Colombia Compra Eficiente (Concepto C-161 de 2021) precisa cómo determinar el método de ponderación de la oferta económica con base en la TRM publicada por la Superfinanciera, manteniendo los métodos (mediana con valor absoluto, media geométrica, media aritmética baja y menor valor) aplicados de forma aleatoria según los centavos de la TRM. El concepto ajusta reglas sobre el proceso en el Documento tipo: la entidad debe finalizar la apertura de los sobres económicos hasta antes de las 3:00 p.m., y no puede abrir conociendo la TRM del día hábil siguiente. En SECOP II, si la desencriptada del sobre económico se demora más de un día o supera las 3:00 p.m., la entidad aplica la TRM del día hábil siguiente en que haga clic en “Abrir sobres”, garantizando que al oprimir ese botón no se conozca la TRM que define el método de ponderación.
Expediente: C-161 de 2021 – Fecha: 19-04-2021 – Número Interno: C-161 de 2021 – Demandado: – Actor: Daniela Robledo Giraldo – Radicado de entrada: P20210303001745 – Radicado de salida: RS20210419003164 – Restrictor: – Descriptor: DOCUMENTOS TIPO – Mes: Abril – Año: 2021
Texto del concepto
DOCUMENTOS TIPO – Método de ponderación – Apertura de ofertas – Cambios – Hora límite
El documento base expedido por la Resolución No. 240 de 2020, esencialmente, conserva el mecanismo para la determinación del método de ponderación de la oferta económica con base en la TRM publicada por la Superfinanciera. En ese sentido, el numeral 4.1.4 conserva los métodos de Mediana con valor absoluto, Media geométrica, Media aritmética baja y Menor valor, los cuales deben aplicarse de manera aleatoria según los centavos de la TRM publicada por la Superfinanciera. No obstante, dicho documento base introduce variaciones respecto de ciertos aspectos.
En primer lugar, la aplicación diferencial de la TRM en virtud del uso de SECOP I y SECOP II desaparece, en la medida que el numeral 4.1.4 establece que la determinación del método de ponderación de las propuestas se realizará «de acuerdo con la TRM que rija al día hábil siguiente», sin establecer ningún condicionamiento al respecto.
De otra parte, el numeral 4.1.4 al regular el mecanismo de escogencia del método de ponderación, reglamenta aspectos propios del desarrollo de la apertura de los sobres contentivos de las ofertas económicas y del desarrollo de la audiencia de adjudicación, no contemplados en los numerales 2.4 y 2.6 del referido documento base. En particular, el numeral 4.1.4 establece que «la entidad debe finalizar la apertura de los sobres económicos hasta antes de las 3:00 pm», de tal manera que «la entidad no podrá abrir los sobres económicos teniendo conocimiento de la TRM que regirá al día hábil siguiente», la cual suele ser publicada por la Superfinanciera entre las 4:00 pm y las 6:00 pm.
Lo anterior indica que, en lo relativo a la apertura de los sobres contentivos de la oferta económica, la Versión 3 del aludido documento base mantiene la obligación de iniciar y finalizar la apertura de los sobres en un mismo día, en el que también deberá definirse el método de ponderación, pero estableciendo además que ello deberá llevarse a cabo antes de las 3:00 pm del respectivo día.
DOCUMENTOS TIPO – Método de ponderación – SECOP II – Desencriptar sobres económicos
[…] En los casos en que la desencriptada de la oferta económica se demora más de un día o, cuando supera la hora de las 3:00 p.m., la entidad aplicará la TRM del día hábil siguiente en que haga clic en el botón «Abrir sobres». Es importante señalar que, al ser la plataforma del SECOP II transaccional, las entidades no podrán modificar las ofertas económicas y, por tanto, lo importante es que al momento de oprimir el botón de «abrir sobres» no se conozca la TRM que define el método de ponderación de la oferta económica.
Bajo ese entendido, las entidades estatales al publicar sus procesos de contratación en la plataforma del SECOP II y, por tanto, para acoger las reglas definidas en el «Documento tipo» de licitación de obra pública de infraestructura de transporte y agua potable y saneamiento básico deberán dar clic en la opción «Abrir sobres» antes de las 3.00 P.M. De esta manera, se tendrá certeza que la entidad no conoce la TRM que regirá en ese día y, en consecuencia, no conocerá el método de ponderación de las ofertas económicas. Dicha situación por consiguiente, no afectará el principio de transparencia en los procesos de contratación. En este sentido, como se explicó en las consideraciones, la regla del numeral 4.1.4. consiste en establecer que la entidad iniciará la apertura de los sobres y definirá el método de ponderación de acuerdo con la TRM que rija el día hábil siguiente. Lo anterior, sin perjuicio de que allí se establezcan contenidos adicionales para garantizar la transparencia en la contratación estatal.
Bogotá D.C.,
Señora
Daniela Robledo Giraldo
Pereira, Risaralda
Concepto C ─ 161 de 2021
Temas: | DOCUMENTOS TIPO – Método de ponderación – Apertura de ofertas – Cambios – Hora límite / DOCUMENTOS TIPO – Método de ponderación – SECOP II – Desencriptar sobres económicos |
Radicación: | Respuesta a la consulta No P20210303001745 |
Estimada señora Robledo Giraldo:
En ejercicio de la competencia otorgada por los artículos 11, numeral 8º, y 3º, numeral 5º, del Decreto Ley 4170 de 2011, la Agencia Nacional de Contratación Pública ― Colombia Compra Eficiente responde su consulta del 3 de marzo de 2021.
- Problema planteado
La peticionaria plantea la siguiente problemática en relación con la determinación del método de ponderación para los documentos tipo de licitación de obra pública del sector de agua potable y saneamiento básico e infraestructura de transporte para los procesos adelantados en el SECOP II. En este sentido, en su petición indica lo siguiente: «[…] a los últimos procesos de licitación pública que hemos publicado se han presentado más de 240 proponentes, por lo que la desencriptada del sobre económico tarda hasta dos días, por esta razón solicitamos aclarar si debemos tener en cuenta la TRM que se publica el día que le damos “abrir” al sobre económico o la que se publica el día que realmente se termina de desencriptar dicho sobre».
- Consideraciones
Para responder su inquietud se explicarán las reglas relacionadas con la definición de la TRM que determina el método de ponderación de las ofertas económicas en los documentos tipo de obra pública del sector de infraestructura de transporte y agua potable y saneamiento básico. Al respecto, la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente, en ejercicio de la función consultiva se ha pronunciado sobre el tema relativo a la ponderación de la oferta económica en procedimientos contractuales regidos por los documentos tipo de obra pública de infraestructura de transporte en el concepto con radicado No. 4202013000001564 del 18 de marzo de 2020, reiterado y desarrollado en los conceptos C-193 del 6 de abril de 2020, C-224 del 21 de abril de 2020, C-279 del 18 de mayo de 2020, C-347 del 26 de mayo de 2020, C-412 del 17 de junio de 2020, C-349 del 23 de junio de 2020, C-423 del 23 de junio de 2020, C-424 del 23 de junio de 2020, C-472 del 14 de julio de 2020, C-386 del 24 de julio de 2020, C-482 del 27 de julio de 2020, C-490 del 28 de julio de 2020, C−382 del 30 de julio de 2020, C−385 del 30 de julio de 2020, C−431 del 09 de julio de 2020, C–679 del 23 de noviembre de 2020, C-810 del 08 de febrero de 2021, C- 011 del 17 de febrero de 2021, C-042 del 03 de marzo de 221 y C-071 del 17 de marzo de 2021. En lo pertinente, las tesis expuestas en los conceptos mencionados se reiteran a continuación.
2.1 Ponderación de la oferta económica en los Documentos Tipo de licitación de obra pública de infraestructura de transporte
El documento base expedido por la Resolución No. 240 de 2020, esencialmente, conserva el mecanismo para la determinación del método de ponderación de la oferta económica con base en la TRM publicada por la Superfinanciera. En ese sentido, el numeral 4.1.4 conserva los métodos de Mediana con valor absoluto, Media geométrica, Media aritmética baja y Menor valor, los cuales deben aplicarse de manera aleatoria según los centavos de la TRM publicada por la Superfinanciera[1]. No obstante, dicho documento base introduce variaciones respecto de ciertos aspectos.
En primer lugar, la aplicación diferencial de la TRM en virtud del uso de SECOP I y SECOP II desaparece, en la medida que el numeral 4.1.4 establece que la determinación del método de ponderación de las propuestas se realizará «de acuerdo con la TRM que rija al día hábil siguiente», sin establecer ningún condicionamiento al respecto.
De otra parte, el numeral 4.1.4 al regular el mecanismo de escogencia del método de ponderación, reglamenta aspectos propios del desarrollo de la apertura de los sobres contentivos de las ofertas económicas y del desarrollo de la audiencia de adjudicación, no contemplados en los numerales 2.4 y 2.6 del referido documento base[2]. En particular, el numeral 4.1.4 establece que «la entidad debe finalizar la apertura de los sobres económicos hasta antes de las 3:00 pm», de tal manera que «la entidad no podrá abrir los sobres económicos teniendo conocimiento de la TRM que regirá al día hábil siguiente», la cual suele ser publicada por la Superfinanciera entre las 4:00 pm y las 6:00 pm.
Lo anterior indica que, en lo relativo a la apertura de los sobres contentivos de la oferta económica, la Versión 3 del aludido documento base mantiene la obligación de iniciar y finalizar la apertura de los sobres en un mismo día, en el que también deberá definirse el método de ponderación, pero estableciendo además que ello deberá llevarse a cabo antes de las 3:00 pm del respectivo día.
En ese sentido, el numeral 4.1.4 establece que, para poder cumplir con estos supuestos, atendiendo las particularidades de cada proceso, la entidad podrá suspender la audiencia y reiniciarla cuando estime conveniente, de tal manera que la apertura de las ofertas económicas y la determinación del método de ponderación puedan ocurrir un mismo día, culminando la apertura antes de las 3:00 pm.
Estos cambios en el mecanismo para definir de forma aleatoria el método de ponderación de las ofertas económicas, garantizan mayor transparencia en la ponderación respecto de la regulación instaurada por la Versión 2 de los referidos documentos tipo. Esto en la medida en que establecer una hora límite para la apertura de las ofertas garantiza que las entidades estatales no puedan, antes o durante la apertura de las ofertas, conocer la TRM que determinará el método de ponderación, comoquiera que esta sería publicada por la Superfinanciera en un momento posterior a la apertura de todas las ofertas económicas.
Por su parte, es importante resaltar que estas reglas relacionadas con la forma en la cual se determina la TRM que la entidad utilizará para determinar el método de ponderación de la oferta económica se replicaron en los documentos tipo del sector agua potable y saneamiento básico adoptados por las Resoluciones 248 y 249 de 2020.
Conforme a lo expuesto previamente, la TRM que la entidad utilizará para determinar el método de ponderación será el que rija el día hábil siguiente del día en que efectivamente sea la apertura del segundo sobre. Ahora bien, el peticionario plantea la siguiente inquietud frente a los procesos publicados en el SECOP II: ¿Cuál es la TRM que rige cuando la desencriptada de los sobres económicos se demora hasta dos días?
Al respecto, es importante explicar que el SECOP II es una plataforma transaccional que permite a las entidades estatales gestionar en línea todos los procesos de contratación. Esta herramienta dispone de cuentas para entidades estatales, proveedores y veedores, además de contar con la vista pública para cualquier tercero interesado en hacer seguimiento a la contratación pública. Desde sus cuentas, las entidades crean, evalúan, responden observaciones, adjudican procesos de contratación, y gestionan la fase de ejecución del contrato, hasta su liquidación y cierre del expediente contractual. Por ello, la apertura y publicación de las ofertas se realizará por medio de la plataforma, incluida la oferta económica.
En ocasiones la plataforma del SECOP II se puede demorar en desencriptar los sobres económicos y esto depende del número de oferentes que se presentan en los procesos de contratación. En el caso planteado por el peticionario, es decir, cuando la desencriptada de estas ofertas económicas se demora hasta dos días, surge el siguiente interrogante: ¿cuál es la TRM que va a regir en los procesos de contratación para efectos de definir el método de ponderación de las ofertas económicas, la que rija al día hábil siguiente del día en que se oprime el botón de la apertura de los sobres o cuando efectivamente se abrieron los sobres económicos?
Frente a su inquietud, es importante aclarar que, de acuerdo con la Subdirección de Información y Desarrollo Tecnológico la demora en desencriptar las ofertas económicas se presenta en supuestos excepcionales en que se presenta una gran cantidad de oferentes en los procedimientos de selección. En este sentido, en los casos en que la desencriptada de la oferta económica se demora más de un día o, cuando supera la hora de las 3:00 p.m., pese a iniciarse con anterioridad el proceso de apertura, la entidad aplicará la TRM del día hábil siguiente del día en que se oprima el botón «Abrir sobres», debiendo iniciar el proceso de apertura, como se indicó, antes de esta hora. En este sentido, es importante señalar que al ser la plataforma del SECOP II transaccional, las entidades no podrán modificar las ofertas económicas y, por tanto, lo importante es que al momento de oprimir el botón de «abrir sobres» no se conozca la TRM que define el método de ponderación de la oferta económica.
Además, la postura anterior se fundamenta en lo establecido en el numeral 4.1.4 del documento base que prescribe: «El día de la audiencia efectiva de adjudicación, la entidad iniciará respondiendo y resolviendo las observaciones presentadas al informe de evaluación, de conformidad con el numeral 2.6. Acto seguido, la entidad iniciará la apertura de los sobres de las ofertas económicas y definirá el método de ponderación de las propuestas de acuerdo con la TRM que rija al día hábil siguiente; sin embargo, la entidad debe finalizar la apertura de los sobres económicos hasta antes de las 3:00 pm». En efecto, la regla principal de este numeral consiste en establecer que la entidad iniciará la apertura de los sobres y definirá el método de ponderación de acuerdo con la TRM que rija el día hábil siguiente. Lo anterior, sin perjuicio de que establezca contenidos adicionales para garantizar la transparencia en la contratación estatal.
Bajo ese entendido, las entidades estatales al publicar sus procesos de contratación en la plataforma del SECOP II y, por tanto, para acoger las reglas definidas en el «Documento tipo» de licitación de obra pública de infraestructura de transporte y agua potable y saneamiento básico deberán dar clic en «Abrir sobres» antes de las 3.00 P.M. De esta manera, se tendrá certeza que la entidad no conoce la TRM que regirá en ese día, y, en consecuencia, no conocerá el método de ponderación de esta oferta económica. Dicha situación, por consiguiente, no afectará el principio de transparencia en los procesos de contratación.
Al respecto, es importante recordar que en la «Guía para hacer un proceso de contratación de Licitación Pública (Obra pública) en el SECOP II»[3] se explica la forma en la cual se abre el sobre económico en los procesos adelantados en el SECOP II. De este modo, en primer lugar, desde el sobre 1 se admiten a los proveedores que cumplan con los requisitos habilitantes correspondientes y se excluye a aquellos que no hayan cumplido. En segundo lugar, para abrir el sobre económico de los oferentes habilitados, se hace clic en «Iniciar» y luego en «abrir sobres». Por último, para actualizar la información de las ofertas de los proveedores con el contenido del sobre económico abierto, se ingresa al panel de ofertas, primero haciendo clic en «Publicar/ actualizar lista de oferentes» y luego en «Publicar ofertas».
En otras palabras, la apertura del sobre económico en la plataforma del SECOP II se realiza en tres pasos: i) la habilitación de los proveedores que cumplen las condiciones mínimas habilitantes y la exclusión de aquellos que no cumplan estas exigencias mínimas, ii) la apertura del sobre económico que, en los términos de la plataforma del SECOP II se refiere a la «desencriptación» de estos sobres, y finalmente, iii) luego de abiertos los sobres económicos la publicación del contenido de estos sobres a cualquier interesado.
Ahora bien, para acoger los lineamientos de los documentos tipo de obra pública de infraestructura de transporte y agua potable y saneamiento básico, las entidades estatales deberán oprimir el botón «abrir sobres» antes de las 3:00 p.m., y, por tanto, la TRM que aplicará será la que rija al día hábil siguiente al momento en que la entidad oprima esta opción. En el evento en que la apertura efectiva de los sobres económicos finalice después de las 3:00 p.m., o incluso esto se haga al día siguiente en que se oprime el botón de «abrir sobres» seguirá rigiendo la TRM del día en que efectivamente se dio la opción de abrir los sobres económicos. Lo anterior, debido a que, la entidad no puede alterar el contenido de las ofertas económicas.
- Respuestas
«[…] a los últimos procesos de licitación pública que hemos publicado se han presentado más de 240 proponentes, por lo que la desencriptada del sobre económico tarda hasta dos días, por esta razón solicitamos aclarar si debemos tener en cuenta la TRM que se publica el día que le damos “abrir” al sobre económico o la que se publica el día que realmente se termina de desencriptar dicho sobre»
En los casos en que la desencriptada de la oferta económica se demora más de un día o, cuando supera la hora de las 3:00 p.m., la entidad aplicará la TRM del día hábil siguiente en que haga clic en el botón «Abrir sobres». Es importante señalar que, al ser la plataforma del SECOP II transaccional, las entidades no podrán modificar las ofertas económicas y, por tanto, lo importante es que al momento de oprimir el botón de «abrir sobres» no se conozca la TRM que define el método de ponderación de la oferta económica.
Bajo ese entendido, las entidades estatales al publicar sus procesos de contratación en la plataforma del SECOP II y, por tanto, para acoger las reglas definidas en el «Documento tipo» de licitación de obra pública de infraestructura de transporte y agua potable y saneamiento básico deberán dar clic en la opción «Abrir sobres» antes de las 3.00 P.M. De esta manera, se tendrá certeza que la entidad no conoce la TRM que regirá en ese día y, en consecuencia, no conocerá el método de ponderación de las ofertas económicas. Dicha situación por consiguiente, no afectará el principio de transparencia en los procesos de contratación. En este sentido, como se explicó en las consideraciones, la regla del numeral 4.1.4. consiste en establecer que la entidad iniciará la apertura de los sobres y definirá el método de ponderación de acuerdo con la TRM que rija el día hábil siguiente. Lo anterior, sin perjuicio de que allí se establezcan contenidos adicionales para garantizar la transparencia en la contratación estatal.
Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Atentamente,
Elaboró: | Sara Milena Núñez Aldana Gestor T1-15 de la Subdirección de Gestión Contractual |
Revisó: | Sebastián Ramirez Grisales Gestor T1-15 de la Subdirección de Gestión Contractual |
Aprobó: | Jorge Augusto Tirado Navarro Subdirector de Gestión Contractual |
Resolución No. 240 de 2020. Documento Base: « 4.1.4. DETERMINACIÓN DEL MÉTODO PARA LA PONDERACIÓN DE LA PROPUESTA ECONÓMICA
[…]
»Para determinar el método de ponderación, la entidad tomará los centavos de la Tasa de Cambio Representativa del Mercado (TRM), certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia (en su sitio web: https://www.superfinanciera.gov.co/publicacion/60819)
»El día de la audiencia efectiva de adjudicación, la entidad iniciará respondiendo y resolviendo las observaciones presentadas al informe de evaluación, de conformidad con el numeral 2.6. Acto seguido, la entidad iniciará la apertura de los sobres de las ofertas económicas y definirá el método de ponderación de las propuestas de acuerdo con la TRM que rija al día hábil siguiente; sin embargo, la entidad debe finalizar la apertura de los sobres económicos hasta antes de las 3:00 pm. De conformidad con lo anterior, la entidad no podrá abrir los sobres económicos teniendo conocimiento de la TRM que regirá al día hábil siguiente. En este sentido, atendiendo a las circunstancias anteriores y las particularidades de cada caso, la entidad podrá optar por suspender la audiencia y reiniciarla cuando lo considere conveniente, de manera que inicie y finalice la apertura de los sobres antes de las 3:00 pm del día respectivo.
»En el evento que la entidad deba suspender la audiencia por cualquier motivo, se tendrá como método de ponderación el que rija el día hábil siguiente del día en que efectivamente realice la apertura del segundo sobre.
»En cualquiera de los supuestos señalados, la entidad debe iniciar y agotar la apertura de los sobres económicos y la definición del método de ponderación en un mismo día hasta antes de las 3:00 pm. Igualmente, el método definido el día de la apertura del sobre económico seguirá rigiendo aun cuando la entidad deba suspender la audiencia.
»[…]
»El método de ponderación se determinará de acuerdo con los rangos del siguiente cuadro:
Rango (inclusive)
Número
Método
De 0.00 a 0.24
1
Mediana con valor absoluto
De 0.25 a 0.49
2
Media geométrica
De 0.50 a 0.74
3
Media aritmética baja
De 0.75 a 0.99
4
Menor valor
»Para determinar el método de ponderación, la entidad tomará los centavos de la Tasa de Cambio Representativa del Mercado (TRM), certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia (en su sitio web: https://www.superfinanciera.gov.co/publicacion/60819)». ↑
Resolución No. 240 de 2020. Documento Base: «2.4. CIERRE DEL PROCESO Y APERTURA DE OFERTAS
»[Incluir para los procesos de contratación adelantados por SECOP I]
[…]
»Un funcionario o contratista de la entidad verificará que el Sobre No. 2 de cada oferta esté sellado y requerirá a los asistentes a la diligencia de cierre para que firmen cada uno de ellos. Para generar confianza, al momento del cierre la entidad guardará en un sobre todos los sobres económicos, y éste lo firmarán quienes asistan al cierre, o los custodiará en una bolsa de seguridad, con el fin de que, al momento de su apertura en la audiencia efectiva de adjudicación se pueda verificar que los mismos no fueron alterados, cambiados o abiertos. La entidad custodiará en un lugar idóneo este sobre o la bolsa de seguridad para garantizar su seguridad.
»En la apertura del Sobre No. 2, la entidad estatal permitirá tomar fotos a las ofertas económicas, si así lo solicita cualquier proponente
[…]
»2.6. AUDIENCIA EFECTIVA DE ADJUDICACIÓN
»En la fecha establecida en el Anexo 2 – Cronograma, la entidad procederá a la instalación y desarrollo de la audiencia efectiva de adjudicación, sin perjuicio de la utilización de los medios virtuales que garanticen la participación y la interacción de los interesados con la entidad contratante.
»Al inicio de la audiencia, la entidad otorgará la palabra a los proponentes para presentar las observaciones al informe final de evaluación. Esta no podrá entenderse como una oportunidad adicional para aportar documentos o elementos que no hayan sido incorporados en el plazo definido en el numeral 1.6. Lo anterior, sin perjuicio de la potestad de la entidad de realizar las verificaciones que considere pertinentes para la adecuada selección del contratista.
»Resueltas las observaciones frente al informe de evaluación, en caso de que haya lugar a ello, la entidad procederá a dar apertura al Sobre 2 de los proponentes habilitados y evaluará la oferta económica a través del mecanismo escogido mediante el método aleatorio que resulte aplicable de conformidad con lo establecido en el numeral 4.1. del presente pliego de condiciones. Posteriormente, se correrá traslado a los proponentes habilitados solo para la revisión del aspecto económico y se definirá el orden de elegibilidad.
»El orden de elegibilidad se establecerá a través de la sumatoria de los puntajes obtenidos por las propuestas para cada uno de los criterios establecidos en el “CAPÍTULO IV” y ordenados de mayor a menor […]». ↑
La mencionada Guía se encuentra publicada en el siguiente link: https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_step/20190820guiamslicitacionpublicaobraentidadestatalv9.pdf ↑