Los documentos tipo expedidos por Colombia Compra Eficiente son de obligatoria observancia para las Entidades Estatales dentro del Estatuto General de Contratación, y deben aplicarse de forma forzosa en los procesos y modalidades cobijadas. En el marco de la licitación de obra pública de infraestructura de transporte – versión 4, el Concepto C-374 de 2025 explica el numeral 2.4 para SECOP I: apertura del Sobre No. 1 vencido el plazo, con acta de cierre y publicidad del contenido; y reglas de custodia y apertura del Sobre No. 2 (verificación de sobre sellado, opciones de guarda y posibilidad de tomar fotos). También precisa el alcance del numeral 2.6 sobre audiencia efectiva de adjudicación y la posibilidad de usar medios virtuales.
DOCUMENTOS TIPO – Fundamento normativo – Obligatoriedad
Los documentos tipo expedidos por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente en ejercicio de la potestad otorgada por la Ley 2022 de 2020 son de obligatoria observancia por parte de las Entidades Estatales sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública –EGCAP–. Debido a esto, tales entidades deben aplicar de manera forzosa los documentos tipo para desarrollar los Procesos de Contratación en los objetos y modalidades cobijadas por los Documentos Tipo.
DOCUMENTOS TIPO – Transporte – Versión 4 – Numeral 2.4 – Cierre del proceso – Apertura de ofertas – SECOP I
El numeral 2.4 “Cierre del proceso y apertura de ofertas”, contenido en el documento base de los documentos tipo para licitación de obra pública de infraestructura de transporte – versión 4, presenta dos opciones entre las cuales la entidad debe elegir, según si el proceso de contratación se adelanta a través del SECOP I o del SECOP II. Para los procesos de contratación adelantados mediante el SECOP I, el pliego establece lo siguiente (…)
DOCUMENTOS TIPO – Transporte – Versión 4 – Numeral 2.4 – Cierre del proceso – Apertura de ofertas – SECOP I – Apertura Sobre No. 1
Por su parte, los incisos tercero (3), cuarto (4) y quinto (5) disponen el momento en que debe efectuarse la apertura del Sobre No. 1. Según dicha regulación, una vez vencido el plazo para la presentación de ofertas, se procederá a su apertura en presencia de los asistentes y con el correspondiente levantamiento del acta de cierre, en la que conste la fecha y hora de recibo de las ofertas, indicando el nombre o razón social de los oferentes y sus representantes legales. A partir de ese momento, el contenido del Sobre No. 1 se considera público, por lo que los interesados podrán solicitar copias o consultarlo, en ejercicio del derecho de petición ante la entidad contratante, conforme a lo dispuesto la Ley 1755 de 2015.
Igualmente se señala que los funcionarios o contratistas de la entidad que intervengan en la apertura de las ofertas deben suscribir el acta y, además, diligenciar como información mínima: el nombre de los proponentes, si la carta de presentación fue incluida y está firmada, el número de la garantía de seriedad de la oferta que la acompaña, el número de folios, si hay folios en blanco, hojas por ambas caras, las observaciones correspondientes, así como los demás aspectos relevantes que considere la entidad. De esta forma, la entidad tiene la discrecionalidad de incluir otros aspectos relevantes que considere.
DOCUMENTOS TIPO – Transporte – Versión 4 – Numeral 2.4 – Cierre del proceso – Apertura de ofertas – SECOP I – Apertura y custodia Sobre 2
Por otra parte, los dos (2) incisos finales del numeral 2.4 realizan algunas consideraciones en relación con la custodia y apertura del Sobre 2, en los siguientes términos: (…)
El primero de los incisos dispone la obligación de verificación por parte de un funcionario o contratista de la entidad, que el Sobre No. 2 que contiene la oferta económica se encuentre sellado. Además, establece que estos deben requerir a los asistentes para que firmen los sobres. Posteriormente, se señala que -para generar confianza- la entidad guardará los sobres económicos: i) en un solo sobre que firmaran los asistentes al cierre o ii) los custodiaran en una bolsa de seguridad. Cualquiera de estas opciones, con la finalidad de que en su apertura en la audiencia efectiva de adjudicación pueda verificarse que los sobres económicos no fueron alterados, cambiados o abiertos. Finalmente, en el numeral 2.4 se señala que en la apertura del sobre No. 2, la entidad “permitirá tomar fotos a la oferta económica, si así lo solicita cualquier proponente”.
DOCUMENTOS TIPO – Transporte – Versión 4 – Numeral 2.6 – Audiencia efectiva de adjudicación
Visto el alcance del numeral 2.4 “Cierre del proceso y apertura de ofertas”, teniendo en cuenta el objeto de su consulta, ahora resulta pertinente referirnos al numeral “2.6 audiencia efectiva de adjudicación” contenido en el documento base del documento tipo de licitación de obra pública de infraestructura de transporte – versión 4. Concretamente, el contenido del primer inciso del numeral 2.6 sobre el cual recae su solicitud, es el siguiente:
“En la fecha establecida en el Anexo 2 – Cronograma, la entidad procederá a la instalación y desarrollo de la audiencia efectiva de adjudicación, sin perjuicio de la utilización de los medios virtuales que garanticen la participación y la interacción de los interesados con la entidad contratante”.
En el inciso señalado, se fija que la entidad deberá instalar y desarrollar la audiencia efectiva de adjudicación en la fecha indicada en el Anexo 2 – Cronograma, sin perjuicio de la utilización de los medios virtuales. Sobre este último aspecto a criterio de esta Agencia la expresión “sin perjuicio de la utilización de los medios virtuales” debe entenderse como la posibilidad para la entidad de realizar la audiencia efectiva de adjudicación por medios electrónicos, es decir, utilizando los sistemas de información digitales que favorecen la tele-presencia, de modo que se permita una interacción simultánea entre las personas que quieran estar presentes y las entidades estatales.
Texto del concepto
DOCUMENTOS TIPO – Fundamento normativo – Obligatoriedad
Los documentos tipo expedidos por la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente en ejercicio de la potestad otorgada por la Ley 2022 de 2020 son de obligatoria observancia por parte de las Entidades Estatales sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública –EGCAP–. Debido a esto, tales entidades deben aplicar de manera forzosa los documentos tipo para desarrollar los Procesos de Contratación en los objetos y modalidades cobijadas por los Documentos Tipo.
DOCUMENTOS TIPO – Transporte – Versión 4 – Numeral 2.4 – Cierre del proceso – Apertura de ofertas – SECOP I
El numeral 2.4 “Cierre del proceso y apertura de ofertas”, contenido en el documento base de los documentos tipo para licitación de obra pública de infraestructura de transporte – versión 4, presenta dos opciones entre las cuales la entidad debe elegir, según si el proceso de contratación se adelanta a través del SECOP I o del SECOP II. Para los procesos de contratación adelantados mediante el SECOP I, el pliego establece lo siguiente (…)
DOCUMENTOS TIPO – Transporte – Versión 4 – Numeral 2.4 – Cierre del proceso – Apertura de ofertas – SECOP I – Apertura Sobre No. 1
Por su parte, los incisos tercero (3), cuarto (4) y quinto (5) disponen el momento en que debe efectuarse la apertura del Sobre No. 1. Según dicha regulación, una vez vencido el plazo para la presentación de ofertas, se procederá a su apertura en presencia de los asistentes y con el correspondiente levantamiento del acta de cierre, en la que conste la fecha y hora de recibo de las ofertas, indicando el nombre o razón social de los oferentes y sus representantes legales. A partir de ese momento, el contenido del Sobre No. 1 se considera público, por lo que los interesados podrán solicitar copias o consultarlo, en ejercicio del derecho de petición ante la entidad contratante, conforme a lo dispuesto la Ley 1755 de 2015.
Igualmente se señala que los funcionarios o contratistas de la entidad que intervengan en la apertura de las ofertas deben suscribir el acta y, además, diligenciar como información mínima: el nombre de los proponentes, si la carta de presentación fue incluida y está firmada, el número de la garantía de seriedad de la oferta que la acompaña, el número de folios, si hay folios en blanco, hojas por ambas caras, las observaciones correspondientes, así como los demás aspectos relevantes que considere la entidad. De esta forma, la entidad tiene la discrecionalidad de incluir otros aspectos relevantes que considere.
DOCUMENTOS TIPO – Transporte – Versión 4 – Numeral 2.4 – Cierre del proceso – Apertura de ofertas – SECOP I – Apertura y custodia Sobre 2
Por otra parte, los dos (2) incisos finales del numeral 2.4 realizan algunas consideraciones en relación con la custodia y apertura del Sobre 2, en los siguientes términos: (…)
El primero de los incisos dispone la obligación de verificación por parte de un funcionario o contratista de la entidad, que el Sobre No. 2 que contiene la oferta económica se encuentre sellado. Además, establece que estos deben requerir a los asistentes para que firmen los sobres. Posteriormente, se señala que -para generar confianza- la entidad guardará los sobres económicos: i) en un solo sobre que firmaran los asistentes al cierre o ii) los custodiaran en una bolsa de seguridad. Cualquiera de estas opciones, con la finalidad de que en su apertura en la audiencia efectiva de adjudicación pueda verificarse que los sobres económicos no fueron alterados, cambiados o abiertos. Finalmente, en el numeral 2.4 se señala que en la apertura del sobre No. 2, la entidad “permitirá tomar fotos a la oferta económica, si así lo solicita cualquier proponente”.
DOCUMENTOS TIPO – Transporte – Versión 4 – Numeral 2.6 – Audiencia efectiva de adjudicación
Visto el alcance del numeral 2.4 “Cierre del proceso y apertura de ofertas”, teniendo en cuenta el objeto de su consulta, ahora resulta pertinente referirnos al numeral “2.6 audiencia efectiva de adjudicación” contenido en el documento base del documento tipo de licitación de obra pública de infraestructura de transporte – versión 4. Concretamente, el contenido del primer inciso del numeral 2.6 sobre el cual recae su solicitud, es el siguiente:
“En la fecha establecida en el Anexo 2 – Cronograma, la entidad procederá a la instalación y desarrollo de la audiencia efectiva de adjudicación, sin perjuicio de la utilización de los medios virtuales que garanticen la participación y la interacción de los interesados con la entidad contratante”.
En el inciso señalado, se fija que la entidad deberá instalar y desarrollar la audiencia efectiva de adjudicación en la fecha indicada en el Anexo 2 – Cronograma, sin perjuicio de la utilización de los medios virtuales. Sobre este último aspecto a criterio de esta Agencia la expresión “sin perjuicio de la utilización de los medios virtuales” debe entenderse como la posibilidad para la entidad de realizar la audiencia efectiva de adjudicación por medios electrónicos, es decir, utilizando los sistemas de información digitales que favorecen la tele-presencia, de modo que se permita una interacción simultánea entre las personas que quieran estar presentes y las entidades estatales.
Bogotá D.C., 22 de abril de 2025
Señor
Diego Gerardo Chávez Granados
Paz de Ariporo, Casanare
Concepto C – 374 de 2025 | |
Temas: | DOCUMENTOS TIPO – Fundamento normativo – Obligatoriedad / DOCUMENTOS TIPO – Transporte – Versión 4 – Numeral 2.4 – Cierre del proceso – Apertura de ofertas – SECOP I / DOCUMENTOS TIPO – Transporte – Versión 4 – Numeral 2.4 – Cierre del proceso – Apertura de ofertas – SECOP I – Apertura Sobre No. 1 / DOCUMENTOS TIPO – Transporte – Versión 4 – Numeral 2.4 – Cierre del proceso – Apertura de ofertas – SECOP I – Apertura y custodia Sobre 2 / DOCUMENTOS TIPO – Transporte – Versión 4 – Numeral 2.6 – Audiencia efectiva de adjudicación |
Radicación: | Respuesta a consulta con radicado No. P20250327002953 |
Estimado señor Chávez Granados:
En ejercicio de la competencia otorgada por los artículos 3, numeral 5º, y 11, numeral 8º, del Decreto Ley 4170 de 2011, así como lo establecido en el artículo 4 de la Resolución 1707 de 2018 expedida por esta Entidad, la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente responde su solicitud de consulta de fecha 27 de marzo de 2025, en la que manifiesta lo siguiente en relación con los numerales 2.4 y 2.6 de los documentos tipo de licitación de obra pública de infraestructura de transporte – Versión 4:
“Conforme lo anterior, es claro que la diligencia de cierre de procesos adelantados por SECOP I debe realizarse de manera presencial, ya que solo de esta manera es posible que los oferentes firmen el sobre No. 02 que contiene la oferta económica.
Otro aspecto relevante del procedimiento que establece en numeral 2.4 es que, durante la apertura este sobre No. 02 la entidad estatal debe permitir a solicitud de cualquier oferente la toma de fotografías a las ofertas económicas.
Ahora bien, con relación a la AUDIENCIA EFECTIVA DE ADJUDICACIÓN - numeral 2.6 de los «Documentos Tipo – Versión 4» de obra pública de infraestructura de transporte determina entre otros aspectos el siguiente:
En la fecha establecida en el Anexo 2 – Cronograma, la entidad procederá a la instalación y desarrollo de la audiencia efectiva de adjudicación, sin perjuicio de la utilización de los medios virtuales que garanticen la participación y la interacción de los interesados con la entidad contratante
Con todo lo anterior surge los siguientes interrogantes.
- ¿En procesos adelantados por la plataforma transaccional SECOP I, es obligatorio que la audiencia efectiva de adjudicación tenga que realizarse de manera presencial y con ello poder dar cumplimiento al procedimiento definido en el numeral 2.4?.
- Cuál es el alcance de la expresión “sin perjuicio de la utilización de los medios virtuales” que se incluye en el numeral 2.6 de los «Documentos Tipo – Versión 4» de obra pública de infraestructura de transporte”.
De manera preliminar, resulta necesario acotar que esta entidad solo tiene competencia para responder consultas sobre la aplicación de normas de carácter general en materia de compras y contratación pública. En ese sentido, resolver casos particulares desborda las atribuciones asignadas por el legislador extraordinario, que no concibió a Colombia Compra Eficiente como una autoridad para solucionar problemas jurídicos particulares de todos los partícipes del sistema de compras públicas. La competencia de esta entidad se fija con límites claros, con el objeto de evitar que la Agencia actúe como una instancia de validación de las actuaciones de las entidades sujetas a la Ley 80 de 1993 o de los demás participantes de la contratación pública. Esta competencia de interpretación de normas generales, por definición, no puede extenderse a la resolución de controversias, ni a brindar asesorías sobre casos puntuales.
Conforme a lo expuesto, en aras de satisfacer el derecho fundamental de petición se resolverá su consulta dentro de los límites de la referida competencia consultiva, esto es, haciendo abstracción de las circunstancias particulares y concretas mencionadas en su petición, pero haciendo unas consideraciones sobre las normas generales relacionadas con el problema jurídico de su consulta.
- Problema planteado:
De acuerdo con el contenido de su solicitud, esta Agencia resolverá los siguientes problemas jurídicos en relación con los documentos tipo de licitación de obra pública de infraestructura de transporte – versión 4: i) ¿Cuál es el alcance del numeral “2.4 cierre del proceso y apertura de ofertas” en relación con los procesos de selección adelantados en el SECOP I? y ii) ¿Puede una entidad realizar la audiencia efectiva de adjudicación contenida en el numeral 2.6 del documento base de los documentos tipo de licitación de obra pública de infraestructura de transporte – versión 4 por medios virtuales?
- Respuesta:
Para los Procesos de Contratación adelantados mediante el SECOP I los dos primeros incisos establecen -respectivamente-, que se entenderán como recibidas por la Entidad aquellas ofertas que, en la fecha, hora y lugar definidos en el “Anexo 2 – Cronograma” del procedimiento de selección, se encuentren en el lugar de recepción indicado. Asimismo, se dispone que no se considerarán recibidas las ofertas que hayan sido radicadas o entregadas en otras dependencias de la Entidad. Por su parte, los incisos tercero (3), cuarto (4) y quinto (5) disponen el momento en que debe efectuarse la apertura del Sobre No. 1. Según dicha regulación, una vez vencido el plazo para la presentación de ofertas, se procederá a su apertura en presencia de los asistentes y con el correspondiente levantamiento del acta de cierre, en la que conste la fecha y hora de recibo de las ofertas, indicando el nombre o razón social de los oferentes y sus representantes legales. A partir de ese momento, el contenido del Sobre No. 1 se considera público, por lo que los interesados podrán solicitar copias o consultarlo, en ejercicio del derecho de petición ante la entidad contratante, conforme a lo dispuesto la Ley 1755 de 2015. Igualmente se señala que los funcionarios o contratistas de la entidad que intervengan en la apertura de las ofertas deben suscribir el acta y, además, diligenciar como información mínima: el nombre de los proponentes, si la carta de presentación fue incluida y está firmada, el número de la garantía de seriedad de la oferta que la acompaña, el número de folios, si hay folios en blanco, hojas por ambas caras, las observaciones correspondientes, así como los demás aspectos relevantes que considere la entidad. De esta forma, la entidad tiene la discrecionalidad de incluir otros aspectos relevantes que considere. Por otra parte, los dos (2) incisos finales del numeral 2.4 realizan algunas consideraciones en relación con la custodia y apertura del Sobre 2. De esta forma se dispone la obligación de verificación por parte de un funcionario o contratista de la entidad, que el Sobre No. 2 que contiene la oferta económica se encuentre sellado. Además, establece que estos deben requerir a los asistentes para que firmen los sobres. Posteriormente, se señala que -para generar confianza- la entidad guardará los sobres económicos: i) en un solo sobre que firmaran los asistentes al cierre o ii) los custodiaran en una bolsa de seguridad. Cualquiera de estas opciones, con la finalidad de que en su apertura en la audiencia efectiva de adjudicación pueda verificarse que los sobres económicos no fueron alterados, cambiados o abiertos. Finalmente, en el numeral 2.4 se señala que en la apertura del sobre No. 2, la entidad “permitirá tomar fotos a la oferta económica, si así lo solicita cualquier proponente”. No obstante, lo dispuesto en los párrafos transcritos, tal como se enunció, solo es aplicable a las licitaciones públicas adelantadas enteramente en medio físico, cuya publicidad se surte a través del SECOP I.
“En la fecha establecida en el Anexo 2 – Cronograma, la entidad procederá a la instalación y desarrollo de la audiencia efectiva de adjudicación, sin perjuicio de la utilización de los medios virtuales que garanticen la participación y la interacción de los interesados con la entidad contratante”. En este se fija que la entidad deberá instalar y desarrollar la audiencia efectiva de adjudicación en la fecha indicada en el Anexo 2 – Cronograma, sin perjuicio de la utilización de los medios virtuales. Sobre este último aspecto a criterio de esta Agencia la expresión “sin perjuicio de la utilización de los medios virtuales” debe entenderse como la posibilidad para la entidad de realizar la audiencia efectiva de adjudicación por medios electrónicos, es decir, utilizando los sistemas de información digitales que favorecen la tele-presencia, de modo que se permita una interacción simultánea entre las personas que quieran estar presentes y las entidades estatales. Esta posibilidad, se encuentra abierta para la entidad independientemente que se encuentre adelantando el proceso de contratación por el SECOP I o II. La posibilidad de realizar la audiencia de adjudicación por medios virtuales ha sido analizada por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente en diferentes conceptos. Recientemente, el tema fue tratado en el concepto C-113 del 17 de febrero de 2025, en donde se señaló que “(…) es viable concluir que la audiencia de adjudicación en la licitación pública se puede realizar por medios electrónicos” y además, se instó a que las tecnologías de la información y de las telecomunicaciones utilizadas por las entidades estales deben permitir un intercambio de mensajes de datos en tiempo real, para que las personas puedan ver y escuchar lo que pasa en la audiencia, pero también escribir o hablar, garantizándose de este modo la participación, la libre concurrencia, así como la veeduría ciudadana. Así mismo, debe señalarse que, aunque la audiencia de adjudicación, en la licitación pública, puede efectuarse por medios electrónicos, debe estar revestida de las garantías procedimentales establecidas en las normas que regulan esta etapa del procedimiento de selección. En efecto, de un lado, durante la audiencia de adjudicación las entidades estatales contratantes deben respetar los principios de la función administrativa previstos en el artículo 209 de la Constitución, que, además del interés general, exige la satisfacción de la igualdad, la moralidad, la eficacia, la economía, la celeridad, la imparcialidad y la publicidad. También, durante la audiencia de adjudicación debe garantizarse el debido proceso, pues, como indica el artículo 29 de la Constitución, este es un derecho fundamental que también rige en las actuaciones administrativas. |
- Razones de la respuesta:
Lo anterior se sustenta en las siguientes consideraciones:
- Los documentos tipo expedidos por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente en ejercicio de la potestad otorgada por la Ley 2022 de 2020 son de obligatoria observancia por parte de las Entidades Estatales sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública –EGCAP–. Debido a esto, tales entidades deben aplicar de manera forzosa los documentos tipo para desarrollar los Procesos de Contratación en los objetos y modalidades cobijadas por los Documentos Tipo.
- La Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente ha expedido documentos tipo para los sectores de infraestructura de transporte, agua potable y saneamiento básico y social. Asimismo, esta Agencia expidió los documentos tipo de gestión catastral con enfoque multipropósito y para la contratación directa de convenios solidarios para la ejecución de obras hasta la menor cuantía con organismos de acción comunal.
- En el sector de infraestructura de transporte, la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente ha expedido documentos tipo para contratar obras públicas de infraestructura de transporte bajo las modalidades de selección de licitación pública, selección abreviada de menor cuantía y mínima cuantía. Así mismo, esta Agencia ha expedido documentos tipo de concurso de méritos para contratar la interventoría y la consultoría de estudios de ingeniería de infraestructura de transporte.
- La Ley 2022 de 2020 indicó que la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, debe revisar constantemente el contenido de los documentos tipo que expida. En desarrollo de este deber, esta agencia estableció un procedimiento para recibir y revisar los comentarios a los documentos tipo de infraestructura de transporte, realizados por todos los partícipes del sistema de la compra pública en el primero y parte del segundo semestre del año 2024. Como consecuencia de ello, se expidieron los diferentes actos administrativos por medio de los cuales se adoptaron y/o modificaron los documentos tipo del sector de infraestructura de transporte, y en simultaneo se publicaron las respuestas a todas las observaciones y/o comentarios realizados a los proyectos de documentos tipo.
- Así, los Documentos tipo para la contratación de obra pública de infraestructura de transporte fueron modificados después de surtir el procedimiento interno establecido por esta agencia. En la actualización de estos documentos tipo, participaron entidades técnicas y especializadas del sector transporte, tales como el Instituto Nacional de Vías – INVIAS, el Instituto de Desarrollo Urbano – UDU, el Instituto de Infraestructura y Concesiones de Cundinamarca – ICCU, entre otras. Por lo anterior, mediante la Resolución 465 del 10 de septiembre de 2024, esta Agencia adoptó la versión 4 de los documentos tipo para los procesos de selección de licitación de obra pública del sector de infraestructura de transporte, y a su vez se derogó la Resolución 240 de 2020, la cual, había acogido la versión 3 de esos documentos.
- Los documentos tipo consisten en un grupo de documentos, conformados por un documento base, anexos, matrices, formatos y formularios, que sirven tanto a las entidades para elaborar los documentos del proceso, como a los proponentes para conformar y presentar sus ofertas.
- Uno de los elementos comunes a los diferentes documentos tipo es el “Documento Base o Pliego Tipo”, el cual no es otra cosa que un documento que sirve de base para la elaboración de los pliegos de condiciones en los procesos en los que corresponda la aplicación de estos documentos tipo. Este dista de ser un mero formato o modelo a seguir para las entidades, comoquiera que, además de contener una materialización de las normas aplicables a la modalidad de selección, en virtud de lo dispuesto en los artículos 4 de la Ley 1882 de 2018 y 2.2.1.2.6.1.4 del Decreto 1082 de 2015, la mayoría de su contenido, consistente en reglas y parámetros a seguir en el correspondiente proceso de contratación, que se encuentra afectado por el mandato de inalterabilidad dispuesto en dichas normas, lo cual supone una limitación a la discrecionalidad de las entidades en la configuración del pliego de condiciones, la cual se ve reducida a la acotación de los apartados resaltados en color gris entre corchetes.
- El numeral 2.4 “Cierre del proceso y apertura de ofertas”, contenido en el documento base de los documentos tipo para licitación de obra pública de infraestructura de transporte – versión 4, presenta dos opciones entre las cuales la entidad debe elegir, según si el proceso de contratación se adelanta a través del SECOP I o del SECOP II. Para los procesos de contratación adelantados mediante el SECOP I, el pliego establece lo siguiente:
“[Incluir para los Procesos de Contratación adelantados en el SECOP I]
Se entenderán recibidas por la Entidad las ofertas que a la fecha y hora indicada en el cronograma del Proceso de Contratación se encuentren en el lugar destinado para su recepción.
No serán tenidas como recibidas las ofertas que hayan sido radicadas o entregadas en otras dependencias de la entidad.
Una vez vencido el término para presentar ofertas, la Entidad Estatal debe realizar la apertura del Sobre No. 1 en presencia de los proponentes o veedores que deseen asistir y elaborar un acta de cierre en la cual conste la fecha y hora de recibo de las ofertas, indicando el nombre o razón social de los oferentes y sus representantes legales, conforme lo dispuesto en el artículo 2.2.1.1.2.2.5 del Decreto 1082 de 2015. La hora de referencia será la hora legal colombiana certificada por el Instituto Nacional de Metrología (utilizando para tal efecto la página web http://horalegal.inm.gov.co).
En el lugar y fecha señalada, en un acto público se realizará la apertura del Sobre No. 1 de todas las ofertas y tendrá la responsabilidad de hacerlo la [Dependencia de la Entidad encargada de abrir el sobre]. Una vez realizada la apertura, las propuestas son públicas y cualquier persona podrá consultarlas en el sitio o pedir copias, de conformidad con lo establecido en la Ley 1755 de 2015 y respetando la reserva de que gocen legalmente las patentes, procedimientos y privilegios.
De lo anterior, se levantará un acta que solo será suscrita por los funcionarios o contratistas de la Entidad que intervengan en la diligencia de cierre, en la cual se relacionará como información del Sobre 1 de cada oferta, el nombre de los proponentes, si la carta de presentación fue incluida y está firmada; el número de la garantía de seriedad de la oferta que la acompaña; el número de folios, si hay folios en blanco, hojas por ambas caras, y las observaciones correspondientes, así como los demás aspectos relevantes que considere la entidad.
Un funcionario o contratista de la entidad verificará que el Sobre No. 2 de cada oferta esté sellado y requerirá a los asistentes a la diligencia de cierre para que firmen cada uno de ellos. Para generar confianza, al momento del cierre la entidad guardará en un sobre todos los sobres económicos, y éste lo firmarán quienes asistan al cierre, o los custodiará en una bolsa de seguridad, con el fin de que, al momento de su apertura en la audiencia efectiva de adjudicación se pueda verificar que los mismos no fueron alterados, cambiados o abiertos. La entidad custodiará en un lugar idóneo este sobre o la bolsa de seguridad para garantizar su seguridad.
En la apertura del Sobre No. 2, la Entidad Estatal permitirá tomar fotos a las ofertas económicas, si así lo solicita cualquier proponente”.
- En relación con los párrafos precedentes, los dos primeros incisos establecen -respectivamente-, que se entenderán como recibidas por la Entidad aquellas ofertas que, en la fecha, hora y lugar definidos en el “Anexo 2 – Cronograma” del procedimiento de contratación, se encuentren en el lugar de recepción indicado. Asimismo, se dispone que no se considerarán recibidas las ofertas que hayan sido radicadas o entregadas en otras dependencias de la Entidad.
- Por su parte, los incisos tercero (3), cuarto (4) y quinto (5) disponen el momento en que debe efectuarse la apertura del Sobre No. 1. Según dicha regulación, una vez vencido el plazo para la presentación de ofertas, se procederá a su apertura en presencia de los asistentes y con el correspondiente levantamiento del acta de cierre, en la que conste la fecha y hora de recibo de las ofertas, indicando el nombre o razón social de los oferentes y sus representantes legales. A partir de ese momento, el contenido del Sobre No. 1 se considera público, por lo que los interesados podrán solicitar copias o consultarlo, en ejercicio del derecho de petición ante la entidad contratante, conforme a lo dispuesto la Ley 1755 de 2015.
- Igualmente se señala que los funcionarios o contratistas de la entidad que intervengan en la apertura de las ofertas deben suscribir el acta y, además, diligenciar como información mínima: el nombre de los proponentes, si la carta de presentación fue incluida y está firmada, el número de la garantía de seriedad de la oferta que la acompaña, el número de folios, si hay folios en blanco, hojas por ambas caras, las observaciones correspondientes, así como los demás aspectos relevantes que considere la entidad. De esta forma, la entidad tiene la discrecionalidad de incluir otros aspectos relevantes que considere.
- Por otra parte, los dos (2) incisos finales del numeral 2.4 realizan algunas consideraciones en relación con la custodia y apertura del Sobre 2, en los siguientes términos:
“Un funcionario o contratista de la entidad verificará que el Sobre No. 2 de cada oferta esté sellado y requerirá a los asistentes a la diligencia de cierre para que firmen cada uno de ellos. Para generar confianza, al momento del cierre la entidad guardará en un sobre todos los sobres económicos, y éste lo firmarán quienes asistan al cierre, o los custodiará en una bolsa de seguridad, con el fin de que, al momento de su apertura en la audiencia efectiva de adjudicación se pueda verificar que los mismos no fueron alterados, cambiados o abiertos. La entidad custodiará en un lugar idóneo este sobre o la bolsa de seguridad para garantizar su seguridad.
En la apertura del Sobre No. 2, la Entidad Estatal permitirá tomar fotos a las ofertas económicas, si así lo solicita cualquier proponente”.
- El primero de los incisos dispone la obligación de verificación por parte de un funcionario o contratista de la entidad, que el Sobre No. 2 que contiene la oferta económica se encuentre sellado. Además, establece que estos deben requerir a los asistentes para que firmen los sobres. Posteriormente, se señala que -para generar confianza- la entidad guardará los sobres económicos: i) en un solo sobre que firmaran los asistentes al cierre o ii) los custodiaran en una bolsa de seguridad. Cualquiera de estas opciones, con la finalidad de que en su apertura en la audiencia efectiva de adjudicación pueda verificarse que los sobres económicos no fueron alterados, cambiados o abiertos. Finalmente, en el numeral 2.4 se señala que en la apertura del sobre No. 2, la entidad “permitirá tomar fotos a la oferta económica, si así lo solicita cualquier proponente”.
- No obstante, lo dispuesto en los párrafos transcritos, tal como se enunció, solo es aplicable a las licitaciones públicas adelantadas enteramente en medio físico, cuya publicidad se surte a través de la plataforma SECOP I.
- Visto el alcance del numeral 2.4 “Cierre del proceso y apertura de ofertas”, teniendo en cuenta el objeto de su consulta, ahora resulta pertinente referirnos al numeral “2.6 audiencia efectiva de adjudicación” contenido en el documento base del documento tipo de licitación de obra pública de infraestructura de transporte – versión 4. Concretamente, el contenido del primer inciso del numeral 2.6 sobre el cual recae su solicitud, es el siguiente:
“En la fecha establecida en el Anexo 2 – Cronograma, la entidad procederá a la instalación y desarrollo de la audiencia efectiva de adjudicación, sin perjuicio de la utilización de los medios virtuales que garanticen la participación y la interacción de los interesados con la entidad contratante”.
- En el inciso señalado, se fija que la entidad deberá instalar y desarrollar la audiencia efectiva de adjudicación en la fecha indicada en el Anexo 2 – Cronograma, sin perjuicio de la utilización de los medios virtuales. Sobre este último aspecto a criterio de esta Agencia la expresión “sin perjuicio de la utilización de los medios virtuales” debe entenderse como la posibilidad para la entidad de realizar la audiencia efectiva de adjudicación por medios electrónicos, es decir, utilizando los sistemas de información digitales que favorecen la tele-presencia, de modo que se permita una interacción simultánea entre las personas que quieran estar presentes y las entidades estatales. Esta posibilidad, se encuentra abierta para la entidad independientemente que se encuentre adelantando el proceso de contratación por el SECOP I o II.
- La posibilidad de realizar la audiencia de adjudicación por medios virtuales ha sido analizada por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente en diferentes conceptos. Recientemente, el tema fue tratado en el concepto C-113 del 17 de febrero de 2025, en donde se señaló que “(…) es viable concluir que la audiencia de adjudicación en la licitación pública se puede realizar por medios electrónicos” y además, se instó a que las tecnologías de la información y de las telecomunicaciones utilizadas por las entidades estales deben permitir un intercambio de mensajes de datos en tiempo real, para que las personas puedan ver y escuchar lo que pasa en la audiencia, pero también escribir o hablar, garantizándose de este modo la participación, la libre concurrencia, así como la veeduría ciudadana.
- Así mismo, debe señalarse que, aunque la audiencia de adjudicación, en la licitación pública, puede efectuarse por medios electrónicos, debe estar revestida de las garantías procedimentales establecidas en las normas que regulan esta etapa del procedimiento de selección. En efecto, de un lado, durante la audiencia de adjudicación las entidades estatales contratantes deben respetar los principios de la función administrativa previstos en el artículo 209 de la Constitución, que, además del interés general, exige la satisfacción de la igualdad, la moralidad, la eficacia, la economía, la celeridad, la imparcialidad y la publicidad.
- De otro lado, durante la audiencia de adjudicación debe garantizarse el debido proceso, pues, como indica el artículo 29 de la Constitución, este es un derecho fundamental que también rige en las actuaciones administrativas. Las actuaciones contractuales no están exentas del deber de cumplir los principios que integran este derecho, como reconoce el artículo 17 de la Ley 1150 de 2007 y, en forma más transversal, el artículo 3.1 de la Ley 1437 de 2011. En tal medida, durante la audiencia de adjudicación, aunque se desarrolle de manera virtual –electrónica–, deben salvaguardarse principios del debido proceso como el de legalidad de las formas propias del procedimiento, funcionario competente, derecho de contradicción, prohibición de dilaciones injustificadas, publicidad, entre otros.
- Referencias normativas, jurisprudenciales y otras fuentes:
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- Doctrina de la Agencia Nacional de Contratación Pública:
La Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, se ha pronunciado sobre el fundamento normativo de los documentos tipo en los conceptos: C-653 del 9 de noviembre de 2020, C-665 del 11 de noviembre de 2020, C-698 del 19 de noviembre de 2020, C-716 del 30 de noviembre de 2020, C-775 de 2020 del 11 de diciembre de 2020, C-798 del 25 de enero de 2021, C-027 del 1 de marzo de 2021 y C-204 del 6 de mayo de 2021, C-215 del 12 de mayo de 2021, C-224 del 20 de mayo, C-264 del 2 de junio del 2021, C-268 del 3 de junio de 2021, C-312 del 29 de junio de 2021, C-344 del 13 de julio de 2021, C-384 del 30 de julio de 2021, C-412 del 17 de agosto de 2021, C-433 del 20 de agosto de 2021, C-471 del 30 de agosto de 2021, C-450 del 31 de agosto de 2021, C-473 del 7 de septiembre de 2021, C-591 del 31 de agosto de 2021, C-493 del 13 de septiembre de 2021, C-569 del 12 de octubre de 2021, C-599 del 26 de octubre de 2021, C-643 del 17 de noviembre de 2021 y C-356 del 6 de julio de 2022, C-654 del 7 de octubre de 2022, C-874 del 22 de diciembre de 2022, C-909 del 5 de enero de 2023, C-945 del 17 de febrero de 2023, C-042 del 29 de marzo de 2023, C-051 del 28 de abril de 2023, C-299 del 24 de julio de 2023, C- 272 del 22 de agosto de 2024, C- 516 del 07 de octubre de 2024, C- 481 del 09 de noviembre de 2024, C- 692 del 19 de noviembre de 2024, C-753 del 4 de enero de 2024 y C-133 del 10 de marzo de 2025.
En relación con la posibilidad de realizar la audiencia de adjudicación en la licitación pública a través de medios electrónicos y sus garantías procedimentales, pueden consultarse, entre otros, los conceptos C-243 de 24 de marzo de 2020, C-247 de 7 de abril de 2020 Y C-113 del 17 de febrero de 2025.
Estos y otros conceptos se encuentran disponibles para consulta en el Sistema de Relatoría de la Agencia, en el cual también podrás encontrar jurisprudencia del Consejo de Estado, laudos arbitrales y la normativa de la contratación concordada con la doctrina de la Subdirección de Gestión Contractual. Accede a través del siguiente enlace: https://relatoria.colombiacompra.gov.co/ .
Te informamos que ya se encuentra disponible la Cartilla para incentivar y fortalecer el acceso a las compras y contratación pública de los pueblos y comunidades étnicas en Colombia. Esta cartilla es una apuesta de la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, para incentivar la participación de los pueblos y comunidades étnicas en las compras y contratación pública, mediante el desarrollo de los principios de igualdad, equidad e inclusión social. Puede consultar la versión actualizada en el siguiente enlace: Cartilla para incentivar y fortalecer el acceso a las compras y contratación pública de los pueblos y comunidades étnicas en Colombia | Colombia Compra Eficiente | Agencia Nacional de Contratación Pública
De otra parte, te informamos que, con el objetivo de garantizar un conocimiento adecuado de las modificaciones y/o actualizaciones realizadas a los Documentos Tipo, hemos programado una serie de capacitaciones dirigidas a todos los actores involucrados en los procesos de selección. Podrás conocer la programación y realizar tu inscripción a estas capacitaciones a través del siguiente enlace: Calendario | Colombia Compra Eficiente | Agencia Nacional de Contratación Pública
También, te contamos que ya publicamos la nueva Guía de Contratación Pública Sostenible y Socialmente Responsable. Esta guía es un instrumento clave para integrar buenas prácticas en la contratación estatal, promoviendo los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) a través de criterios y obligaciones ambientales y sociales en todas las etapas del proceso. Puede consultar la guía en el siguiente enlace: Guía de Contratación Pública Sostenible y Socialmente Responsable | Colombia Compra Eficiente | Agencia Nacional de Contratación Pública
Por último, lo invitamos a seguirnos en las redes sociales en las cuales se difunde información institucional:
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Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Atentamente,
Elaboró: | Carlos Mario Castrillón Endo Contratista de la Subdirección de Gestión Contractual |
Revisó: | Martha Alicia Romero Vargas Gestor T1-15 de la Subdirección de Gestión Contractual |
Aprobó: | Carolina Quintero Gacharná Subdirectora de Gestión Contractual ANCP – CCE |