MEDIOS ELECTRÓNICOS, CPACA, DOCUMENTOS TIPO, EMERGENCIA SANITARIA, SECOP II, PRINCIPIO DE PUBLICIDAD, OFERTA, SECOP I

Texto del concepto

CCE-DES-FM-17

MEDIOS ELECTRÓNICOS – Contratación estatal – Régimen jurídico

La función que han jugado las normas «antitrámites», para que dicho cambio se produzca, ha sido decisiva. El Decreto 2150 de 1995 constituye un primer antecedente en la materia. Posteriormente, el artículo 6º de la Ley 962 de 2005 dispuso que las entidades públicas podían servirse de medios electrónicos para el cumplimiento de sus funciones. El artículo 7º de la misma Ley permite la publicidad electrónica de las normas y actos generales de la Administración pública, e igualmente, el artículo 10º exige que las Entidades Estatales tengan un correo electrónico habilitado para la recepción de mensajes enviados por las personas. Entretanto, el Decreto Ley 019 de 2012 continuó la tendencia de poner a disposición de los particulares y de las Entidades Estatales los medios electrónicos, como instrumentos idóneos para el desarrollo de sus actividades cotidianas. Conviene destacar de este Decreto los artículos: 14 –que permite el uso de medios electrónicos para la realización de peticiones– , 38 –que establece como función del Departamento Administrativo de la Función Pública, el «Facilitar el acceso a la información y ejecución de los trámites y procedimientos administrativos por medios electrónicos, creando las condiciones de confianza en el uso de los mismos»– y el 223 –que elimina el Diario Único de Contratación y obliga a las entidades a publicar la actividad contractual exclusivamente en el SECOP– , entre otros.

MEDIOS ELECTRÓNICOS – CPACA – Posibilidad

La Ley 1437 de 2011 continúa la línea explicada, consistente en el reconocimiento de validez a las actuaciones realizadas en sede virtual, y dedica un capítulo completo a la utilización de medios electrónicos en el procedimiento administrativo. En efecto, el artículo 5º, numeral 1, consagra, como derecho de las personas ante las autoridades, el de presentar peticiones y adelantar o promover estas actuaciones «por cualquier medio tecnológico o electrónico disponible en la entidad, aún por fuera de las horas de atención al público»; derecho al que le es correlativo el deber en cabeza de las autoridades de «Tramitar las peticiones que lleguen vía fax o por medios electrónicos», previsto en el artículo 7º, numeral 6. Así mismo, el artículo 35 establece que «Los procedimientos administrativos se adelantarán por escrito, verbalmente, o por medios electrónicos de conformidad con lo dispuesto en este Código o la ley»; en tanto que los artículos 53 al 64 regulan: i) la posibilidad de adelantar las actuaciones administrativas por medios electrónicos, ii) el registro para el uso de medios electrónicos, iii) el documento público por medio electrónico, iv) la notificación electrónica, v) el acto administrativo electrónico, vi) el archivo electrónico de documentos, vii) el expediente electrónico, viii) la sede electrónica, ix) la recepción de documentos electrónicos por parte de las autoridades, x) la prueba de recepción en envío de mensajes de datos por la autoridad, xi) las sesiones virtuales y xii) los estándares y protocolos.

EMERGENCIA SANITARIA – Pérdida de vigencia – Medios electrónicos – Viabilidad – Normativa

Esta Agencia considera que no obstante la pérdida de vigencia de estas disposiciones normativas –debido al cese del estado de emergencia sanitaria ocurrido el 30 de junio de 2022–, las Entidades Estatales pueden continuar adelantando sus actuaciones administrativas a través de medios electrónicos, salvo norma expresa en contrario, es decir, salvo que exista un precepto que las obligue a realizar alguna actuación de manera presencial. Esto, por cuanto la desaparición de los efectos de las normas contenidas en los Decretos 491 y 537 de 2020 no hace que pierdan vigencia las normas a las que se hizo referencia anteriormente, que permiten el empleo de herramientas electrónicas en las actuaciones administrativas. En tal sentido, tanto las audiencias de los procedimientos de selección contractual, como las que deban surtirse durante la ejecución del contrato estatal, pueden seguir realizándose de manera virtual. También los documentos, por regla general, pueden continuar suscribiéndose en forma manuscrita –o de manera electrónica o digital, según su disponibilidad– por parte de los servidores públicos, para ser, posteriormente, escaneados –con excepción de lo indicado respecto del SECOP II–. De igual modo, los actos administrativos pueden continuar notificándose de manera electrónica.

DOCUMENTOS TIPO – Formulario 1 – Presupuesto Oficial – Propuesta económica

Los documentos tipo para los procesos de licitación pública, menor cuantía y mínima cuantía de infraestructura de transporte, contemplan el «Formulario 1 - Formulario de Presupuesto Oficial», empleado por la entidad para elaborar y presentar el presupuesto oficial, y mediante el cual el proponente estructura la oferta económica.

Este formulario lo prepara la entidad en la etapa de planeación y le permite definir el valor oficial estimado del proceso de contratación. Por tanto, las Entidades Estatales para su elaboración deben tener en cuenta diferentes variables, como el objeto, alcance, obras a ejecutar, actividades, cantidades, particularidades de la zona de ejecución del proyecto, disponibilidad y distancia de fuentes de materiales, entre otros.

En los documentos tipo para los procesos de licitación pública, menor cuantía y mínima cuantía de obra de infraestructura de transporte el «Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial» tiene dos connotaciones: i) por un lado, es el formulario sobre el cual la entidad estructura y presenta el presupuesto oficial del procedimiento de contratación; y ii) por el otro, es el formulario sobre el cual los proponentes elaboran y presentan su oferta económica. El propósito de esto es evitar la duplicidad de información y permitir que las propuestas económicas sean evaluadas con las variables, cantidades, unidades de medida y reglas consideradas por la entidad al estructurar su presupuesto oficial.

LITERAL W – Configuración – SECOP II – Procesos de selección cobijados por documentos tipo llevados a cabo por la plataforma del Secop II

Según se desprende de estas reglas, tratándose de los Procesos de Contratación realizados a través del SECOP II, la propuesta económica debe presentarse haciendo uso del cuestionario destinado para ello en la plataforma. Este cuestionario se debe diligenciar a través de la lista de precios, previamente configurada por la Entidad Estatal y anexando, en caso de que así sea solicitado, las evidencias documentales de la misma – ya sea el Formulario 1 u otro documento–. Esto significa que, en estos procesos el valor de la oferta económica debe ser diligenciado en el referido cuestionario, al ser este el medio destinado para la presentación de la oferta económica al interior de la plataforma, sin perjuicio de que la Entidad Estatal solicite anexar el soporte documental de la información incluida en el cuestionario de lista de precios.

PRINCIPIO DE PUBLICIDAD – Noción

El principio de publicidad impone a las autoridades administrativas el deber de dar a conocer sus actos, contratos y decisiones, para que se divulguen y eventualmente se controlen las actuaciones. El literal c) del artículo 3 de la Ley 1150 de 2007 establece que el Sistema Electrónico para la Contratación Pública –SECOP– «contará con la información oficial de la contratación realizada con dineros públicos, para lo cual establecerá los patrones a que haya lugar y se encargará de su difusión a través de canales electrónicos».

De otra parte, la Ley 1712 de 2014, por medio de la cual se regula la transparencia el derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones, identifica como principios que orientan el derecho de acceso a la información pública el de máxima publicidad, transparencia en la información y buena fe. El principio de máxima publicidad establece que «toda información en posesión, bajo control o custodia de un sujeto obligado es pública y no podrá ser reservada o limitada sino por disposición constitucional o legal». El principio de transparencia en la información alude al deber de los sujetos de proporcionar y facilitar el acceso a la misma en los términos más amplios posibles, a través de los medios y procedimientos que establezca la ley.

OFERTAS – Publicación – SECOP I – SECOP II

Ahora bien, independiente del momento en que se haga la publicación, la opción de «Publicar Ofertas» permite que todas las ofertas de los proponentes habilitados sean publicadas. Esto plantea una importante diferencia respecto de los procesos publicados en el SECOP I, toda vez que la regulación del deber de publicidad que hace el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015, establece que solo debe publicarse la oferta del adjudicatario, lo cual supone que dicha regla tampoco es aplicable a los procesos adelantados en SECOP II, en los que se publican todas las ofertas, lo cual supone una aplicación más acentuada del principio de publicidad que la regulada por la referida norma, permitiendo establecer un mayor estándar de transparencia a los procesos de selección que se adelanten a través de esta herramienta.

De cualquier modo, se debe tener en cuenta que la publicación de la oferta comprende todos los documentos y requisitos que la conforman, tales como la oferta económica, los requisitos habilitantes y los factores ponderables.

Señor

Kevin Alberto Villegas de la Hoz

Santa Marta, Magdalena

Concepto C – 721 de 2022

Estimado señor Villegas de la Hoz:

En ejercicio de la competencia otorgada por el numeral 8 del artículo 11 y el numeral 5 del artículo 3 del Decreto Ley 4170 de 2011, la Agencia Nacional de Contratación Pública − Colombia Compra Eficiente responde su consulta del 9 de septiembre de 2022.

1. Problemas planteados

Usted realiza la siguiente consulta:

«2. [...] las Entidades que están obligadas a tramitar los procesos de contratación Estatal a través del Sistema Electrónico de Contratación Pública (Secop II) que tramiten procesos cuyo objeto deban aplicarse los pliegos tipos, se consagre en los mismos, que las audiencias para las entidades que adelantan sus procesos de contratación Estatal a través de la plataforma del Secop II y por el objeto del contrato deban aplicar los pliegos tipo, debe hacerse de manera virtual, y/o en el evento de realizarla de manera presencial, se implemente de manera simultánea la alternativa de los medios tecnológicos, para que de esta manera, se garantice la participación de los interesados, y participantes dentro del proceso de contratación que se adelanta, teniendo en cuenta que el SECOP II, se presentan personas de diferentes partes del país.

Lo anterior, con base a que en la actualidad las Entidades Estatales que tramitan sus procesos a través del Secop II, están realizando las audiencias de adjudicación de manera presencial, y la mayoría de las veces uno llega el día en que fue convocada, y terminan aplazándola sin fijar inmediatamente una fecha

3. Se solicita a Colombia Compra Eficiente, que especifique si constituye causal de rechazo dentro los procesos cuyo objeto, deben aplicar los pliegos tipo, cuando se registra en el cuestionario del aplicativo de Secop II un valor distinto, al que se registra en la propuesta económica- (formulario 1) que presenta en proponente, o cuando el proponente no diligencia en el cuestionario dicho valor. Teniendo en cuenta que las Entidades Estatales, cuando adelantan procesos que se rigen por los pliegos tipo, están procediendo al rechazo de la oferta por la situación fáctica puesta de presente. [...] Solicitamos a CCE aclarar si es posible RECHAZAR una oferta por colocar un valor distinto al de la oferta económica, por ejemplo, el valor del presupuesto oficial, en la LISTA DE ARTICULOS del Cuestionario en la plataforma del SECOP II.

4. Se solicita a Colombia Compra Eficiente aclarar mediante concepto la obligatoriedad de las entidades, que usan SECOP II, de hacer públicas las ofertas recibidas una vez se haya llevado a cabo el cierre y presentación de ofertas. Lo anterior obedece a que en el municipio de Montería y otras entidades no quieren habilitar la opción DESCARGAR PROPUESTAS hasta tanto no se publique el informe de evaluación alegando que sólo hasta ese tiempo es el que los proponentes pueden conocer las ofertas para realizar las observaciones: [...] Lo anterior contradice el numeral 2.4 del pliego y el numeral 4 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993 (…)».

2. Consideraciones

En ejercicio de las competencias establecidas en los artículos 3.5 y 11.8 del Decreto 4170 de 2011, la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente resuelve las consultas sobre los asuntos de su competencia, esto es, sobre las temáticas de la contratación estatal y compras públicas relacionadas en los artículos citados.

Es necesario tener en cuenta que esta Agencia solo tiene competencia para responder solicitudes sobre la aplicación de normas de carácter general en materia de compras y contratación pública. En ese sentido, resolver casos particulares o validar actuaciones de las Entidades Estatales desborda las atribuciones asignadas por el legislador extraordinario, que no concibió a Colombia Compra Eficiente como una autoridad para solucionar problemas jurídicos particulares de todos los partícipes de la contratación estatal.

La competencia de esta entidad se fija con límites claros, con el objeto de evitar que la Agencia actúe como una instancia de validación de las actuaciones de las entidades sujetas a la Ley 80 de 1993 o de los demás participantes de la contratación pública^[1]. Esta competencia de interpretación de normas generales, por definición, no puede extenderse a la resolución de controversias, ni a brindar asesorías sobre casos puntuales. Esto en la medida en que para resolver una consulta de carácter particular, además de conocer un sinnúmero de detalles de la actuación administrativa, es necesario acceder al expediente y a los documentos del procedimiento contractual donde surge la inquietud. Por lo anterior, previo concepto de sus órganos asesores, la solución de estos temas corresponde a la entidad que adelanta el procedimiento de selección y, en caso de conflicto, a las autoridades judiciales, fiscales y disciplinarias.

Sin perjuicio de lo anterior, la Subdirección de Gestión Contractual, dentro de los límites de sus atribuciones, esto es, haciendo abstracción del caso particular expuesto por el peticionario, resolverá la consulta conforme a las normas generales en materia de contratación estatal. Con este objetivo se analizarán los siguientes temas: i) uso de medios electrónicos en las actuaciones administrativas, especialmente, en la contratación pública; ii) el «Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial», elaboración y presentación de la oferta y iii) publicidad de los Documentos del Proceso en el Sistema Electrónico de Contratación Pública –SECOP–.

La Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, en reiteradas oportunidades, ha analizado la procedencia de los medios electrónicos, como instrumentos permitidos para la sustanciación de las actuaciones administrativas contractuales. Así lo hizo en los conceptos: C-243 del 24 de marzo de 2020, C-245 del 7 de abril de 2020, C-247 del 7 de abril de 2020, C-253 del 7 de abril de 2020, C-254 del 7 de abril de 2020, C-016 del 21 de abril de 2020, C-017 del 27 de abril de 2020, C-262 del 27 de abril de 2020, C-296 del 21 de mayo de 2020, C-287 del 27 de mayo de 2020, C-292 del 28 de mayo de 2020, C-754 del 23 de diciembre de 2020, C-193 del 3 de mayo de 2021, C-753 del 6 de febrero de 2022, C-030 del 25 de febrero de 2022 y C-553 del 9 de agosto de 2022. De igual forma esta Agencia ha tenido la oportunidad de estudiar en diferentes ocasiones el tema de la publicación de documentación contractual en las plataformas SECOP I y SECOP II, posiciones que fueron unificadas en el concepto CU-367 del 23 de julio de 2020. De igual manera, en el concepto C- 313 de 2021 precisó cuáles son los documentos que deben publicarse en el SECOP.

Así mismo, La Agencia Nacional de Contratación Pública − Colombia Compra Eficiente ha abordado el tema de los documentos tipo y las causales de rechazo, entre otros, en los conceptos C–144 de 2 de marzo de 2020, C-174 del 16 de marzo de 2020, C-129 del 24 de marzo de 2020, C-193 del 6 de abril de 2020, C–189 del 8 de abril de 2020, C-009 del 27 de abril de 2020, C-289 del 26 de mayo de 2020, C-384 del 4 de junio de 2020, C-328 del 30 de junio de 2020, C-397 del 30 de junio de 2020, C-327 del 10 de julio de 2020, C-332 del 26 de mayo de 2020, C-354 del 4 de junio de 2020, C-387 del 23 de junio de 2020, C-379 del 30 de junio de 2020, C-411 del 30 de junio de 2020, C-415 del 7 de julio de 2020, C-443 del 7 de julio de 2020, C-427 del 9 de julio de 2020, C-395 del 9 de julio de 2020, C-327 del 10 de julio de 2020, C-444 del 13 de julio de 2020, C-429 del 24 de julio de 2020, C-466 del 24 de julio de 2020, C-420 del 28 de julio de 2020, C-485 del 29 de julio de 2020, C-501 del 29 de julio de 2020, C-478 del 30 de julio de 2020, C-450 del 3 de agosto de 2020, C-497 del 6 de agosto de 2020, C-528 del 18 de agosto de 2020, C-531 del 21 agosto de 2020, C-546 del 26 de agosto de 2020, C-597 del 14 de septiembre de 2020, C-618 del 17 de septiembre de 2020, C-633 del 2 de octubre de 2020, C-630 del 21 de octubre de 2020, C-643 del 26 de octubre de 2020, C-635 del 29 de octubre de 2020, C-653 del 9 de noviembre de 2020, C-665 del 11 de noviembre de 2020, C-698 del 19 de noviembre de 2020, C-716 del 30 de noviembre de 2020, C-775 del 11 de diciembre de 2020, C-031 del 1 de febrero de 2021, C-027 del 1 de marzo de 2021, C-064 del 8 de marzo 2021, C-096 del 24 de marzo de 2021, C-157 del 13 de abril de 2021, C-056 del 20 de abril de 2021, C-204 del 6 de mayo de 2021, C-555 del 20 de octubre de 2021, C-691 del 28 de diciembre de 2021, C-753 del 06 de febrero de 2022, C-078 del 15 de marzo de 2022, C-321 del 17 de mayo de 2022, C-113 del 22 de marzo de 2022, C-178 C-186 del 12 de abril de 2022 y C-444 del 30 de junio de 2022. Por otro lado, en el concepto con radicado No. 4201912000004987 del 14 de agosto de 2019, reiterado y desarrollado en los conceptos No. 4201913000005675 del 25 de septiembre de 2019, 4201912000005852 del 25 de septiembre de 2019, 4201912000006447 del 10 de octubre de 2019, 4201912000006498 del 7 de octubre de 2019, 4201912000007471 del 13 de noviembre de 2019, C – 016 de 2020 del 21 de abril de 2020, C – 037 de 2020 del 28 de enero de 2020, C – 038 de 2020 del 28 de enero de 2020, C – 093 de 2020 del 28 de febrero de 2020, C – 133 del 30 de marzo de 2020, C – 153 del 1 de abril de 2020, C – 704 del 11 de diciembre del 2020, C – 070 del 16 de marzo de 2021, C – 204 del 6 de mayo de 2021, C – 435 de 1° de septiembre de 2021, C-640 del 12 de noviembre de 2021 y C-549 del 31 de agosto de 2022 se pronunció acerca del Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial de los Documentos Tipo. Las tesis expuestas en estos conceptos se reiteran a continuación y se complementan en lo pertinente.

2.1. Uso de medios electrónicos en las actuaciones administrativas y, en especial, en la contratación pública: Audiencia de Adjudicación

Desde hace varios años se ha presentado una tendencia consistente en la eliminación de los trámites innecesarios relacionados con las actuaciones que se adelantan ante las autoridades. Lo que se busca con ello es que las personas tengan una mejor calidad de vida, como resultado de la facilidad para realizar los trámites en el Estado, de manera que puedan utilizar este tiempo en otras actividades.

El Decreto 2150 de 1995 constituye un primer antecedente en la materia. Posteriormente, el artículo 6º de la Ley 962 de 2005^[2] dispuso que las entidades públicas podían servirse de medios electrónicos para el cumplimiento de sus funciones^[3]. El artículo 7º de la misma Ley permite la publicidad electrónica de las normas y actos generales de la Administración pública^[4], e igualmente, el artículo 10º exige que las Entidades Estatales tengan un correo electrónico habilitado para la recepción de mensaje enviados por las personas. Entretanto, el Decreto Ley 019 de 2012 continuó la tendencia de poner a disposición de los particulares y de las Entidades Estatales los medios electrónicos, como instrumentos idóneos para el desarrollo de sus actividades cotidianas. Conviene destacar de este Decreto los artículos: 14 –que permite el uso de medios electrónicos para la realización de peticiones– , 38 –que establece como función del Departamento Administrativo de la Función Pública, el «Facilitar el acceso a la información y ejecución de los trámites y procedimientos administrativos por medios electrónicos, creando las condiciones de confianza en el uso de los mismos»– y el 223 –que elimina el Diario Único de Contratación y obliga a las entidades a publicar la actividad contractual exclusivamente en el SECOP–^[5], entre otros. De igual manera, el Decreto 2106 de 2019^[6] establece que «Para lograr mayor nivel de eficiencia en la administración pública y una adecuada interacción con los ciudadanos y usuarios, garantizando el derecho a la utilización de medios electrónicos, las autoridades deberán integrarse y hacer uso del modelo de Servicios Ciudadanos Digitales»^[7]. Además, reconoce que las personas pueden adelantar sus trámites a través de «todos los portales, sitios web, plataformas, ventanillas únicas, aplicaciones y soluciones existentes»^[8] y autoriza la gestión documental electrónica^[9]. En igual sentido, el artículo 5 de la Ley 2052 de 2020 prevé la digitalización de los trámites^[10].

De igual forma, la Ley 527 de 1999^[11] establece en el artículo 10º que, «En toda actuación administrativa o judicial, no se negará eficacia, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos, por el sólo hecho que se trate de un mensaje de datos o en razón de no haber sido presentado en su forma original». De igual manera, define el «mensaje de datos» como «La información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax»^[12] y «sistema de información» como «todo sistema utilizado para generar, enviar, recibir, archivar o procesar de alguna otra forma mensajes de datos»^[13]. Bajo este entendido, las aplicaciones web, que posibilitan el envío de mensajes de datos escritos o audiovisuales, como Skype, Facetime, Whatsapp, Teams, entre otras, constituyen sistemas de información, permitidos por el legislador en las actuaciones administrativas.

Adicionalmente, específicamente en materia contractual, la Ley 1150 de 2007^[14] incorporó la posibilidad de utilizar dichos sistemas de información y en general los medios electrónicos en las actuaciones contractuales, permitiendo, entre otras cosas, «[...] la sustanciación de las actuaciones […] por medios electrónicos […]. Así se infiere del artículo 3, a cuyo tenor:

«De conformidad con lo dispuesto en la Ley 527 de 1999, la sustanciación de las actuaciones, la expedición de los actos administrativos, los documentos, contratos y en general los actos derivados de la actividad precontractual y contractual, podrán tener lugar por medios electrónicos. Para el trámite, notificación y publicación de tales actos, podrán utilizarse soportes, medios y aplicaciones electrónicas. Los mecanismos e instrumentos por medio de los cuales las entidades cumplirán con las obligaciones de publicidad del proceso contractual serán señalados por el Gobierno Nacional.

» Lo anterior, sin perjuicio de las publicaciones previstas en el numeral 3 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993.

» Con el fin de materializar los objetivos a que se refiere el inciso anterior, el Gobierno Nacional desarrollará el Sistema Electrónico para la Contratación Pública, Secop, el cual:

» a) Dispondrá de las funcionalidades tecnológicas para realizar procesos de contratación electrónicos bajo los métodos de selección señalados en el artículo 2o de la presente ley según lo defina el reglamento;

» b) Servirá de punto único de ingreso de información y de generación de reportes para las Entidades Estatales y la ciudadanía;

» c) Contará con la información oficial de la contratación realizada con dineros públicos, para lo cual establecerá los patrones a que haya lugar y se encargará de su difusión a través de canales electrónicos y;

» d) Integrará el Registro Único Empresarial de las Cámaras de Comercio, el Diario Único de Contratación Estatal y los demás sistemas que involucren la gestión contractual pública. Así mismo, se articulará con el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, creado por la Ley 598 de 2000, sin que este pierda su autonomía para el ejercicio del control fiscal a la contratación pública.

» PARÁGRAFO 1o. En ningún caso la administración del Secop supondrá la creación de una nueva entidad.

El Secop será administrado por el organismo que designe el Gobierno Nacional, sin perjuicio de la autonomía que respecto del SICE confiere la Ley 598 de 2000 a la Contraloría General de la República»^[15].

Como se observa, este enunciado normativo introduce en la contratación estatal la regulación contenida en la Ley 527 de 1999, permitiendo que el trámite de los procedimientos contractuales se realice por medios electrónicos; medios en los que cabe, como ya se indicó, el uso de sistemas de información para el envío de mensajes de datos.

La Ley 1437 de 2011^[16] continúa la línea explicada, consistente en el reconocimiento de validez a las actuaciones realizadas en sede virtual, y dedica un capítulo completo a la utilización de medios electrónicos en el procedimiento administrativo^[17]. En efecto, el artículo 5º, numeral 1, consagra, como derecho de las personas ante las autoridades, el de presentar peticiones y adelantar o promover estas actuaciones «por cualquier medio tecnológico o electrónico disponible en la entidad, aún por fuera de las horas de atención al público»; derecho al que le es correlativo el deber en cabeza de las autoridades de «Tramitar las peticiones que lleguen vía fax o por medios electrónicos», previsto en el artículo 7º, numeral 6. Así mismo, el artículo 35 establece que «Los procedimientos administrativos se adelantarán por escrito, verbalmente, o por medios electrónicos de conformidad con lo dispuesto en este Código o la ley»; en tanto que los artículos 53 al 64 regulan: i) la posibilidad de adelantar las actuaciones administrativas por medios electrónicos, ii) el registro para el uso de medios electrónicos, iii) el documento público por medio electrónico, iv) la notificación electrónica, v) el acto administrativo electrónico, vi) el archivo electrónico de documentos, vii) el expediente electrónico, viii) la sede electrónica, ix) la recepción de documentos electrónicos por parte de las autoridades, x) la prueba de recepción en envío de mensajes de datos por la autoridad, xi) las sesiones virtuales y xii) los estándares y protocolos.

La utilización de los medios electrónicos regulados en la Ley 1437 de 2011 en la contratación estatal es posible a partir de la remisión efectuada por el artículo 77 de la Ley 80 de 1993 a las normas del CPACA^[18], que, a su vez, como se indicó, se remite a las disposiciones de la Ley 527 de 1999. Además de lo anterior, también es posible de acuerdo con lo establecido en el artículo 3 de la Ley 1150 de 2007.

Es importante mencionar, dentro de las disposiciones normativas expedidas en el marco de la emergencia sanitaria, ocasionada por el COVID-19, el artículo 4 del Decreto Ley 491 de 2020, que ratificó la posibilidad de realizar la comunicación o notificación de los actos administrativos por medios electrónicos^[19]. Tanto esta norma, como las del Decreto Ley 537 de 2020^[20], quedaron sujetas a la condición de que permaneciera vigente la emergencia sanitaria. Por eso, resulta necesario precisar si, en la actualidad, cuando dicha emergencia ha cesado, las Entidades Estatales pueden o no continuar realizando audiencias virtuales en los procedimientos adelantados en materia contractual y notificar los actos administrativos por medios electrónicos. La Agencia precisa, de antemano, que esto aún es posible, y se procederá a desarrollar los argumentos de esta postura.

El 30 de junio de 2022 finalizó el estado de emergencia sanitaria declarado por el Ministerio de Salud y Protección Social mediante la Resolución No. 385 del 12 de marzo de 2020, y que se mantuvo vigente, ininterrumpidamente, a través de las Resoluciones No. 844, 1462 y 2230 de 2020; 222, 738, 1315 y 1903 de 2021; 304 y 666 de 2022. Por su parte, varias disposiciones contenidas en los Decretos Ley 491 y 537 de 2020 quedaron sujetas a la condición de que se mantuviera vigente el estado de emergencia sanitaria. Así sucedió, por ejemplo, con los artículos 1 y 11 del Decreto Ley 491 de 2020, que permitieron, respectivamente, «hasta tanto permanezca vigente la emergencia sanitaria», la notificación o comunicación de los actos administrativos por medios electrónicos y la firma autógrafa mecánica, digitalizada o escaneada de los actos, providencias y decisiones. Así también quedó dispuesto en los artículos 1 y 2 del Decreto Ley 537 de 2020, que habilitaron, respectivamente, a las Entidades Estatales, «durante la vigencia de la emergencia sanitaria», para realizar las audiencias públicas en los procedimientos de selección contractual, por medios electrónicos.

Esta Agencia considera que no obstante la pérdida de vigencia de estas disposiciones normativas –debido al cese del estado de emergencia sanitaria ocurrido el 30 de junio de 2022–, las Entidades Estatales pueden continuar adelantando sus actuaciones administrativas a través de medios electrónicos, salvo norma expresa en contrario, es decir, salvo que exista un precepto que las obligue a realizar alguna actuación de manera presencial. Esto, por cuanto la desaparición de los efectos de los Decretos 491 y 537 de 2020 no hace que pierdan vigencia las normas con las que se motivo y previamente se hizo referencia, que permiten el empleo de herramientas electrónicas en las actuaciones administrativas. En tal sentido, tanto las audiencias de los procedimientos de selección contractual, como las que deban surtirse durante la ejecución del contrato estatal, pueden seguir realizándose de manera virtual. También los documentos, por regla general, pueden continuar suscribiéndose en forma manuscrita –o de manera electrónica o digital, según su disponibilidad– por parte de los servidores públicos, para ser, posteriormente, escaneados –con excepción de lo indicado respecto del SECOP II–. De igual modo, los actos administrativos pueden continuar notificándose de manera electrónica.

La anterior postura de esta Agencia fue sostenida en el Concepto C-243 del 24 de marzo de 2020, que aclaró respecto a las audiencias de adjudicación adelantadas de manera virtual que:

[…] si se armoniza el artículo 9 con el 3 de la Ley 1150 de 2007, así como con las disposiciones citadas anteriormente, contenidas en las leyes 527 de 1999, 962 del 2005, 1341 de 2009 y 1437 de 2011, al igual que en los decretos 019 de 2012 y 2106 de 2019, ello permite concluir que la audiencia de adjudicación en la licitación pública se puede realizar por medios electrónicos, es decir, utilizando los sistemas de información digitales que favorecen la tele-presencia, de modo que se permita una interacción simultánea entre las personas que quieran estar presentes y las entidades estatales.

La posición evidenciada en este concepto resalta la importancia de las tecnologías de la información y de las telecomunicaciones utilizadas por las Entidades Estales, las cuales deben permitir un intercambio de mensajes de datos en tiempo real, para que las personas puedan ver y escuchar lo que pasa en la audiencia, y también escribir o hablar, garantizándose de este modo la participación efectiva, así como la veeduría ciudadana. En la medida en que la audiencia de adjudicación, que se adelante de manera virtual, cumpla con los anteriores preceptos, será posible su realización y se ajustará a lo dispuesto en el artículo 273^[21] de la Constitución Política y el artículo 3^[22] y 9 de la Ley 1150 de 2007 relacionado con el deber de adelantar la audiencia de adjudicación de manera pública, de manera que el buen uso de los medios electrónicos en el desarrollo de la audiencia de adjudicación garantiza este precepto de publicidad y concurrencia de los interesados. Por otro lado, esta posición también es defendida por la doctrina:

No obstante, la derogatoria del Decreto 2170 de 2002, hay que entender cómo la validez de la celebración de las audiencias públicas de licitación entre los oferentes y las entidades a través de la red se mantiene por virtud de los artículos 2.2.1.2.1.1.1 y 2.2.1.2.1.1.2 del Decreto 1082 de 2015 que permiten y no prohíben la utilización de herramientas electrónicas en dichos trámites, […]^[23].

En otras palabras, la pérdida de vigencia de las disposiciones de los Decretos Ley 491 y 537 de 2020 que habían quedado sujetas a que perdurara la emergencia sanitaria no suponen la derogatoria de las normas analizadas anteriormente, contenidas en las Leyes 527 de 1999, 962 del 2005, 1150 de 2007, 1341 de 2009 y 1437 de 2011, al igual que en los Decretos Ley 019 de 2012 y 2106 de 2019. En ese sentido, es posible afirmar que los medios electrónicos, incluidos los sistemas de información digitales que favorecen la tele-presencia y permiten una interacción simultánea entre las personas que quieran estar presentes y las Entidades Estatales, continúan siendo medios válidos para adelantar las actuaciones administrativas. Las tecnologías de la información y de las telecomunicaciones utilizadas por las entidades estales deben permitir un intercambio de mensajes de datos en tiempo real, para que las personas puedan ver y escuchar lo que pasa en la audiencia, pero también escribir o hablar, garantizándose de este modo la participación, la libre concurrencia, así como la veeduría ciudadana.

De igual modo, la notificación y comunicación electrónica de los actos administrativos sigue siendo una posibilidad válida, tanto en los casos especiales en los que se realiza mediante el SECOP, como en la circunstancia regulada en el artículo 56 de la Ley 1437 de 2011, en virtud de la remisión prevista en el artículo 77 de la Ley 80 de 1993^[24]. Asimismo, se continúa presumiendo la autenticidad de la firma manuscrita y escaneada, de conformidad con la normativa antitrámites, siempre que el régimen contractual no exija formas especiales de suscripción documental, como sucede con los documentos que se expiden en línea, de manera transaccional, en el SECOP II, caso en el cual prevalece esta metodología especial^[25]. En todo caso, corresponderá a la discrecionalidad, autonomía y buen juicio de cada Entidad Estatal decidir si adelantará la audiencia de adjudicación de manera virtual o presencial, siempre garantizando los derechos de participación y concurrencia efectiva de los interesados.

2.2. El «Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial», elaboración y presentación de la oferta

Los documentos tipo para los procesos de licitación pública, menor cuantía y mínima cuantía de infraestructura de transporte, contemplan el «Formulario 1 - Formulario de Presupuesto Oficial», empleado por la entidad para elaborar y presentar el presupuesto oficial, y mediante el cual el proponente estructura la oferta económica.

Este formulario lo prepara la entidad en la etapa de planeación y le permite definir el valor oficial estimado del proceso de contratación. Por tanto, las Entidades Estatales para su elaboración deben tener en cuenta diferentes variables^[26], como el objeto, alcance, obras a ejecutar, actividades, cantidades, particularidades de la zona de ejecución del proyecto, disponibilidad y distancia de fuentes de materiales, entre otros.

En los documentos tipo para los procesos de licitación pública, menor cuantía y mínima cuantía de obra de infraestructura de transporte el «Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial» tiene dos connotaciones: i) por un lado, es el formulario sobre el cual la entidad estructura y presenta el presupuesto oficial del procedimiento de contratación; y ii) por el otro, es el formulario sobre el cual los proponentes elaboran y presentan su oferta económica. El propósito de esto es evitar la duplicidad de información y permitir que las propuestas económicas sean evaluadas con las variables, cantidades, unidades de medida y reglas consideradas por la entidad al estructurar su presupuesto oficial.

En ese contexto, se tiene, que en la primera hoja del Formulario 1, que corresponde al presupuesto oficial, la entidad debe enlistar los ítems de pago de los bienes, obras o servicios que se requieren para la ejecución de la obra pública de infraestructura de transporte. Además, es posible establecer: i) sus especificaciones generales y particulares, ii) la descripción, iii) la unidad de medida, iv) la cantidad, v) el valor unitario y vi) el valor total de los ítems.

De otra parte, en los documentos tipo para procesos de licitación pública de obras de infraestructura de transporte, el «Formulario 1» en su segunda pestaña en Excel, titulada «Formulario 1 propuesta económica» señala en la parte superior derecha: «[La entidad puede utilizar este formulario de presentación de propuesta económica de forma detallada, sin perjuicio que la entidad pueda modificarlo o establecer la presentación de la oferta económica con un formulario distinto al indicado.]».

Igualmente, se indica que los proponentes emplearán el formulario establecido por la entidad para determinar su propuesta económica conforme al Formulario 1 - Presupuesto Oficial publicado por la Entidad. Esto significa que las entidades pueden diseñar un formulario para que los proponentes presenten su oferta económica, sin que sea obligatorio sujetarse al formulario que los documentos tipo proponen para el efecto. En todo caso, el proponente deberá emplear el formulario que establezca la entidad.

Ahora bien, frente a las causales de rechazo y su carácter taxativo en los documentos tipo, estas son las establecidas en la Ley y las fijadas por la Entidad Estatal en los pliegos de condiciones. Sin embargo, en ejercicio de dicha facultad a las entidades no le es dable fijar causales de rechazo que soslayen o afecten la selección objetiva en la contratación. Sobre el particular, el Consejo de Estado señala:

Quiere con esto destacar la Sala que las causales de rechazo de las propuestas pueden ser legales y por lo mismo generan el efecto del descarte o exclusión de la oferta (…), sin necesidad de que se haga referencia a las mismas en el pliego de condiciones; o también pueden las causales de rechazo de las propuestas ser establecidas expresamente por la entidad en el respectivo pliego de condiciones. Lo cierto es que, sea que las causales de rechazo de la oferta emanen directamente de la ley o del pliego de condiciones, en uno y en otro caso se refieren a defectos, omisiones o circunstancias impeditivas que permiten deducir que la misma no resulta favorable para los intereses de la entidad y los fines de la contratación y que de soslayarse se comprometería el cumplimiento de los principios de transparencia, economía y responsabilidad, así como el deber de selección objetiva en la contratación^[27].

La Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, mediante los conceptos con radicados Nos. 2201913000007117 del 25 de septiembre de 2019, 2201913000009538 del 23 de diciembre de 2019 y C- 716 del 30 de octubre de 2020, entre otros, ha señalado que las causales de rechazo de las ofertas establecidas en los documentos tipo son taxativas, descartándose que la entidad introduzca nuevas, salvo las contempladas directamente en la ley. Igualmente, por la naturaleza de las causales de rechazo, su aplicación es estricta, lo que –a juicio de la Agencia Nacional de Contratación Pública– significa que su interpretación gramatical prevalece sobre una interpretación extensiva o de otra índole, mediante la cual se pretenda ampliar su alcance.

De acuerdo con lo anterior, al consultar el numeral 1.15 del pliego tipo «Documento Base» de «licitación de obra pública de infraestructura de transporte – Versión 3», que consagra el listado de las causales de rechazo aplicables a estos procedimientos de selección, se observa:

Son causales de rechazo de las propuestas las siguientes [Las entidades no podrán incluir causales de rechazo distintas a las señaladas en la presente sección]:

1. Que el proponente o alguno de los integrantes del proponente plural esté incurso en causal de inhabilidad, incompatibilidad o prohibición previstas en la legislación para contratar.

[Cuando en el mismo proceso de contratación se presentan oferentes en la situación descrita por los literales g) y h) del numeral 1 del artículo 8 de la Ley 80 de 1993, la entidad solo admitirá la oferta presentada primero en el tiempo]

1. Cuando una misma persona natural o jurídica, o integrante de un proponente plural presente o haga parte en más de una propuesta para el presente proceso de contratación.

[Reemplazar el texto anterior por el siguiente, cuando el proceso es estructurado por lotes o grupos: Cuando una misma persona natural o jurídica, o integrante de un proponente plural presente o haga parte en más de una propuesta para el mismo lote o grupo del presente proceso de contratación]

1. Que el proponente o alguno de los integrantes del proponente plural esté reportado en el Boletín de Responsables Fiscales emitido por la Contraloría General de la República.
2. Que la persona jurídica proponente individual o integrante del proponente plural esté incursa en la situación descrita en el numeral 1 del artículo 38 de la Ley 1116 de 2006.
3. Que el proponente no aclare, subsane o aporte documentos necesarios para cumplir un requisito habilitante o aportándolos no lo haga de forma correcta, en los términos establecidos en la sección 1.6.
4. Que la inscripción en el Registro Único de Proponentes (RUP) que realice el proponente, por primera vez o cuando han cesado los efectos y debe volver a inscribirse, no esté en firme en la fecha prevista para el cierre del proceso de contratación.
5. Que el proponente no acredite la presentación de la información para renovar el Registro Único de Proponentes (RUP), a más tardar el quinto día hábil del mes de abril de cada año, o en la fecha que establezca la ley o el reglamento, si fuera una distinta.
6. Que el proponente aporte información inexacta sobre la cual pueda existir una posible falsedad en los términos de la sección 1.11.
7. Que el proponente se encuentre inmerso en un conflicto de interés previsto en una norma de rango constitucional o legal o en la causal prevista en el numeral 1.14 del pliego de condiciones.
8. [Incluir esta causal cuando las ofertas se presente en el SECOP I] Que la propuesta económica no se aporte firmada.
9. No entregar la Garantía de seriedad de la oferta junto con la propuesta.
10. Que el objeto social del proponente o el de sus integrantes no le permita ejecutar el objeto del contrato.
11. Que el valor total de la oferta o aquel revisado en la audiencia efectiva de adjudicación exceda el presupuesto oficial estimado para el proceso de contratación.
12. Presentar la oferta con tachaduras o enmendaduras que no estén convalidadas en la forma indicada en la sección 2.3 del pliego de condiciones.
13. Que el proponente adicione, suprima, cambie, o modifique los ítems, la descripción, las especificaciones, el detalle, las unidades o cantidades señaladas en el Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial, de acuerdo con lo exigido por la entidad.
14. [Incluir solo cuando la forma de pago sea por precios unitarios] No ofrecer el valor de un precio unitario u ofrecerlo en cero (0) pesos.
15. [Incluir solo cuando la forma de pago sea por precios unitarios] Superar el valor unitario de alguno o algunos de los siguientes ítems ofrecidos con respecto al valor establecido para cada ítem del presupuesto oficial: [La entidad debe incluir esta causal cuando la forma de pago sea por precios unitarios y cuando considere necesario establecer ítems del presupuesto oficial cuyo valor no pueda ser excedido por el proponente. Cuando decida incluirla, identificará en este espacio los ítems frente a los cuales aplicará la causal de rechazo.

Para la aplicación de esta causal la entidad debe tener en cuenta que el valor unitario establecido en el Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial incluye el valor de AIU]

1. [Esta causal aplica de acuerdo con la configuración de la oferta económica por parte de la entidad] No discriminar en la oferta económica el porcentaje de AIU en la forma como lo establece el Pliego de Condiciones y el Formulario 1 – Formulario de presupuesto oficial. [Se entiende que el proponente discrimina en la oferta económica el porcentaje de AIU cuando señala el porcentaje (%) correspondiente a la Administración, los Imprevistos y la Utilidad. En ningún caso la entidad rechazará la oferta por no presentar el desglose del AIU]
2. Ofrecer como AIU un porcentaje cuya sumatoria sea superior al establecido por la Entidad en el ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia..
3. Cuando se presente propuesta condicionada para la adjudicación del contrato.
4. Presentar la oferta extemporáneamente.
5. No presentar oferta económica. Entregar la información de la propuesta económica en el sobre que no corresponda.
6. Presentar más de una oferta económica con valores distintos en el Sobre 2. [Cuando el proceso se estructure por lotes o grupos reemplazar el texto anterior por el siguiente: Presentar más de una oferta económica con valores distintos para el mismo lote o grupo]
7. Cuando se determine que el valor total de la oferta es artificialmente bajo, de acuerdo con lo establecido en la sección 4.1.3
8. Cuando se presenten propuestas parciales y esta posibilidad no haya sido establecida en el pliego de condiciones.
9. No informar todos los contratos que el proponente tenga en ejecución antes del cierre, necesarios para acreditar su capacidad residual conforme a la sección 3.10.
10. Ofrecer un plazo superior al señalado por la entidad en el Anexo 1 – Anexo Técnico.
11. Ofrecer condiciones particulares del proyecto de inferior calidad, personal profesional sin los requisitos mínimos; actividades por ejecutar y su alcance, forma de pago, obras provisionales, permisos, licencias y autorizaciones, notas técnicas específicas, y documentos técnicos adicionales, en condiciones diferentes a las establecidas por la Entidad en el Anexo 1 – Anexo Técnico.
12. Las demás previstas en la ley.

Conforme a lo anterior, y en desarrollo de la consulta realizada sobre «[…] si constituye causal de rechazo dentro los procesos cuyo objeto, deben aplicar los pliegos tipo, cuando se registra en el cuestionario del aplicativo de Secop II un valor distinto, al que se registra en la propuesta económica- (formulario 1) que presenta en proponente, o cuando el proponente no diligencia en el cuestionario dicho valor.» es imperante analizar las reglas establecidas en los numeral 2.3, 2.3.1 y 2.3.2 del Documento Base, con relación a la presentación de la propuesta. En estos numerales se contemplan unas reglas alternativas, unas de las cuales son aplicables a los procedimientos adelantados en medio físico –aquellos que deben ser publicados en el SECOP I– y otras para los procesos adelantados de manera transaccional a través del SECOP II. Al respecto se destacan las siguientes:

• 1. ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA OFERTA

[Para las Entidades que utilicen SECOP II la presentación de la oferta deberá adaptarse a las condiciones de la plataforma y no será posible allegar documentos en físico]

[…]

2.3.1. SOBRE NO. 1

Contiene los documentos e información de los requisitos habilitantes y los documentos a los que se les asigne puntajes diferentes a la oferta económica. El Sobre 1 debe tener las siguientes características:

1. [Para los procesos adelantados en el SECOP I] El proponente debe presentar el Sobre 1 en físico. Sin perjuicio de lo anterior, el proponente podrá presentar el contenido del Sobre 1 en medio magnético u óptico. [Para los procesos en SECOP II, el Sobre 1 debe presentarse en el cuestionario destinado para ello en el Módulo de “Licitación de Obra Pública” y no podrá ser entregado en físico].
2. [Para los procesos adelantados en el SECOP I] La información en físico y en medio magnético debe ser idéntica. En caso de presentarse discrepancias entre la información consignada en medio físico y la información incluida en el medio magnético prevalecerá la información entregada físicamente.

[…]

• • 1. SOBRE No. 2

Contiene únicamente la oferta económica del proponente y debe tener las siguientes características:

1. [Para los procesos adelantados en el SECOP I] El proponente debe presentar el Sobre 2 en físico. Sin perjuicio de lo anterior, el proponente podrá presentar el contenido del sobre 2 en medio magnético u óptico debidamente sellado. El medio magnético u óptico que contiene la información de la oferta económica debe ser distinto al que contiene la información del Sobre 1. [Para los procesos en SECOP II, el Sobre 2 debe presentarse en el cuestionario destinado para ello en el Módulo de “Licitación de Obra Pública” y no podrá ser entregado en físico].
2. [Para los procesos adelantados en el SECOP I] Debe incluir la propuesta económica debidamente diligenciada, de conformidad con todos y cada uno de los ítems exigidos y relacionados en el Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial.
3. [Para los procesos adelantados en el SECOP I] La información en físico y en medio magnético u óptico debe ser idéntica. En caso de presentarse discrepancias entre la información consignada en medio físico y la información incluida en el medio magnético, prevalecerá la información consignada físicamente.
4. [Para los procesos adelantados en el SECOP I] La propuesta debe presentarse firmada.

Según se desprende de estas reglas, tratándose de los procesos de contratación realizados a través del SECOP II, la propuesta económica debe presentarse haciendo uso del cuestionario destinado para ello en la plataforma. Este cuestionario se debe diligenciar a través de la lista de precios, previamente configurada por la Entidad Estatal y anexando, en caso de que así sea solicitado, las evidencias documentales de la misma – ya sea el Formulario 1 u otro documento–. Esto significa que, en estos procesos el valor de la oferta económica debe ser diligenciado en el referido cuestionario, al ser este el medio destinado para la presentación de la oferta económica al interior de la plataforma, sin perjuicio de que la Entidad Estatal solicite anexar el soporte documental de la información incluida en el cuestionario de lista de precios.

En ese sentido, si bien en este tipo de procedimientos no se requiere que se presente oferta económica en sobre físico –comoquiera que la conformación del sobre se hace de manera electrónica a partir de la información diligenciada en el cuestionario de lista de precios–, sí pueden presentarse discordancias entre las cifras que se incluyan a título de valor de la oferta económica en el cuestionario y en el documento de soporte, evento en el cual se impone el rechazo de la oferta. Lo anterior por cuanto, una situación en la cual exista una palmaria discordancia entre el valor diligenciado en el cuestionario electrónico desplegado por SECOP II y el del documento anexado a modo de soporte de la oferta económica configuran el supuesto de hecho de la causal de rechazo del literal W, en el entendido de que, al diligenciarse el cuestionario electrónico se presentó una oferta, mientras que en el documento anexo se presenta otra, quedando ambas incluidas dentro del contenido del sobre No. 2 conformado de manera electrónica.

Dado lo anterior, para que una oferta sea evaluada, en el marco de procesos de licitación de obra pública de infraestructura de transporte se requiere que la información incluida en el cuestionario de lista de precios de SECOP II coincida con la que figura en los documentos aportados como evidencia, so pena de aplicar la causal de rechazo contemplada en el literal W, pues, la discrepancia de valores entre el cuestionario y los documentos anexos configuraría el supuesto de hecho de presentar más de una oferta económica con valores distintos.

Con todo, debe desatacarse que siendo la oferta económica un factor sujeto a puntaje en los procesos de licitación de obra pública adelantados con documentos tipo, no resultaría valido permitir la subsanación, al tratarse de un elemento determinante para la comparación de ofertas. En ese sentido, la causal del literal W aplica una vez la entidad verifique su configuración, sin que sea procedente requerir al proponente para que subsane.

En todo caso, conforme a lo dispuesto en el literal B del numeral 2.3.1., respecto al Sobre No. 1 queda claro que «En caso de presentarse discrepancias entre la información consignada en medio físico y la información incluida en el medio magnético prevalecerá la información entregada físicamente.». Además de prevalecer, en ultimas, el valor de la oferta económica dispuesta en el Sobre No. 2, siendo el propósito del sobre el de contener «únicamente la oferta económica del proponente».

2.3. Publicidad de los Documentos del Proceso en el Sistema Electrónico de Contratación Pública –SECOP II–

Para la Corte Constitucional el principio de publicidad es la garantía de las personas de conocer las actuaciones judiciales y administrativas, para, con base en ese conocimiento, tener la posibilidad de exigir que se realicen conforme a la ley:

«El principio de publicidad se encuentra consagrado en el artículo 209 de la Constitución Política, que señala que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento entre otros, en el «principio de publicidad», el cual se evidencia en dos dimensiones.

La primera de ellas, como el derecho que tienen las personas directamente involucradas, al conocimiento de las actuaciones judiciales y administrativas, la cual se concreta a través de los mecanismos de comunicación y la segunda, como el reconocimiento del derecho que tiene la comunidad de conocer las actuaciones de las autoridades públicas y, a través de ese conocimiento, a exigir que ellas se surtan conforme a la ley^[28].»

El principio de publicidad impone a las autoridades administrativas el deber de dar a conocer sus actos, contratos y decisiones, para que se divulguen y eventualmente se controlen las actuaciones. El literal c) del artículo 3 de la Ley 1150 de 2007 establece que el Sistema Electrónico para la Contratación Pública –SECOP– «contará con la información oficial de la contratación realizada con dineros públicos, para lo cual establecerá los patrones a que haya lugar y se encargará de su difusión a través de canales electrónicos»^[29].

De otra parte, el numeral 3 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, dispone que: «Las actuaciones de las autoridades serán públicas y los expedientes que las contengan estarán abiertos al público, permitiendo en el caso de licitación el ejercicio del derecho de que trata el artículo 273 de la Constitución Política»^[30]. Lo anterior, hace referencia a que la adjudicación de una licitación tenga lugar en audiencia pública.

En virtud de lo anterior, es claro que existe una obligación de las Entidades Estatales de publicar sus actuaciones y para ello la Ley 1150 de 2007 determinó que sería p el SECOP su medio de publicación^[31], lo que permite controlar las actuaciones y decisiones de la Administración en cumplimiento de los demás principios de la contratación pública. Así lo confirma el Consejo de Estado, analizando el principio de publicidad:

«En virtud del principio de publicidad: las autoridades deben dar a conocer sus actuaciones y decisiones mediante las comunicaciones, notificaciones o publicaciones que ordena la ley, con el propósito de que sean vinculantes y puedan ser acatadas por sus destinatarios. Publicidad significa anunciar, divulgar, difundir, informar y revelar las decisiones y su motivación para hacerlas saber a quiénes va dirigida, de manera que puedan ser obligatorias, controvertibles y controlables.

En efecto, los posibles oferentes y la comunidad en general deben tener conocimiento o la oportunidad de conocer tanto la convocatoria y reglas del proceso de selección o llamado a la licitación, como los actos y hechos del procedimiento y los participantes de presentar observaciones (art. 24 Nos. 2 y 6 y 30 No. 3 Ley 80 de 1993). La actuación de la administración debe ser abierta al público y a los participantes o concurrentes, quienes, incluso, en el caso de la licitación pueden hacer uso del ejercicio del derecho a la audiencia pública (art. 24 No. 3 ibídem en armonía con el artículo 273 de la Constitución Política).

Este principio-deber también se traduce en el correlativo derecho de los interesados de enterarse de esas actuaciones de la administración, pedir por parte de quien demuestre un interés legítimo información y solicitar las copias de los documentos que la integran, con sujeción a la reserva de ley (art. 23 y 74 de la C.P., No. 4 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, entre otros)^[32]».

En conclusión, el artículo 3 de la Ley 1150 de 2007 desarrolla los principios de publicidad y transparencia de las actuaciones contractuales, del cual se desprende el deber de publicarlas. Esto implica que todas las Entidades Estatales publiquen los documentos en los que se evidencia el desarrollo de sus procesos de contratación, comoquiera que el objetivo del deber de dar publicidad a las actuaciones contractuales es materializar el derecho a conocer e intervenir las decisiones de la Administración Pública.

Ahora bien, las Entidades Estatales, conforme al artículo 2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015, tienen la obligación de publicar en el SECOP «[…] los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición […]».

La expresión Documentos del Proceso está definida en el artículo 2.2.1.1.1.3.1. del Decreto 1082 de 2015, donde se establece que: «[…] son: (a) los estudios y documentos previos; (b) el aviso de convocatoria; (c) los pliegos de condiciones o la invitación; (d) las adendas; (e) la oferta; (f) el informe de evaluación; (g) el contrato; y cualquier otro documento expedido por la Entidad Estatal durante el Proceso de Contratación».

De lo anterior se puede concluir que,. las Entidades que aún utilizan el SECOP I están obligadas a publicar en el SECOP los Documentos del Proceso dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su expedición, por el contrario, la información registrada por las Entidades en el SECOP II y en la Tienda Virtual del Estado Colombiano está disponible en tiempo real, debido a que las actuaciones del Proceso de Contratación tienen lugar electrónicamente, a través de dichas plataformas transaccionales.

Sin embargo, a pesar del carácter transaccional, que permite que el trámite de gran parte de las actuaciones de la gestión contractual se realice en línea y de forma concomitante a su publicidad en la plataforma SECOP II, la Entidad Estatal deberá tener en cuenta previo a la publicidad de los documentos que se generan en el desarrollo del proceso contractual, las connotaciones especiales de cada uno de los documentos que se revisan o se producen de acuerdo con la etapa del Proceso de Contratación.

Al respecto, cuando se trata de hacer públicas las ofertas económicas de los proponentes que participan dentro de un proceso de selección, la Entidad Estatal deberá verificar las reglas que se hayan establecido en los respectivos pliegos de condiciones para ello, y especialmente, cuando se trate de pliego tipo para licitación de obra pública deberá tener en cuenta la regla contenida en el numeral 4.1.4. del documento base o pliego tipo que señala:

(…) El día de la audiencia efectiva de adjudicación, la entidad iniciará respondiendo y resolviendo las observaciones presentadas al informe de evaluación, de conformidad con el numeral 2.6. Acto seguido, la entidad iniciará la apertura de los sobres de las ofertas económicas y definirá el método de ponderación de las propuestas de acuerdo con la TRM que rija al día hábil siguiente; sin embargo, la entidad debe finalizar la apertura de los sobres económicos hasta antes de las 3:00 pm. De conformidad con lo anterior, la entidad no podrá abrir los sobres económicos teniendo conocimiento de la TRM que regirá al día hábil siguiente. En este sentido, atendiendo a las circunstancias anteriores y las particularidades de cada caso, la entidad podrá optar por suspender la audiencia y reiniciarla cuando lo considere conveniente, de manera que inicie y finalice la apertura de los sobres antes de las 3:00 pm del día respectivo.

En el evento que la entidad deba suspender la audiencia por cualquier motivo, se tendrá como método de ponderación el que rija el día hábil siguiente del día en que efectivamente realice la apertura del segundo sobre.

En cualquiera de los supuestos señalados, la entidad debe iniciar y agotar la apertura de los sobres económicos y la definición del método de ponderación en un mismo día hasta antes de las 3:00 pm. Igualmente, el método definido el día de la apertura del sobre económico seguirá rigiendo aun cuando la entidad deba suspender la audiencia.

Para mayor claridad y, de acuerdo con lo indicado, la TRM que la entidad utilizará para determinar el método de ponderación será la que rija el día hábil siguiente del día en que efectivamente sea la apertura del segundo sobre. (…) (Negrilla fuera de texto)

Conforme a ello, las Entidades Estatales deberán en desarrollo del Proceso de Contratación hacer públicas, a través de la plataforma SECOP II, las ofertas económicas presentadas por todos los proponentes habilitados, con el fin de que el acto de adjudicación de los procesos de licitación tenga lugar en una audiencia pública, y con ello se permita ejercer el derecho a observar y contradecir de los proponentes y de la comunidad en general. Sin embargo, en el desarrollo de la audiencia pública, previo al inicio de la apertura de los sobres de las ofertas económicas la entidad deberá tener en cuenta la hora en la que terminó de responder y resolver las observaciones presentadas al informe de evaluación, ya que la entidad deberá iniciar y finalizar con la apertura de todos los sobres económicos de los proponentes habilitados y no rechazados antes de las 3:00 pm del día respectivo de la audiencia de adjudicación, lo anterior con el fin de que la entidad no abra los sobres económicos teniendo conocimiento de la TRM que regirá al día hábil siguiente, que es utilizado como método de ponderación. En todo caso, la entidad está facultada para suspender la audiencia por cualquier motivo, y en esos casos, se tendrá como método de ponderación el que rija el día hábil siguiente del día en que efectivamente realice la apertura del segundo sobre.

En ese orden de ideas, en los procesos de licitación de obra pública las Entidades Estatales deberán abrir y posteriormente publicar todas las ofertas económicas, para que cualquier interesado en el proceso pueda conocer la información que contiene el “Sobre 2 – Económico” presentadas al proceso por todos los proponentes no excluidos, desde el panel de las ofertas de la respectiva plataforma de Secop II, antes de las 3:00 pm del día de adjudicación, siendo claro que ni la entidad ni los proponentes podrán abrir y conocer por primera vez el contenido de los sobres económicos teniendo conocimiento de la TRM que regirá al día hábil siguiente, toda vez que ello puede afectar la imparcialidad con la que se maneja el respectivo proceso de selección, ya que la TRM que regirá al día hábil siguiente, es utilizado como método de ponderación.

3. Respuesta

«2. [...] las Entidades que están obligadas a tramitar los procesos de contratación Estatal a través del Sistema Electrónico de Contratación Pública (Secop II) que tramiten procesos cuyo objeto deban aplicarse los pliegos tipos, se consagre en los mismos, que las audiencias para las entidades que adelantan sus procesos de contratación Estatal a través de la plataforma del Secop II y por el objeto del contrato deban aplicar los pliegos tipo, debe hacerse de manera virtual, y/o en el evento de realizarla de manera presencial, se implemente de manera simultánea la alternativa de los medios tecnológicos, para que de esta manera, se garantice la participación de los interesados, y participantes dentro del proceso de contratación que se adelanta, teniendo en cuenta que el SECOP II, se presentan personas de diferentes partes del país.

Lo anterior, con base a que en la actualidad las Entidades Estatales que tramitan sus procesos a través del Secop II, están realizando las audiencias de adjudicación de manera presencial, y la mayoría de las veces uno llega el día en que fue convocada, y terminan aplazándola sin fijar inmediatamente una fecha»

Respecto de su primer interrogante, la Agencia le indica que teniendo en cuenta la importancia de las tecnologías de la información y de las telecomunicaciones utilizadas por las entidades estales, las cuales deben permitir un intercambio de mensajes de datos en tiempo real, para que las personas puedan ver y escuchar lo que pasa en la audiencia, y también escribir o hablar, garantizándose de este modo la participación efectiva, así como la veeduría ciudadana. Las Entidades Estatales, podrán en la medida en que los medios tecnológicos que poseen lo permitan, realizar la audiencia de adjudicación dentro de un proceso de licitación pública de manera virtual, siempre y cuando cumpla con los preceptos previamente enunciados en el punto 2.1., en ese orden de ideas, la realización de dicha audiencia a través de medio virtuales será posible siempre y cuando se ajusté a lo dispuesto en el artículo 273 de la Constitución Política y el artículo 3 y 9 de la Ley 1150 de 2007 relacionado con el deber de adelantar la audiencia de adjudicación de manera pública, de manera que el buen uso de los medios electrónicos en el desarrollo de la audiencia de adjudicación garantiza este precepto de publicidad y concurrencia de los interesados.

En todo caso, la Agencia Nacional de Contratación Pública − Colombia Compra Eficiente indica que le corresponderá a la discrecionalidad, autonomía y buen juicio de cada Entidad Estatal decidir si adelantará la audiencia de adjudicación de manera virtual o presencial o de las dos formas, con el fin de que segarantice los derechos de participación y concurrencia efectiva de los interesados.

«3. Se solicita a Colombia Compra Eficiente, que especifique si constituye causal de rechazo dentro los procesos cuyo objeto, deben aplicar los pliegos tipo, cuando se registra en el cuestionario del aplicativo de Secop II un valor distinto, al que se registra en la propuesta económica- (formulario 1) que presenta en proponente, o cuando el proponente no diligencia en el cuestionario dicho valor. Teniendo en cuenta que las Entidades Estatales, cuando adelantan procesos que se rigen por los pliegos tipo, están procediendo al rechazo de la oferta por la situación fáctica puesta de presente. [...] Solicitamos a CCE aclarar si es posible RECHAZAR una oferta por colocar un valor distinto al de la oferta económica, por ejemplo, el valor del presupuesto oficial, en la LISTA DE ARTICULOS del Cuestionario en la plataforma del SECOP II.»

Ahora bien, respecto a su segundo y tercer interrogante, como se desarrolló en el numeral 2.2. de parte considerativa, tratándose de los procesos de contratación realizados a través del SECOP II, la propuesta económica debe presentarse haciendo uso del cuestionario destinado para ello en la plataforma. Este cuestionario se debe diligenciar a través de la lista de precios, previamente configurada por la Entidad Estatal y anexando, en caso de que así sea solicitado, las evidencias documentales de la misma – ya sea el Formulario 1 u otro documento–. Esto significa que, en estos procesos el valor de la oferta económica debe ser diligenciado en el referido cuestionario, al ser este el medio destinado para la presentación de la oferta económica al interior de la plataforma, sin perjuicio de que la Entidad Estatal solicite anexar el soporte documental de la información incluida en el cuestionario de lista de precios.

Ahora bien, de presentarse discordancias entre las cifras que se incluyan a título de valor de la oferta económica en el cuestionario y en el documento de soporte, el evento consecuencial que se impone es el rechazo de la oferta. Lo anterior por cuanto, una situación en la cual exista una palmaria discordancia entre el valor diligenciado en el cuestionario electrónico desplegado por SECOP II y el del documento anexado a modo de soporte de la oferta económica configuran el supuesto de hecho de la causal de rechazo del literal W, en el entendido de que, al diligenciarse el cuestionario electrónico se presentó una oferta, mientras que en el documento anexo se presenta otra, quedando ambas incluidas dentro del contenido del sobre No. 2 conformado de manera electrónica.

Dado lo anterior, para que una oferta sea evaluada, en el marco de procesos de licitación de obra pública de infraestructura de transporte se requiere que la información incluida en el cuestionario de lista de precios de SECOP II coincida con la que figura en los documentos aportados como evidencia, so pena de aplicar la causal de rechazo contemplada en el literal W, pues, la discrepancia de valores entre el cuestionario y los documentos anexos configuraría el supuesto de hecho de presentar más de una oferta económica con valores distintos.

Con todo, debe desatacarse que siendo la oferta económica un factor sujeto a puntaje en los procesos de licitación de obra pública adelantados con documentos tipo, no resultaría valido permitir la subsanación, al tratarse de un elemento determinante para la comparación de ofertas. En ese sentido, la causal del literal W aplica una vez la entidad verifique su configuración, sin que sea procedente requerir al proponente para que subsane.

En todo caso, conforme a lo dispuesto en el literal B del numeral 2.3.1., respecto al Sobre No. 1 queda claro que «En caso de presentarse discrepancias entre la información consignada en medio físico y la información incluida en el medio magnético prevalecerá la información entregada físicamente.». Además de prevalecer, en ultimas, el valor de la oferta económica dispuesta en el Sobre No. 2, siendo el propósito del sobre el de contener «únicamente la oferta económica del proponente».

«4. Se solicita a Colombia Compra Eficiente aclarar mediante concepto la obligatoriedad de las entidades, que usan SECOP II, de hacer públicas las ofertas recibidas una vez se haya llevado a cabo el cierre y presentación de ofertas. Lo anterior obedece a que en el municipio de Montería y otras entidades no quieren habilitar la opción DESCARGAR PROPUESTAS hasta tanto no se publique el informe de evaluación alegando que sólo hasta ese tiempo es el que los proponentes pueden conocer las ofertas para realizar las observaciones: [...] Lo anterior contradice el numeral 2.4 del pliego y el numeral 4 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993».

Finalmente, y en lo que respecta a su cuarto interrogante, la información registrada por las Entidades en el SECOP II está disponible en tiempo real, debido a que las actuaciones del Proceso de Contratación tienen lugar electrónicamente, a través de dichas plataformas transaccionales.

Sin embargo, a pesar del carácter transaccional, que permite que el trámite de gran parte de las actuaciones de la gestión contractual se realice en línea y de forma concomitante a su publicidad en la plataforma SECOP II, la Entidad Estatal deberá tener en cuenta previo a la publicidad de los documentos que se generan en el desarrollo del proceso contractual, las connotaciones especiales de cada uno de los documentos que se revisan o se producen de acuerdo con la etapa del Proceso de Contratación.

Ahora bien, en lo que respecta a la publicación de las ofertas económicas de los proponentes que participan dentro de un proceso de selección, la Entidad Estatal deberá verificar las reglas que se hayan establecido en los respectivos pliegos de condiciones para ello, y especialmente, cuando se trate de pliego tipo para licitación de obra pública deberá tener en cuenta la regla contenida en el numeral 4.1.4. del documento base que señala:

(…) El día de la audiencia efectiva de adjudicación, la entidad iniciará respondiendo y resolviendo las observaciones presentadas al informe de evaluación, de conformidad con el numeral 2.6. Acto seguido, la entidad iniciará la apertura de los sobres de las ofertas económicas y definirá el método de ponderación de las propuestas de acuerdo con la TRM que rija al día hábil siguiente; sin embargo, la entidad debe finalizar la apertura de los sobres económicos hasta antes de las 3:00 pm. De conformidad con lo anterior, la entidad no podrá abrir los sobres económicos teniendo conocimiento de la TRM que regirá al día hábil siguiente. En este sentido, atendiendo a las circunstancias anteriores y las particularidades de cada caso, la entidad podrá optar por suspender la audiencia y reiniciarla cuando lo considere conveniente, de manera que inicie y finalice la apertura de los sobres antes de las 3:00 pm del día respectivo.

En el evento que la entidad deba suspender la audiencia por cualquier motivo, se tendrá como método de ponderación el que rija el día hábil siguiente del día en que efectivamente realice la apertura del segundo sobre.

En cualquiera de los supuestos señalados, la entidad debe iniciar y agotar la apertura de los sobres económicos y la definición del método de ponderación en un mismo día hasta antes de las 3:00 pm. Igualmente, el método definido el día de la apertura del sobre económico seguirá rigiendo aun cuando la entidad deba suspender la audiencia.

Para mayor claridad y, de acuerdo con lo indicado, la TRM que la entidad utilizará para determinar el método de ponderación será la que rija el día hábil siguiente del día en que efectivamente sea la apertura del segundo sobre. (…) (Negrilla fuera de texto)

Conforme a ello, las Entidades Estatales deberán en desarrollo del Proceso de Contratación hacer públicas, a través de la plataforma SECOP II, las ofertas económicas presentadas por todos los proponentes habilitados, con el fin de que el acto de adjudicación de los procesos de licitación tenga lugar en una audiencia pública, y con ello se permita ejercer el derecho a observar y contradecir de los proponentes y de todo interesado. Sin embargo, en el desarrollo de la audiencia pública, previo al inicio de la apertura de los sobres de las ofertas económicas la entidad deberá tener en cuenta la hora en la que terminó de responder y resolver las observaciones presentadas al informe de evaluación, ya que deberá iniciar y finalizar con la apertura de todos los sobres económicos de los proponentes habilitados y no rechazados antes de las 3:00 pm del día respectivo de la audiencia de adjudicación, lo anterior con el fin de que la entidad no abra los sobres económicos teniendo conocimiento de la TRM que regirá al día hábil siguiente, que es utilizado como método de ponderación.

En ese orden de ideas, en los procesos de licitación de obra pública las Entidades Estatales deberán abrir y posteriormente publicar todas las ofertas económicas, para que cualquier interesado en el proceso pueda conocer la información que contiene el “Sobre 2 – Económico” presentadas al proceso por todos los proponentes no excluidos, desde el panel de las ofertas de la respectiva plataforma de Secop II, antes de las 3:00 pm del día de adjudicación, siendo claro que ni la entidad ni los proponentes podrán abrir y conocer, respectivamente, por primera vez el contenido de los sobres económicos teniendo conocimiento de la TRM que regirá al día hábil siguiente, toda vez que ello puede afectar la imparcialidad con la que se maneja el respectivo proceso de selección, ya que la TRM que regirá al día hábil siguiente, es utilizado como método de ponderación.

Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Atentamente,

1. La Agencia Nacional de Contratación Pública ‒ Colombia Compra Eficiente fue creada por el Decreto Ley 4170 de 2011. Su objetivo es servir como ente rector de la política de compras y contratación del Estado. Para tales fines, como órgano técnico especializado, le corresponde formular políticas públicas y normas y unificar los procesos de contratación estatal, con el fin de lograr una mayor eficiencia, transparencia y optimización de los recursos del Estado. El artículo 3 ibidem señala, de manera precisa, las funciones de Colombia Compra Eficiente. Concretamente, el numeral 5º de este artículo establece que le corresponde a esta entidad: «[a]bsolver consultas sobre la aplicación de normas de carácter general y expedir circulares externas en materia de compras y contratación pública». Seguidamente, el numeral 8º del artículo 11 ibidem señala que es función de la Subdirección de Gestión Contractual: «[a]bsolver consultas sobre la aplicación de normas de carácter general». ↑

2. «Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos». ↑

3. «Artículo 6°. Medios tecnológicos. Para atender los trámites y procedimientos de su competencia, los organismos y entidades de la Administración Pública deberán ponerlos en conocimiento de los ciudadanos en la forma prevista en las disposiciones vigentes, o emplear, adicionalmente, cualquier medio tecnológico o documento electrónico de que dispongan, a fin de hacer efectivos los principios de igualdad, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad, moralidad y eficacia en la función administrativa. Para el efecto, podrán implementar las condiciones y requisitos de seguridad que para cada caso sean procedentes, sin perjuicio de las competencias que en esta materia tengan algunas entidades especializadas.

   »La sustanciación de las actuaciones así como la expedición de los actos administrativos, tendrán lugar en la forma prevista en las disposiciones vigentes. Para el trámite, notificación y publicación de tales actuaciones y actos, podrán adicionalmente utilizarse soportes, medios y aplicaciones electrónicas.

   »Toda persona podrá presentar peticiones, quejas, reclamaciones o recursos, mediante cualquier medio tecnológico o electrónico del cual dispongan las entidades y organismos de la Administración Pública.

   »En los casos de peticiones relacionadas con el reconocimiento de una prestación económica en todo caso deben allegarse los documentos físicos que soporten el derecho que se reclama.

   » La utilización de medios electrónicos se regirá por lo dispuesto en la Ley 527 de 1999 y en las normas que la complementen, adicionen o modifiquen, en concordancia con las disposiciones del Capítulo 8 del Título XIII, Sección Tercera, Libro Segundo, artículos 251 a 293, del Código de Procedimiento Civil, y demás normas aplicables, siempre que sea posible verificar la identidad del remitente, así como la fecha de recibo del documento.

   » Parágrafo 1°. Las entidades y organismos de la Administración Pública deberán hacer públicos los medios tecnológicos o electrónicos de que dispongan, para permitir su utilización.

   » Parágrafo 2°. En todo caso, el uso de los medios tecnológicos y electrónicos para adelantar trámites y competencias de la Administración Pública deberá garantizar los principios de autenticidad, disponibilidad e integridad.

   » Parágrafo 3°. Cuando la sustanciación de las actuaciones y actos administrativos se realice por medios electrónicos, las firmas autógrafas que los mismos requieran, podrán ser sustituidas por un certificado digital que asegure la identidad del suscriptor, de conformidad con lo que para el efecto establezca el Gobierno Nacional». ↑

4. «Artículo 7°. Publicidad electrónica de normas y actos generales emitidos por la administración pública. La Administración Pública deberá poner a disposición del público, a través de medios electrónicos, las leyes, decretos y actos administrativos de carácter general o documentos de interés público relativos a cada uno de ellos, dentro de los cinco (5) días siguientes a su publicación, sin perjuicio de la obligación legal de publicarlos en el Diario Oficial.

   » Las reproducciones efectuadas se reputarán auténticas para todos los efectos legales, siempre que no se altere el contenido del acto o documento.

   » A partir de la vigencia de la presente ley y para efectos de adelantar cualquier trámite administrativo, no será obligatorio acreditar la existencia de normas de carácter general de orden nacional, ante ningún organismo de la Administración Pública». ↑

5. «ARTÍCULO 223. Eliminación del diario único de contratación. A partir del primero de junio de 2012, los contratos estatales sólo se publicarán en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública -SECOP- que administra la Agencia Nacional de Contratación Pública- Colombia Compra Eficiente. En consecuencia, a partir de dicha fecha los contratos estatales no requerirán de publicación en el Diario Único de Contratación y quedarán derogados el parágrafo 3 del artículo 41 de la Ley 80 de 1993, los artículos 59, 60, 61 y 62 de la ley 190 de 1995 y el parágrafo 2 del artículo 3 de la Ley 1150 de 2007». ↑

6. «Por el cual se dictan normas para simplificar, suprimir y reformar trámites, procesos y procedimientos innecesarios existentes en la administración pública». ↑

7. Artículo 9. ↑

8. Artículo 14. ↑

9. Artículo 16. ↑

10. «Los sujetos obligados en los términos de la presente ley deberán automatizar y digitalizar la gestión interna de los trámites que se creen a partir de la entrada en vigencia de esta ley, los cuales deberán estar automatizados y digitalizados al interior de las entidades, conforme a los lineamientos y criterios establecidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

    » El Departamento Administrativo de la Función Pública y el Ministerio de Tecnologías de la información y las Comunicaciones, determinarán los plazos y condiciones para automatizar y digitalizar los trámites existentes antes de la entrada en vigencia de la presente ley.

    » PARÁGRAFO. Los sujetos obligados en los términos de la presente ley, salvo autorización legal, no podrán incrementar las tarifas o establecer cobros adicionales a los trámites en razón de su automatización y/o digitalización, so pena de la correspondiente sanción disciplinaria a la que haya lugar». ↑

11. «Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones». ↑

12. Artículo 2, literal a). ↑

13. Artículo 2, literal f). ↑

14. «Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos». ↑

15. Sin embargo, debe recordarse que el artículo 222 del Decreto Ley 019 de 2012 dispone: «Derogase la Ley 598 de 2000, la cual creó el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación estatal, SICE, el Catálogo Único de Bienes y Servicios CUBS, y el Registro Único de Precios de Referencia PURF, de los bienes y servicios de uso común en la Administración Pública.

    »En desarrollo del artículo 3 de la Ley 1150 de 2007, la Contraloría General de la República podrá obtener un análisis de precios de mercado de valor de los contratos que se registran en los sistemas de información o en los catálogos existentes sobre la contratación pública o privada, nacional o internacional; en virtud de lo cual, existirán los sistemas de registros de precios de referencia y los catálogos que las necesidades de análisis de precios aconsejen, para racionalizar la vigilancia a los precios de la contratación». ↑

16. «Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo». ↑

17. Artículos 53 al 64. ↑

18. El artículo 77 de la Ley 80 de 1993 dispone: «En cuanto sean compatibles con la finalidad y los principios de esta ley, las normas que rigen los procedimientos y actuaciones en la función administrativa serán aplicables en las actuaciones contractuales. A falta de éstas, regirán las disposiciones del Código de Procedimiento Civil.

    » Los actos administrativos que se produzcan con motivo u ocasión de la actividad contractual sólo serán susceptibles de recurso de reposición y del ejercicio de la acción contractual, de acuerdo con las reglas del Código Contencioso Administrativo.

    »[…]». ↑

19. El referido artículo, dispuso: «Hasta tanto permanezca vigente la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social, la notificación o comunicación de los actos administrativos se hará por medios electrónicos. Para el efecto en todo tramite, proceso o procedimiento que se inicie será obligatorio indicar la dirección electrónica para recibir notificaciones, y con la sola radicación se entenderá que se ha dado la autorización.

    » En relación con las actuaciones administrativas que se encuentren en curso a la expedición del presente Decreto, los administrados deberán indicar a la autoridad competente la dirección electrónica en la cual recibirán notificaciones o comunicaciones. Las autoridades, dentro de los tres (3) días hábiles posteriores a la expedición del presente Decreto, deberán habilitar un buzón de correo electrónico exclusivamente para efectuar las notificaciones o comunicaciones a que se refiere el presente artículo.

    » El mensaje que se envié al administrado deberá indicar el acto administrativo que se notifica o comunica, contener copia electrónica del acto administrativo, los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse y los plazos para hacerlo. La notificación o comunicación quedará surtida a partir de la fecha y hora en que el administrado acceda al acto administrativo, fecha y hora que deberá certificar la administración.

    » En el evento en que la notificación o comunicación no pueda hacerse de forma electrónica, se seguirá el procedimiento previsto en los artículos 67 y siguientes de la Ley 1437 de 2011».

    PARAGRAFO. La presente disposición no aplica para notificación de los actos de inscripción o registro regulada en el artículo 70 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo». ↑

20. «Por el cual se adoptan medidas de urgencia en materia de contratación estatal, con ocasión del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica derivada de la Pandemia COVID-19». ↑

21. Artículo 273 «A solicitud de cualquiera de los proponentes, el Contralor General de la República y demás autoridades de control fiscal competentes, ordenarán que el acto de adjudicación de una licitación tenga lugar en audiencia pública.

    » Los casos en que se aplique el mecanismo de audiencia pública, la manera como se efectuará la evaluación de las propuestas y las condiciones bajo las cuales se realizará aquella, serán señalados por la ley». ↑

22. Artículo 3, inciso primero: «De conformidad con lo dispuesto en la Ley 527 de 1999, la sustanciación de las actuaciones, la expedición de los actos administrativos, los documentos, contratos y en general los actos derivados de la actividad precontractual y contractual, podrán tener lugar por medios electrónicos. Para el trámite, notificación y publicación de tales actos, podrán utilizarse soportes, medios y aplicaciones electrónicas. Los mecanismos e instrumentos por medio de los cuales las entidades cumplirán con las obligaciones de publicidad del proceso contractual serán señalados por el Gobierno Nacional». ↑

23. PALACIO HINCAPIÉ, Juan Ángel. La Contratación de las Entidades Estatales. 8ª ed. Medellín: Librería Jurídica Sánchez R. S.A.S., 2020. p. 369. ↑

24. El artículo 77 de la Ley 80 de 1993 dispone: «En cuanto sean compatibles con la finalidad y los principios de esta ley, las normas que rigen los procedimientos y actuaciones en la Función administrativa serán aplicables en las actuaciones contractuales. A falta de éstas, regirán las disposiciones del Código de Procedimiento Civil.

    » Los actos administrativos que se produzcan con motivo u ocasión de la actividad contractual sólo serán susceptibles de recurso de reposición y del ejercicio de la acción contractual, de acuerdo con las reglas del Código Contencioso Administrativo.

    » PARÁGRAFO 1.- El acto de adjudicación no tendrá recursos por la vía gubernativa. Este podrá impugnarse mediante el ejercicio de la acción de nulidad y restablecimiento del derecho, según las reglas del Código Contencioso Administrativo.

    » PARÁGRAFO 2.- Para el ejercicio de las acciones contra los actos administrativos de la actividad contractual no es necesario demandar el contrato que los origina». ↑

25. Cabe precisar que esta postura ya había sido definida por esta Agencia en el concepto C-553 del 9 de agosto de 2022. ↑

26. Artículo 2.2.1.1.2.1.1 del Decreto 1082 de 2015. ↑

27. Consejo de Estado. Sección Tercera. Sentencia del 27 de abril de 2011. Exp. 18.293. C.P. Ruth Stella Correa Palacio. ↑

28. Corte Constitucional. Sentencia C- 341 del 4 de junio de 2014. M. P. Mauricio González Cuervo. ↑

29. Ley 1150 de 2007: «Artículo 3. De conformidad con lo dispuesto en la Ley 527 de 1999, la sustanciación de las actuaciones, la expedición de los actos administrativos, los documentos, contratos y en general los actos derivados de la actividad precontractual y contractual, podrán tener lugar por medios electrónicos. Para el trámite, notificación y publicación de tales actos, podrán utilizarse soportes, medios y aplicaciones electrónicas. Los mecanismos e instrumentos por medio de los cuales las entidades cumplirán con las obligaciones de publicidad del proceso contractual serán señalados por el Gobierno Nacional.

    » Lo anterior, sin perjuicio de las publicaciones previstas en el numeral 3 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993.

    »Con el fin de materializar los objetivos a que se refiere el inciso anterior, el Gobierno Nacional desarrollará el Sistema Electrónico para la Contratación Pública, Secop, el cual:

    […]

    »c) Contará con la información oficial de la contratación realizada con dineros públicos, para lo cual establecerá los patrones a que haya lugar y se encargará de su difusión a través de canales electrónico». ↑

30. ARTICULO 273. A solicitud de cualquiera de los proponentes, el Contralor General de la República y demás autoridades de control fiscal competentes, ordenarán que el acto de adjudicación de una licitación tenga lugar en audiencia pública.

    Los casos en que se aplique el mecanismo de audiencia pública, la manera como se efectuará la evaluación de las propuestas y las condiciones bajo las cuales se realizará aquella, serán señalados por la ley.» ↑

31. Decreto 1082 de 2015: «Artículo 2.2.1.1.1.7.1. Publicidad en el SECOP. La Entidad Estatal está obligada a publicar en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición. La oferta que debe ser publicada es la del adjudicatario del Proceso de Contratación. Los documentos de las operaciones que se realicen en bolsa de productos no tienen que ser publicados en el SECOP.

    »La Entidad Estatal está obligada a publicar oportunamente el aviso de convocatoria o la invitación en los Procesos de Contratación de mínima cuantía y el proyecto de pliegos de condiciones en el SECOP para que los interesados en el Proceso de Contratación puedan presentar observaciones o solicitar aclaraciones en el término previsto para el efecto en el artículo 2.2.1.1.2.1.4 del presente decreto». ↑

32. Consejo de Estado. Sección Tercera. Sentencia del 14 de diciembre de 2007. Exp. 24.715. C.P. Ruth Stella Correa Palacio. ↑