los que lo requieran deban liquidarse.

En este último supuesto de procedencia de liquidación “los demás contratos que lo requieran”, es pertinente señalar que es un concepto jurídico indeterminado, que será necesario precisar en cada supuesto, teniendo en cuenta el objeto, plazo, naturaleza y particularidades en la ejecución del contrato. Al respecto, la doctrina expresa:

“el criterio válido para determinar si el contrato requiere o no de liquidación consiste en verificar si, al momento de su terminación, existe duda sobre el cumplimiento de las prestaciones y/o existe mérito para la determinación de obligaciones pendientes, tanto a favor del contratista como de la entidad estatal (pues) [s]i las prestaciones se han cumplido cabalmente, y se presenta absoluta claridad de lo cumplido y pagado, no será necesario liquidar el contrato”^[19].

Teniendo en cuenta lo expuesto, se precisa que en aquellos contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión que, si bien no están en la obligación de liquidar como lo prescribe el artículo 60 de la Ley 80 de 1993, la entidad debe revisar si derivado de los recursos no ejecutados que deben liberarse, es necesario proceder con la liquidación, con el fin de efectuar el respectivo ajuste de cuentas, en que las partes hacen un balance económico, técnico y jurídico del cumplimiento de las obligaciones que tienen a su cargo.

En todo caso, es la entidad quien debe definir si algún contrato de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión que suscribió requiera o no liquidarse, puesto que, si se hace necesario, y ello no se liquida bilateral o unilateralmente, podría incurrir en el cumplimiento de sus funciones por parte del funcionario y el interesado podría acudir a la jurisdicción, con el fin de solicitarlo. De este modo, al tratarse de un análisis que se debe realizar en cada caso concreto, la Agencia, por vía consultiva, no puede definir un criterio universal y absoluto, sino que brinda elementos hermenéuticos de carácter general para que los partícipes del sistema de compras y contratación pública adopten la decisión que corresponda, lo cual es acorde con el principio de juridicidad.

1. Referencias normativas, jurisprudenciales y otras fuentes

1. Doctrina de la Agencia Nacional de Contratación Pública:

Esta Subdirección se ha pronunciado sobre la liquidación en los conceptos 4201912000004908 del 27 de septiembre de 2019, CU-028 de 25 de febrero de 2020, C-221 de 21 de abril de 2020, C-078 del 17 de marzo de 2021, C-220 del 18 de mayo de 2021, C-444 del 23 de julio de 2021, C-747 del 8 de noviembre de 2022, C-739 de del 29 de noviembre de 2022, C- 176 de 3 de mayo de 2023, C-158 del 6 de junio de 2023, C-326 del 15 de agosto de 2024, C-568 del 18 de octubre de 2024 y C-774 del 20 de noviembre de 2024, C-510 del 4 de junio de 2025, C-605 del 27 de junio de 2025, entre otros. Frente la constancia de cierre del expediente en los conceptos del 13 y 14 de agosto de 2019 ─radicados Nos. 2201913000005848 y 2201913000005887─, y del 7 de octubre de 2019 ─radicado No. 2201913000007481 y Concepto CU ─ 028 de 2020^[20]─, C-480 del 24 de septiembre de 2024, entre otros. se explicó el propósito de estos. De igual modo, estos y otros conceptos se encuentran disponibles para consulta en el Sistema de relatoría de la Agencia, al cual se puede acceder a través del siguiente enlace: https://relatoria.colombiacompra.gov.co/busqueda/conceptos.   

Te informamos que ya se encuentra disponible la Guía de lineamientos de transparencia y selección objetiva para el departamento de La Guajira – Objetivo sexto constitucional de la Sentencia T-302 del 2017. Esta Guía se expedide en el marco del cumplimiento de la orden proferida por la Honorable Corte Constitucional en la Sentencia T-302 del 2017. Con su implementación se busca contribuir a la superación del Estado de Cosas Inconstitucional declarado por la situación de vulneración masiva y recurrente de los derechos fundamentales de los niños y de las niñas del Pueblo Wayúu. Puede consultar la guía en el siguiente enlace: Guía de lineamientos de transparencia y selección objetiva para el departamento de La Guajira – Objetivo sexto constitucional de la Sentencia T-302 del 2017".

Por último, aprovechamos la oportunidad de manifestar la entera disposición de la Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente– para atender las peticiones o solicitudes, así como para brindar el apoyo que se requiera en el marco de nuestras funciones a través de nuestros diferentes canales de atención:

• Línea nacional gratuita o servicio a la ciudadanía: 01800 0520808
• Línea en Bogotá (Mesa de servicio): +57 601 7456788
• Línea de servicio y atención al ciudadano: +57 601 7956600
• Página web: www.colombiacompra.gov.co

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Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y las expresiones utilizadas con mayúscula inicial deben ser entendidas con el significado que les otorga el artículo 2.2.1.1.1.3.1 del Decreto 1082 de 2015.

Atentamente,

1. “La última formalidad que deben cumplir los contratos de la Administración dentro del marco jurídico de la contratación estatal se refiere a la liquidación, definida, en principio, como un negocio jurídico bilateral cuyo objeto es la realización del corte de cuentas entre las partes contratantes, en el cual queda establecida la relación directa entre las prestaciones ejecutaras, el valor cobrado por las mismas y su cancelación por parte del deudor de estas, sin perjuicio de los descuentos económicos a que haya lugar con motivo de la aplicación de estipulaciones contractuales específicas” (EXPOSITO, Juan Carlos. Forma y contenido del contrato estatal. Bogotá: Universidad Externado de Colombia, 2013. pp. 89 -90). ↑

2. AGENCIA NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA – COLOMBIA COMPRA EFICIENTE. SECOP II – Gestión Contractual para entidades estatales. Disponible en línea: https://formacionvirtual.colombiacompra.gov.co/pluginfile.php/9193/mod_folder/content/0/M%C3%B3dulo%20VI/Gu%C3%ADa%20-%20Gesti%C3%B3n%20Contractual.pdf . p. 64. ↑

3. “Los documentos públicos autorizados o suscritos por medios electrónicos tienen la validez y fuerza probatoria que le confieren a los mismos las disposiciones del Código de Procedimiento Civil.

   Las reproducciones efectuadas a partir de los respectivos archivos electrónicos se reputarán auténticas para todos los efectos legales”. ↑

4. “Las autoridades, en el ejercicio de sus funciones, podrán emitir válidamente actos administrativos por medios electrónicos siempre y cuando se asegure su autenticidad, integridad y disponibilidad de acuerdo con la ley”. ↑

5. “Artículo 58. Archivo electrónico de documentos. Cuando el procedimiento administrativo se adelante utilizando medios electrónicos, los documentos deberán ser archivados en este mismo medio. Podrán almacenarse por medios electrónicos, todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas. 

   La conservación de los documentos electrónicos que contengan actos administrativos de carácter individual, deberá asegurar la autenticidad e integridad de la información necesaria para reproducirlos, y registrar las fechas de expedición, notificación y archivo”. ↑

6. “ARTÍCULO 61. Recepción de documentos electrónicos por parte de las autoridades. Para la recepción de documentos electrónicos dentro de una actuación administrativa, las autoridades deberán contar con un registro electrónico de documentos, además de:

   1. Llevar un estricto control y relación de los documentos electrónicos enviados y recibidos en los sistemas de información, a través de los diversos canales, incluyendo la fecha y hora de recepción.

   2. Mantener los sistemas de información con capacidad suficiente y contar con las medidas adecuadas de protección de la información, de los datos y en general de seguridad digital.

   3. Emitir y enviar un mensaje acusando el recibo o salida de las comunicaciones indicando la fecha de esta y el número de radicado asignado” ↑

7. CONSEJO DE ESTADO. Sección Tercera. Subsección B. Sentencia del 28 de febrero de 2013. C.P. Danilo Rojas Betancourth. Exp. 25199. ↑

8. Código Civil, artículo 1501: «Se distinguen en cada contrato las cosas que son de su esencia, las que son de su naturaleza, y las puramente accidentales. Son de la esencia de un contrato aquellas cosas sin las cuales, o no produce efecto alguno, o degeneran en otro contrato diferente; son de la naturaleza de un contrato las que no siendo esenciales en él, se entienden pertenecerle, sin necesidad de una cláusula especial; y son accidentales a un contrato aquellas que ni esencial ni naturalmente le pertenecen, y que se le agregan por medio de cláusulas especiales”. ↑

9. “La última formalidad que deben cumplir los contratos de la Administración dentro del marco jurídico de la contratación estatal se refiere a la liquidación, definida, en principio, como un negocio jurídico bilateral cuyo objeto es la realización del corte de cuentas entre las partes contratantes, en el cual queda establecida la relación directa entre las prestaciones ejecutaras, el valor cobrado por las mismas y su cancelación por parte del deudor de estas, sin perjuicio de los descuentos económicos a que haya lugar con motivo de la aplicación de estipulaciones contractuales específicas” (EXPOSITO, Juan Carlos. Forma y contenido del contrato estatal. Bogotá: Universidad Externado de Colombia, 2013. pp. 89 -90). ↑

10. CONSEJO DE ESTADO. Sección Tercera. Subsección C. Sentencia del 20 de octubre de 2014, C.P: Enrique Gil Botero. Exp. 27.777. Allí se dijo: “[…] liquidar supone un ajuste expreso y claro sobre las cuentas y el estado de cumplimiento de un contrato, de tal manera que conste el balance tanto técnico como económico de las obligaciones que estuvieron a cargo de las partes. En cuanto a lo primero, la liquidación debe incluir un análisis detallado de las condiciones de calidad y oportunidad en la entrega de los bienes, obras o servicios, y el balance económico dará cuenta del comportamiento financiero del negocio: recursos recibidos, pagos efectuados, estado del crédito o de la deuda de cada parte, entre otros detalles mínimos y necesarios para finiquitar una relación jurídica contractual”. ↑

11. AGENCIA NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA – COLOMBIA COMPRA EFICIENTE. SECOP II – Gestión Contractual para entidades estatales. Disponible en línea: https://formacionvirtual.colombiacompra.gov.co/pluginfile.php/9193/mod_folder/content/0/M%C3%B3dulo%20VI/Gu%C3%ADa%20-%20Gesti%C3%B3n%20Contractual.pdf . p. 64. ↑

12. La Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado, en concepto del 8 de marzo de 2017, radicado No. 2298, y con ponencia del Consejero Édgar González, manifestó respecto del trámite del cierre del expediente del Proceso de Contratación que: “[…] procede cuando se ha efectuado la liquidación del contrato, a efectos de dejar las constancias sobre el vencimiento de las garantías y la condición de los bienes y obras desde la perspectiva ambiental, y también en los casos en los cuales no se haya efectuado dicha liquidación, a efectos de dejar constancia sobre el punto final de la actuación contractual”. ↑

13. AGENCIA NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA – COLOMBIA COMPRA EFICIENTE. Circular Externa 05 del 1 de noviembre de 2024. Disponible en línea: https://www.colombiacompra.gov.co/archivos/circular/circular-externa-no-005-de-2024. ↑

14. “La última formalidad que deben cumplir los contratos de la Administración dentro del marco jurídico de la contratación estatal se refiere a la liquidación, definida, en principio, como un negocio jurídico bilateral cuyo objeto es la realización del corte de cuentas entre las partes contratantes, en el cual queda establecida la relación directa entre las prestaciones ejecutaras, el valor cobrado por las mismas y su cancelación por parte del deudor de estas, sin perjuicio de los descuentos económicos a que haya lugar con motivo de la aplicación de estipulaciones contractuales específicas” (EXPOSITO, Juan Carlos. Forma y contenido del contrato estatal. Bogotá: Universidad Externado de Colombia, 2013. pp. 89 -90). ↑

15. DÍAZ DÍEZ, Cristian Andrés. La liquidación. Serie: Las Cláusulas del Contrato Estatal. Medellín: Librería Jurídica Sánchez y Centro de Estudios de Derecho Administrativo –CEDA–, 2013, pp. 53-54. ↑

16. CONSEJO DE ESTADO. Sección Tercera. Subsección C. Sentencia del 20 de octubre de 2014, C.P: Enrique Gil Botero. Exp. 27.777. Allí se dijo: “[…] liquidar supone un ajuste expreso y claro sobre las cuentas y el estado de cumplimiento de un contrato, de tal manera que conste el balance tanto técnico como económico de las obligaciones que estuvieron a cargo de las partes. En cuanto a lo primero, la liquidación debe incluir un análisis detallado de las condiciones de calidad y oportunidad en la entrega de los bienes, obras o servicios, y el balance económico dará cuenta del comportamiento financiero del negocio: recursos recibidos, pagos efectuados, estado del crédito o de la deuda de cada parte, entre otros detalles mínimos y necesarios para finiquitar una relación jurídica contractual”. ↑

17. EXPÓSITO VÉLEZ, Juan Carlos. Op. cit, p. 90. ↑

18. CONSEJO DE ESTADO, Sala de Consulta y Servicio Civil. Concepto de 6 de agosto de 2003. C.P. Augusto Trejos. Rad. No. 1453. ↑

19. PINO RICCI, Jorge. El régimen jurídico de los contratos estatales. Bogotá: Universidad Externado de Colombia, 2005, p. 373. ↑

20. La pregunta fue la siguiente: ¿[e]s viable jurídicamente adelantar el trámite de cierre de expediente contractual de que trata el artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015, en los casos en los cuales se ha perdido competencia para liquidar un contrato por mutuo acuerdo entre las partes (vencimiento del plazo pactado para liquidación bilateral más dos meses de la liquidación unilateral más dos años de la caducidad de la acción de control de controversias contractuales), en el cual para efectos contables, presupuestales y financieros se ordene la liberación de los recursos no ejecutados en favor de la Entidad, y adicionalmente se ordene el pago de los saldos a favor del contratista por actividades ejecutadas durante el término de vigencia del contrato, que no hubiesen sido cobradas por el contratista debido a que se encontraban sujetas a pago contra liquidación bilateral, y el contrato no fue liquidado por causas no imputables a este?. ↑