DOCUMENTOS TIPO, INALTERABILIDAD, REDACCIÓN DE NÚMEROS

Texto del concepto

DOCUMENTOS TIPO – Normatividad

[…] Sin perjuicio de lo anterior, debe tenerse en cuenta que en relación con los documentos tipo expedidos o actualizados luego de la vigencia de la Ley 2022 de 2020, el fundamento de la inalterabilidad de su contenido se deriva de lo establecido en la ley y particularmente lo prescrito en cada una de las resoluciones que adoptan los documentos tipo. En tal sentido, por ejemplo, en relación con los documentos tipo de obra de infraestructura de transporte en la modalidad de licitación –Versión 3– y selección abreviada –Versión 2–, junto con los documentos tipo de interventoría de transporte, en las resoluciones que adoptan estos documentos tipo, en sus artículos 2 y 3 reiteran la obligatoriedad de los parámetros contenidos en los mismos y su inalterabilidad. A su vez, los documentos tipo de obra de infraestructura de saneamiento básico y su modalidad llave en mano, en el artículo 2º de su respectiva Resolución, establecen que los documentos tipo contienen parámetros obligatorios.

INALTERABILIDAD – Documentos Tipo

El fundamento legal vigente de la regla de la inalterabilidad está en el artículo 1 de la Ley 2022 de 2020, según el cual «[…] serán de obligatorio cumplimiento en la actividad contractual de todas las entidades sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública». Pero eso no significa que antes no rigiera, pues así también lo disponía el artículo 4 de la Ley 1882 de 2018. Por vía reglamentaria, también quedó consignado en su momento el carácter inmodificable de los pliegos tipo en el artículo 1 de los Decretos 342 de 2019, Decreto 2096 de 2019 y 594 de 2020, que adicionaron, respectivamente, los artículos 2.2.1.2.6.1.4, 2.2.1.2.6.2.3 y 2.2.1.2.6.3.4 al Decreto 1082 de 2015.

REDACCIÓN DE NÚMEROS – Documentos tipo – Decimales – Miles

[…] En armonía con lo anterior, teniendo en cuenta las preguntas del peticionario, es importante señalar que el ordenamiento jurídico no establece una forma específica mediante la cual se puedan representar las cifras decimales o los miles. En particular, frente a la posibilidad de que los decimales se escriban separando los números enteros de las cifras decimales con punto ( . ) o coma ( , ), al igual que para separar los millares, esta Agencia considera que ambas formas son válidas, ya que con ellas se puede expresar lo mismo, de acuerdo al uso que se les da a estos signos

CCE-DES-FM-17

Bogotá, 19 Noviembre 2021

Señor

Barranquilla

Temas: DOCUMENTOS TIPO – Normatividad / INALTERABILIDAD – Documentos Tipo / REDACCIÓN DE NÚMEROS – Documentos tipo – Decimales – Miles

Radicación: Respuesta a la consulta P20211009009341

Estimado señor Linero,

En ejercicio de la competencia otorgada por el numeral 8 del artículo 11 y el numeral 5 del artículo 3 del Decreto Ley 4170 de 2011, la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente responde las consultas realizadas 9 de octubre de 2021.

Usted forma la siguiente pregunta:

Teniendo en cuenta que el Formato 3 - Experiencia, los Formato 5 de Capacidad Residual y el Formulario 1-Presupuesto Oficial son publicados en el SECOP en formato Excel, solicitamos se nos aclare como se deben ser diligenciadas las cifras numéricas en esos documentos Tipo en lo concerniente a que las cifras de miles se separan con coma o con punto, e igualmente para las cifras decimales si se deben separar con comas o con puntos. Por ejemplo: como se debe diligenciar la cifra de un millón con dos decimales: 1,000,000.00 o 1.000.000,00.

Creemos que los Pliegos de Condiciones Tipo vigentes no establecen ninguna condición al respecto, pero algunas Entidades Estatales pretenden establecer esta condición a su voluntad, por lo cual deseamos que se nos indique a juicio de Colombia Compra Eficiente cual de las dos formas del ejemplo es la forma correcta para diligenciar las cifras en los Formatos y en el Formulario 1, o si por el contrario las dos formas de representación de las cifras del ejemplo son correctas para diligenciar los Formatos o Formularios.

La Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente en los conceptos C-144 del 2 de marzo de 2020, C-174 del 16 de marzo de 2020, C-129 del 24 de marzo de 2020, C-193 del 6 de abril de 2020, C-189 del 8 de abril de 2020, C-009 del 27 de abril de 2020, C-289 del 26 de mayo de 2020, C-332 del 26 de mayo de 2020, C-354 del 4 de junio de 2020, C-384 del 4 de junio de 2020, C-387 del 23 de junio de 2020, C-328 del 30 de junio de 2020, C-379 del 30 de junio de 2020, C-397 del 30 de junio de 2020, C-411 del 30 de junio de 2020, C-415 del 7 de julio de 2020, C-443 del 7 de julio de 2020, C-427 del 9 de julio de 2020, C-395 del 9 de julio de 2020, C-327 del 10 de julio de 2020, C-444 del 13 de julio de 2020, C-429 del 24 de julio de 2020, C-466 del 24 de julio de 2020, C-420 del 28 de julio de 2020, C-485 del 29 de julio de 2020, C- 501 del 29 de julio de 2020, C-478 del 30 de julio de 2020, C-450 del 3 de agosto de 2020, C-497 del 6 de agosto de 2020, C-528 del 18 de agosto de 2020, C-531 del 21 agosto de 2020, C-546 del 26 de agosto de 2020, C-597 del 14 de septiembre de 2020, C-618 del 17 de septiembre de 2020, C-633 del 2 de octubre de 2020, C-630 del 21 de octubre de 2020, C-643 del 26 de octubre de 2020, C-635 del 29 de octubre de 2020, C-653 del 9 de noviembre de 2020, C-665 del 11 de noviembre de 2020, C-698 del 19 de noviembre de 2020, C-716 del 30 de noviembre de 2020, C-775 de 2020 del 11 de diciembre de 2020, C-798 del 25 de enero de 2021, C-027 del 1º de marzo de 2021 y C-204 del 6 de mayo de 2021, explicó la normatividad de los documentos tipo. De igual manera, ha analizado la inalterabilidad de los Documentos Tipo en conceptos como el C-179 del 28 de abril de 2021, C-287 del 18 de junio de 2021 y C- 428 del 20 de agosto de 2021.Las tesis desarrolladas en estos conceptos se reiteran a continuación y se complementan en lo pertinente.

La redacción original del artículo 4 de la Ley 1882 de 2018 establecía que al Gobierno Nacional le correspondía adoptar los «documentos tipo para los pliegos de condiciones de los procesos de selección de obras públicas» y que estos «deberán ser utilizados por todas las entidades sometidas al Estatuto General de la Contratación de la Administración Pública en los procesos de selección que adelanten». En relación con su contenido, disponía que «[d]entro de los documentos tipo el Gobierno adoptará de manera general y con alcance obligatorio para todas las entidades sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública las condiciones habilitantes, así

como los factores técnicos y económicos de escogencia […] teniendo en cuenta la naturaleza y la cuantía de los contratos»¹.

Posteriormente, el 22 de julio de 2020, el Gobierno Nacional sancionó la Ley 2022, que rige a partir de su publicación y cuyo artículo 1 modifica el artículo 4 de la Ley 1882 de 2018 en relación con: i) el sujeto encargado de la adopción de los documentos tipo, ya que antes se señalaba al Gobierno Nacional y ahora la entidad encargada directamente por la Ley es la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente o quien haga sus veces; ii) la inclusión de buenas prácticas contractuales y los principios de la contratación pública para establecer los requisitos habilitantes, factores técnicos, económicos y otros factores de escogencia en los documentos tipo; iii) la implementación de procesos de capacitación en los municipios para la utilización de los documentos tipo buscando el desarrollo de la economía local; y iv) la responsabilidades para Colombia Compra Eficiente en la definición del desarrollo e implementación de los documentos tipo mediante cronogramas, coordinación con otras entidades especializadas, recepción de comentarios de los interesados y revisión de los documentos tipo expedidos².

En todo caso, bajo la redacción inicial del artículo 4 de la Ley 1882 de 2018, el Gobierno Nacional adoptó los documentos tipo para los pliegos de condiciones de los procesos de selección de licitación de obra pública de infraestructura de transporte, mediante la expedición del Decreto 342 de 2018, el cual adiciona al Decreto 1082 de 2015. Posteriormente, mediante los Decretos 2096 de 2019 y 594 de 2020 se adoptaron los Documentos Tipo de infraestructura de transporte para las modalidades de selección abreviada de menor cuantía y mínima cuantía, respectivamente.

Los artículos 2.2.1.2.6.1.4, 2.2.1.2.6.2.3 y 2.2.1.2.6.3.4 del Decreto 1082 de 2015 establecen la inalterabilidad de los documentos tipo, que consiste en que las entidades estatales no pueden incluir o modificar en los documentos del proceso las condiciones habilitantes, los factores técnicos y económicos de escogencia y los sistemas de ponderación distintos a los señalados en los Documentos Tipo. En consecuencia, las condiciones establecidas en los documentos que adopte el Gobierno Nacional, en ejercicio del mandato establecido en el artículo 4 de la Ley 1882 de 2018, son de obligatorio cumplimiento para las entidades sometidas al Estatuto General de

¹ El artículo 4 de la Ley 1882 de 2020 adicionó el parágrafo 7 al artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, el cual fue posteriormente modificado por la Ley 2022 de 2020, a través de la cual se atribuyó directamente a la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente la competencia para adoptar documentos tipo de aplicación obligatoria para las entidades regidas por el EGCAP.

² El artículo 1 de la Ley 2022 de 2020 modifica el artículo 4 de la Ley 1882 de 2018, el cual adiciona el parágrafo 7 al artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y dispone que: «La Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente o quien haga sus veces, adoptará documentos tipo que serán de obligatorio cumplimiento en la actividad contractual de todas las entidades sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.

»Dentro de estos documentos tipo, se establecerán los requisitos habilitantes, factores técnicos, económicos y otros factores de escogencia, así como aquellos requisitos que, previa justificación, representen buenas prácticas contractuales que procuren el adecuado desarrollo de los principios que rigen la contratación pública.

»Con el ánimo de promover la descentralización, el empleo local, el desarrollo, los servicios e industria local, en la adopción de los documentos tipo, se tendrá en cuenta las características propias de las regiones, la cuantía, el fomento de la economía local y la naturaleza y especialidad de la contratación. Para tal efecto se deberá llevar a cabo un proceso de capacitación para los municipios.

»La Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente fijará un cronograma, y definirá en coordinación con las entidades técnicas o especializadas correspondientes el procedimiento para implementar gradualmente los documentos tipo, con el propósito de facilitar la incorporación de estos en el sistema de compra pública y deberá establecer el procedimiento para recibir y revisar comentarios de los interesados, así como un sistema para la revisión constante de los documentos tipo, que expida.

»En todo caso, serán de uso obligatorio los documentos tipo para los pliegos de condiciones de los procesos de selección de obras públicas, interventoría para las obras públicas interventoría para consultoría de estudios y diseños para obras públicas, consultoría en ingeniería para obras, que lleven a cabo todas las entidades sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, en los términos fijados mediante la reglamentación correspondiente».

Contratación de la Administración Pública que adelanten procesos que deban regirse por su contenido, y no pueden variarse los requisitos fijados en ellos.

Sin perjuicio de lo anterior, debe tenerse en cuenta que en relación con los documentos tipo expedidos o actualizados luego de la vigencia de la Ley 2022 de 2020, el fundamento de la inalterabilidad de su contenido se deriva de lo establecido en la ley y particularmente lo prescrito en cada una de las resoluciones que adoptan los documentos tipo. En tal sentido, por ejemplo, en relación con los documentos tipo de obra de infraestructura de transporte en la modalidad de licitación –Versión 3– y selección abreviada –Versión 2–, junto con los documentos tipo de interventoría de transporte, en las resoluciones que adoptan estos documentos tipo, en sus artículos 2 y 3 reiteran la obligatoriedad de los parámetros contenidos en los mismos y su inalterabilidad³. A su vez, los documentos tipo de obra de infraestructura de saneamiento básico y su modalidad llave en mano, en el artículo 2º de su respectiva Resolución, establecen que los documentos tipo contienen parámetros obligatorios. Por lo anterior, es deber de las entidades sometidas al Estatuto General de la Contratación de la Administración Pública utilizar los Documentos Tipo en los procesos de selección que adelanten.

Sin perjuicio de lo anterior, de acuerdo con las competencias establecidas en las disposiciones analizadas hasta el momento se han expedido los siguientes documentos tipo que son obligatorios para todas las entidades sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública:

• • 1. Documentos tipo para licitación de obra pública de infraestructura de transporte

–versión 1–, obligatorios para los procesos cuyo aviso de convocatoria se haya publicado desde el 1 de abril de 2019.

• • 1. Documentos tipo para licitación de obra pública de infraestructura de transporte –versión 2–, obligatorios para los procesos cuyo aviso de convocatoria se haya publicado desde el 10 de marzo de 2020.
    2. Documentos tipo para licitación de obra pública de infraestructura de transporte –versión 3–, obligatorios para los procesos cuyo aviso de convocatoria se haya publicado desde el 1 de enero de 2021.
    3. Documentos tipo para procesos de selección abreviada de menor cuantía de infraestructura de transporte –versión 1–, obligatorios para los procesos cuyo aviso de convocatoria se haya publicado desde el 17 de febrero de 2020.
    4. Documentos tipo para procesos de selección abreviada de menor cuantía de infraestructura de transporte –versión 2–, obligatorios para los procesos cuyo aviso de convocatoria se haya publicado desde el 1 de enero de 2021.

³ Por ejemplo, los artículos 2 y 3 de la Resolución 240 del 27 de noviembre de 2020 establecen: «Artículo 2. OBLIGATORIEDAD. Los Documentos Tipo contienen parámetros obligatorios para las entidades estatales sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública que adelanten procesos de selección de licitación de obra pública de infraestructura de transporte de acuerdo con lo establecido en los Documentos Tipo».

«Artículo 3. INALTERABILIDAD DE LOS DOCUMENTOS TIPO. Las Entidades estatales contratantes no podrán incluir o modificar dentro de los documentos del proceso las condiciones habilitantes, los factores técnicos y económicos de escogencia y los sistemas de ponderación que han sido definidos y señalados en los Documentos Tipo».

• • 1. Documentos tipo para procesos de mínima cuantía de infraestructura de transporte, obligatorios para los procesos cuya invitación pública se haya publicado a partir del 10 de junio de 2020.
    2. Documentos tipo para procesos de concurso de méritos para contratar la interventoría de obras públicas de infraestructura de transporte, obligatorios para los procesos cuyo aviso de convocatoria se haya publicado desde el 1 de enero de 2021.
    3. Documentos tipo para los procesos de selección de concurso de méritos, para contratar la consultoría de estudios de ingeniería de infraestructura de transporte, obligatorios para los procesos cuyo aviso de convocatoria se haya publicado desde el 9 de agosto de 2021.
    4. Documentos tipo para procesos de licitación pública para obras de infraestructura de agua potable y saneamiento básico, obligatorios para los procesos cuyo aviso de convocatoria se haya publicado desde el 11 de diciembre de 2020.
    5. Documentos tipo para procesos de licitación pública para obras de infraestructura de agua potable y saneamiento básico en la modalidad llave en mano, obligatorios para los procesos cuyo aviso de convocatoria se haya publicado desde el 11 de diciembre de 2020.
    6. Documentos tipo para procesos de gestión catastral con enfoque multipropósito que se celebren a través de contratos interadministrativos, obligatorios para los contratos celebrados a partir del 1 de febrero de 2021.
    7. Documentos tipo para los procesos de licitación de obra pública de infraestructura social, concretamente, para infraestructura en el sector educativo.

Cabe aclarar que la Agencia Nacional de Contratación Pública sigue avanzando en la expedición de nuevos documentos tipo. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que estos exigen un minucioso desarrollo en el cual se consideran las observaciones de las entidades técnicas y especializadas, con la finalidad de expedir documentos tipo que contengan las mejores prácticas contractuales que procuren el adecuado desarrollo de los principios que rigen la contratación pública.

Todas las resoluciones expedidas por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, mediante las cuales se han adoptado los documentos tipo, consagran la regla de la inalterabilidad⁴. Esta prohibición consiste en que las entidades estatales no pueden incluir o modificar en los Documentos del Proceso las condiciones habilitantes, los factores técnicos y económicos de escogencia y los sistemas de ponderación distintos a los señalados en los documentos tipo. En consecuencia, las condiciones establecidas en los documentos tipo son de obligatorio cumplimiento para las entidades sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública que adelanten procesos que deban regirse por su contenido, y no pueden

⁴ En cuanto a las resoluciones vigentes, dicha regla se observa en el artículo 3 de las Resoluciones 240, 241, 248, 249, 256, 269 de 2020

y 193 del 2021, así como en el artículo 2 de la Resolución 094 de 2020.

variarse los requisitos fijados en ellos. Por lo tanto, las entidades estatales, al realizar sus procedimientos de selección, solo podrán modificarlos en los aspectos en que los documentos tipo lo permitan.

El fundamento legal vigente de la regla de la inalterabilidad está en el artículo 1 de la Ley 2022 de 2020, según el cual «[…] serán de obligatorio cumplimiento en la actividad contractual de todas las entidades sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública». Pero eso no significa que antes no rigiera, pues así también lo disponía el artículo 4 de la Ley 1882 de 2018. Por vía reglamentaria, también quedó consignado en su momento el carácter inmodificable de los pliegos tipo en el artículo 1 de los Decretos 342 de 2019, Decreto 2096 de 2019 y 594 de 2020, que

adicionaron, respectivamente, los artículos 2.2.1.2.6.1.4, 2.2.1.2.6.2.3 y 2.2.1.2.6.3.4 al

Decreto 1082 de 2015.

Además, las entidades estatales deben garantizar el principio de economía, del cual se desprende que no pueden exigir documentos o requisitos más allá de los que permitan la Constitución, la ley y los reglamentos. Este postulado ha sido recogido no solo en la contratación estatal⁵ sino además en la normativa antitrámites⁶; pues se inscribe dentro de la tendencia de simplificación y racionalización de los procedimientos administrativos. De ahí que cuando las autoridades solicitan la entrega de documentación innecesaria, desconocen el principio de economía.

Adicionalmente, la parte introductoria de los documentos tipo dispone que los aspectos incluidos en corchetes y resaltado gris deben ser diligenciados por la entidad. Excepcionalmente le corresponde al proponente consignar la información incluida en corchetes y resaltada en gris, como, por ejemplo, los formatos que requieren de la firma del proponente o su representante legal. De todos modos, en cada acápite que esté resaltado en gris la entidad tendrá la libertad de determinar la información que se diligenciará en los documentos tipo, de acuerdo con su necesidad y las instrucciones del pliego de condiciones.

Asimismo, en los documentos tipo se prevé los eventos en los que el objeto contractual incluye bienes o servicios adicionales a la obra pública. En este caso, la entidad estatal puede complementar experiencia adicional para evaluar la idoneidad respecto de los bienes o servicios ajenos a la obra pública. No obstante, deberán seguir

⁵ El artículo 25, numeral 1º de la Ley 80 de 1993 establece que «En las normas de selección y en los pliegos de condiciones para la escogencia de contratistas, se cumplirán y establecerán los procedimientos y etapas estrictamente necesarios para asegurar la selección objetiva de la propuesta más favorable. Para este propósito, se señalarán términos preclusivos y perentorios para las diferentes etapas de la selección y las autoridades darán impulso oficioso a las actuaciones».

En línea con lo anterior, el numeral 15 del mismo artículo prescribe: «15. Las autoridades no exigirán sellos, autenticaciones, documentos originales o autenticados, reconocimientos de firmas, traducciones oficiales, ni cualquier otra clase de formalidades o exigencias rituales, salvo cuando en forma perentoria y expresa lo exijan leyes especiales».

⁶ En efecto, el artículo 5 del Decreto-Ley 019 de 2012 prevé lo siguiente: «Las normas de procedimiento administrativo deben ser utilizadas para agilizar las decisiones; los procedimientos se deben adelantar en el menor tiempo y con la menor cantidad de gastos de quienes intervienen en ellos; las autoridades administrativas y los particulares que cumplen funciones administrativas no deben exigir más documentos y copias que los estrictamente necesarios, ni autenticaciones ni notas de presentación personal sino cuando la ley lo ordene en forma expresa, o tratándose de poderes especiales. En tal virtud, las autoridades deberán proceder con austeridad y eficiencia, optimizar el uso del tiempo y de los demás recursos, procurando el más alto nivel de calidad en sus actuaciones y la protección de los derechos de las personas».

los siguientes parámetros: i) demostrar en los estudios previos que ha verificado las condiciones de mercado para la adquisición de los bienes o servicios adicionales al componente de obra pública, de tal forma que la experiencia adicional garantiza la pluralidad de oferentes, ii) conservar los requisitos exigidos en los Documentos Tipo, iii) abstenerse de pedir experiencia exclusiva con entidades estatales, experiencia previa en un territorio específico, limitada en el tiempo o que incluya volúmenes o cantidades de obra específica, iv) clasificar la experiencia requerida solo hasta el tercer nivel del Clasificador de Bienes y Servicios e incluir exclusivamente los códigos que estén relacionados directamente con el objeto a contratar.

En suma, la regla general frente la aplicación del «Documento Base» y en general de los documentos tipo es su inalterabilidad, y no se podrán incluir o modificar en los documentos del proceso las condiciones habilitantes, los factores técnicos y económicos de escogencia y los sistemas de ponderación distintos a los señalados en los documentos tipo. Lo anterior salvo que el objeto contractual incluya bienes o servicios ajenos a la obra pública, caso en el que se podrá incluir experiencia adicional; y, además, cuando el pliego tipo de forma expresa lo incluya, es decir, en los aspectos incluidos en corchetes y resaltados en gris.

Esta regla de inalterabilidad también aplica a los formatos y anexos implementados junto con el «Documento Base», los cuales deben usarse en el procedimiento de contratación. Estos, al igual que el «Documento Base», contienen apartes entre corchetes y resaltados en gris, los cuales deben ser diligenciados por la entidad, al igual que otros aspectos relativos a información que debe ser completada por los oferentes al hacer uso del formato.

Con todo, la regla de inalterabilidad de los documentos tipo debe armonizase con principios de orden constitucional, especialmente con el de prevalencia del derecho sustancial, consagrado en el artículo 228 de la Constitución Política. La interpretación armónica de tales principios, a juicio de la Agencia Nacional de Contratación Pública, impide que la entidad que adelanta el proceso contractual le rinda culto a las «formas», pues, en últimas, el deber que le asiste es el de tener en cuenta y aplicar los aspectos sustanciales de los documentos tipo, sin distingo de la formalidad de la que se sirva para ello los actores de la contratación pública.

En relación con el principio constitucional sub examine, la Corte Constitucional explica que «[…] por disposición del artículo 228 Superior, las formas no deben convertirse en un obstáculo para la efectividad del derecho sustancial, sino que deben propender por su realización. Es decir, que las normas procesales son un medio para lograr la efectividad de los derechos subjetivos y no fines en sí mismas»⁷.

El carácter inalterable de los documentos tipo no puede, entonces, hacerse extensivo a los aspectos eminentemente formales de tales documentos, esto es, el tamaño y tipo de letra, las márgenes o las expresiones que pretenden hacer más

⁷ Cita tomada de la providencia del 20 de febrero de 2020, dictada por el Consejo de Estado. Sección Tercera. Subsección A, dentro del expediente 47001-23-33-000-2018-00035-01 (63.854), cuya ponente fue Marta Nubia Velásquez Rico.

comprensible el documento, como es el caso de aquellas que informan que una expresión larga será referida con otra similar pero más corta. Todo porque estos aspectos en nada afectan la aplicación y alcance de los documentos tipos; en otras palabras, porque no afectan su contenido esencial y, mucho menos, las obligaciones, deberes y derechos que se derivan para los partícipes del procesos contractual.

Como se indicó anteriormente, pese a la regla de la intalerabilidad del contenido de los documentos tipo y de cada uno de los documentos que los integran, esta Agencia considera que el carácter inalterable no podría hacerse extensivo a aspectos de índole eminentemente formal, que no afectan el contenido material de los mismos, en aspectos como los que son objeto de cuetionamiento por parte del peticionario, relacionados con la forma de presentar cifras en algunos de los formularios y formatos que hacen parte de los documentos tipo, concretamente frente a la forma de escribir las cifras decimales.

En este sentido, en primer lugar es importante señalar que algunos de los formatos y formularios por los que pregunta el peticionario permiten modificar su contenido con gran amplitud, de acuerdo con lo que se estabelce en cada uno de ellos. De esta manera, es importante señalar que, por ejemplo, el Formulario 1 – Presupuesto Oficial establece al principio de su contenido que: «[La entidad puede utilizar este formulario de detalle del presupuesto oficial para determinar las condiciones bajo las cuales los proponentes analizarán y presentarán su propuesta económica de forma detallada, sin perjuicio que la entidad pueda modificarlo o establecer la presentación de la oferta económica con un formulario distinto al indicado.]» (Cursiva fuera del original). Sin perjuicio de ello, a continuación se señala que: «cuando el proceso de contratación es estructurado por precios unitarios, la Entidad debe aplicar las notas 1, 2 y 3 del presente formulario y las casillas de "Descripción", "Porcentaje" de la Administración, Imprevisto, Utilidad y total A.I.U. resaltadas en color amarillo. Tratándose de otras modalidades de precio, la Entidad puede o no configurar los mismos aspectos». De esta manera, sin perjuicio de esta última regla citada, el formulario admite la modificación de su contenido, de acuerdo con lo que establezca la entidad estatal.

De forma similar a lo anterior, el Formato 5 – Capacidad residual establece que:

«[La entidad estatal deberá estructurar los formatos para la verificación de la capacidad residual utilizando los formatos y la metodología señalada en la “Guía para Determinar y Verificar la Capacidad Residual del Proponente en los Procesos de Contratación de Obra Pública” de la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente]». Como se observa, de acuerdo con lo indicado en el formato, le corresponde a la entidad estatal configurar los formatos detallados que podrá a disposición de los interesados para evaluar su capacidad residual.

Además de lo expresado, es importante señalar que mediante el formulario 1, el formato 5 y el Formato 3 – Experiencia, de los documentos tipo de obra pública de infraestructura de transporte, esta Agencia no tuvo la finalidad de estandarizar una única forma para expresar las cifras que deben incluirse en cada uno de ellos. En este sentido,

pese a que algunos de los documentos publicados por la Agencia tienen configurado un formato específico en las celdas, ello no implica que esta sea la única forma en que se pueden presentar cifras, máxime cuando, como se analizará, existe más de una forma posible de representarlas. En tal sentido, la configuración digital de algunas de las celdas que hacen parte de los documentos tipo simplemente se realizó con la finalidad de facilitar su diligenciamiento por quienes hacen usos de ellos.

En armonía con lo anterior, teniendo en cuenta las preguntas del peticionario, es importante señalar que el ordenamiento jurídico no establece una forma específica mediante la cual se puedan representar las cifras decimales o los miles. En particular, frente a la posibilidad de que los decimales se escriban separando los números enteros de las cifras decimales con punto ( . ) o coma ( , ), al igual que para separar los millares, esta Agencia considera que ambas formas son válidas, ya que con ellas se puede expresar lo mismo, de acuerdo al uso que se les da a estos signos. De esta manera, al no existir referentes normativos en esta materia, resulta conveniente acudir a los usos posibles admitidos para representar números. En este sentido, el Diccionario de la Lengua Española admite ambas posibilidades, pues dentro de las acepciones de la palabra punto, lo define como: «4. m. Mat. Signo igual al ortográfico que se emplea para separar la parte entera de la decimal en las expresiones numéricas; p. ej., en 58.25»⁸. Además, en idéntico sentido define la palabra coma, así: «2. F. Signo igual al ortográfico que se emplea para separar la parte entera de la decimal en las expresiones numéricas;

p. ej., en 58,25»⁹. Como se observa, de acuerdo con lo señalado en el Diccionario de la Lengua Española, tanto el punto como la coma se pueden utilizar para separar la parte decimal de las expresiones numéricas.

De forma similar, el diccionario panhispánico de dudas de la Real Academia Española –RAE–, pese a señalar que la forma adecuada de escribir los números para separar los miles consiste en dejar un espacio, implícitamente reconoce que existe la práctica de separalas tanto con comas como con puntos: «2. Ortografía de los números escritos con cifras. Para escribir correctamente los números expresados en cifras, debe tenerse en cuenta lo siguiente: // a) Al escribir números de más de cuatro cifras, se agruparán estas de tres en tres, empezando por la derecha, y separando los grupos por espacios en blanco: 8 327 451 (y no por puntos o comas, como, dependiendo de las zonas, se hacía hasta ahora: 8.327.451; 8,327,451) […]». De esta manera, la RAE reconoce que «dependiendo de las zonas», tanto el punto como la coma se han utilizado para separar los millares en la escritura de números.

Teniendo en cuenta lo anterior, es importante señalar que la Agencia al poner a disposición de los interesados los formatos y formularios por los que pregunta el peticionario no pretendió estandarizar una forma específica para representar los números que incluyen decimales o para separar los millares. En este sentido, la configuración electrónica de las celdas en Excel simplemente pretende facilitar el diligenciamiento de la información por parte de quienes utilizan los documentos tipo.

⁸ https://dle.rae.es/punto?m=form

⁹ https://dle.rae.es/coma?m=form

Por ello, esta Agencia considera que las cifras decimales, como las separación de los millares, son susceptibles de representarse mediante el signo punto o coma, sin perjuicio de las controversias que se puedan presentar en casos específicos, en los cuales las entidades estatales podrían incluso solicitar explicaciones y aclaraciones respecto al contenido de las ofertas, como se establece en el numeral 1.6 del Documento Base de los documentos tipo, para los supuestos en que no es claro el contenido o alcance de las propuestas.

«Teniendo en cuenta que el Formato 3 - Experiencia, los Formato 5 de Capacidad Residual y el Formulario 1-Presupuesto Oficial son publicados en el SECOP en formato Excel, solicitamos se nos aclare como se deben ser diligenciadas las cifras numéricas en esos documentos Tipo en lo concerniente a que las cifras de miles se separan con coma o con punto, e igualmente para las cifras decimales si se deben separar con comas o con puntos. Por ejemplo: como se debe diligenciar la cifra de un millón con dos decimales: 1,000,000.00 o 1.000.000,00

Creemos que los Pliegos de Condiciones Tipo vigentes no establecen ninguna condición al respecto, pero algunas Entidades Estatales pretenden establecer esta condición a su voluntad, por lo cual deseamos que se nos indique a juicio de Colombia Compra Eficiente cual de las dos formas del ejemplo es la forma correcta para diligenciar las cifras en los Formatos y en el Formulario 1, o si por el contrario las dos formas de representación de las cifras del ejemplo son correctas para diligenciar los Formatos o Formularios.»

De conformidad con las consideraciones y teniendo en cuenta las preguntas del peticionario, es importante señalar que el ordenamiento jurídico no establece una forma específica mediante la cual se puedan representar las cifras decimales o los miles. En particular, frente a la posibilidad de que los decimales se escriban separando los números enteros de las cifras decimales con punto ( . ) o coma ( , ), al igual que para separar los millares, esta Agencia considera que ambas formas son válidas, ya que con ellas se puede expresar lo mismo, de acuerdo al uso que se les da a estos signos. De esta manera, al no existir referentes normativos en esta materia, resulta conveniente acudir a los usos posibles admitidos para representar números. En este sentido, el Diccionario de la Lengua Española admite ambas posibilidades, pues dentro de las acepciones de la palabra punto, lo define como: «4. m. Mat. Signo igual al ortográfico que se emplea para separar la parte entera de la decimal en las expresiones numéricas;

p. ej., en 58.25»¹⁰. Además, en idéntico sentido define la palabra coma, así: «2. F. Signo igual al ortográfico que se emplea para separar la parte entera de la decimal en las expresiones numéricas; p. ej., en 58,25»¹¹. Como se observa, de acuerdo con lo señalado en el Diccionario de la Lengua Española, tanto el punto como la coma se pueden utilizar para separar la parte decimal de las expresiones numéricas.

¹⁰ https://dle.rae.es/punto?m=form

¹¹ https://dle.rae.es/coma?m=form

De forma similar, el diccionario panhispánico de dudas de la Real Academia Española –RAE–, pese a señalar que la forma adecuada de escribir los números para separar los miles consiste en dejar un espacio, implícitamente reconoce que existe la práctica de separalas tanto con comas como con puntos: «2. Ortografía de los números escritos con cifras. Para escribir correctamente los números expresados en cifras, debe tenerse en cuenta lo siguiente: // a) Al escribir números de más de cuatro cifras, se agruparán estas de tres en tres, empezando por la derecha, y separando los grupos por espacios en blanco: 8 327 451 (y no por puntos o comas, como, dependiendo de las zonas, se hacía hasta ahora: 8.327.451; 8,327,451) […]». De esta manera, la RAE reconoce que «dependiendo de las zonas», tanto el punto como la coma se han utilizado para separar los millares en la escritura de números.

Teniendo en cuenta lo anterior, es importante señalar que la Agencia al poner a disposición de los interesados los formatos y formularios por los que pregunta el peticionario no pretendió estandarizar una forma específica para representar los números que incluyen decimales o para separar los millares. En este sentido, la configuración electrónica de las celdas en Excel simplemente pretende facilitar el diligenciamiento de la información por parte de quienes utilizan los documentos tipo. Por ello, esta Agencia considera que las cifras decimales, como las separación de los millares, son susceptibles de representarse mediante el signo punto o coma, sin perjuicio de las controversias que se puedan presentar en casos específicos, en los cuales las entidades estatales podrían incluso solicitar explicaciones y aclaraciones respecto al contenido de las ofertas, como se establece en el numeral 1.6 del Documento Base de los documentos tipo, para los supuestos en que no es claro el contenido o alcance de las propuestas.

Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Atentamente,

Elaboró: María Claudia de la Ossa Bobadilla

Contratista de la Subdirección de Gestión Contractual

Karlo Fernández Cala

Revisaron:

Gestor T1-15 de la Dirección General

Sebastián Ramírez Grisales

Gestor T1-15 de la Subdirección de Gestión Contractual

Aprobó: Jorge Augusto Tirado Navarro

Subdirector de Gestión Contractual ANCP – CCE